Een bevestigingsmail laat een andere persoon weten dat je een bericht of verzoek hebt ontvangen, zelfs als je niet meteen een volledig antwoord kunt geven. Hoewel u niet voor elke persoonlijke e-mail die u ontvangt een bevestiging hoeft te sturen, moet u in een professionele of zakelijke omgeving reageren wanneer u rechtstreeks wordt aangesproken. Als je de andere persoon alleen hoeft te vertellen dat je zijn e-mail hebt ontvangen, stuur dan een korte bevestiging om hem of haar te laten weten. Als de persoon een service heeft aangevraagd of een product heeft besteld, geef dan meer informatie over wanneer hij een antwoord kan verwachten of hoe eventuele problemen kunnen worden opgelost.
Stappen
Methode 1 van 2: Bevestigen dat u een e-mail heeft ontvangen
Stap 1. Reageer als u wordt vermeld in de regel Aan: of wordt genoemd in het bericht
Controleer de bovenkant van de e-mail om te zien of de afzender uw e-mailadres heeft vermeld in de regel "Aan:". Als u daar niet wordt vermeld, scant u de hoofdtekst van de e-mail om te zien of uw naam daar ergens voorkomt. Als u uw naam ziet, stuur dan een ontvangstbevestiging, aangezien u rechtstreeks bent aangesproken.
Als uw e-mailadres alleen wordt vermeld in de "CC" -regel van de e-mail, maar u wordt niet genoemd in de hoofdtekst, hoeft u geen bevestiging te sturen omdat het bericht waarschijnlijk naar een grote groep mensen is verzonden
Waarschuwing:
Vermijd het accepteren van spamberichten, aangezien ze u mogelijk e-mails blijven sturen als u reageert.
Stap 2. Spreek de afzender aan bij de naam in de aanhef
Begin je aanhef bovenaan je e-mail, zodat de andere persoon het meteen ziet wanneer ze het openen. Gebruik een formele begroeting, zoals 'Hallo' of 'Geachte', gevolgd door hun naam. Als je reageert op een leidinggevende of iemand die je niet kent, gebruik dan hun titel gevolgd door hun achternaam. Als je de ander goed kent, kun je zijn voornaam gebruiken.
U kunt bijvoorbeeld 'Hallo mevrouw Davis' of 'Beste Jonathan' zeggen als uw aanhef
Stap 3. Vermeld kort dat je de e-mail hebt gelezen
Gebruik slechts een paar zinnen voor uw erkenning, zodat het niet te langdradig lijkt. Bedank de persoon voor het verzenden van de e-mail of laat hem weten dat je zijn bericht hebt ontvangen. Als er specifieke details zijn, herhaal deze dan in je openingszinnen om te laten zien dat je hun bericht hebt gelezen.
- U kunt bijvoorbeeld iets schrijven als: "Bedankt voor het sturen van een bericht over de vergadering van volgende week", of "Ik heb uw e-mail ontvangen en gelezen met betrekking tot onze nieuwe potentiële klant."
- Als je geen tijd hebt gehad om de e-mail door te lezen, kun je iets zeggen als: "Bedankt dat je contact met me hebt opgenomen. Ik heb je bericht ontvangen en zal het zo snel mogelijk doorlezen.”
Stap 4. Geef een geschatte reactietijd op als de e-mail een verzoek of vraag bevat
Als u de tijd heeft om onmiddellijk volledig te reageren, doe dit dan zo snel mogelijk om te laten zien dat u betrouwbaar en betrouwbaar bent. Geef anders een tijdsbestek waarin de andere persoon een ander bericht van u kan verwachten, zodat ze niet denken dat u hen negeert. Zorg ervoor dat u niet te veel belooft over hoe snel u kunt reageren als u denkt dat het langer kan duren.
- U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik kan u die informatie binnen twee dagen bezorgen", of: "Ik neem later vandaag opnieuw contact met u op om het probleem verder te bespreken."
- Als u niet weet hoe lang het duurt om te reageren, gebruik dan: "Ik kom zo snel mogelijk bij u terug met vragen of opmerkingen."
- Als er geen verzoek of probleem is dat u in de e-mail moet behandelen, hoeft u niet te reageren met een tijdschema.
Stap 5. Beëindig de e-mail met een afsluiting en uw naam voordat u deze verzendt
Gebruik een formele afsluiting in uw e-mail, zoals 'Beste' of 'Nogmaals bedankt' om het bericht professioneler te laten klinken. Schrijf uw naam na uw afsluiting om uw bericht af te ronden. Zorg ervoor dat alles correct is gespeld voordat u op de knop Verzenden klikt.
- U kunt bijvoorbeeld 'Best, Beth' of 'Nogmaals bedankt, Travis' schrijven.
- U kunt ook een telefoonnummer of een alternatief e-mailadres achter uw naam opgeven als u de andere persoon een andere manier wilt geven om contact met u op te nemen.
Stap 6. Volg zo snel mogelijk een volledige antwoord-e-mail op
Als de oorspronkelijke e-mail een verzoek of een vraag bevatte, neem dan de tijd om een volledig antwoord te schrijven als dat mogelijk is. Behandel alle zorgen of vragen in het bericht volledig om te laten zien dat je de tijd hebt genomen om hun bericht te overwegen. Houd een beleefde en positieve toon tijdens het bericht om een goed repertoire met hen te onderhouden.
Als je meer tijd nodig hebt, bijvoorbeeld als je op een rapport of document wacht, probeer dan een follow-up-e-mail te sturen met een update en een nieuw tijdschema, zodat de andere persoon niet denkt dat je hem bent vergeten
Methode 2 van 2: Reageren op zakelijke services en bestellingen
Stap 1. Zet de naam van de persoon met wie je contact opneemt bovenaan de e-mail
Begin met een formele begroeting, zoals "Hallo" of "Geachte", om een professionele toon in uw bericht te behouden. Als je de persoon niet goed kent, gebruik dan zijn titel gevolgd door zijn achternaam om formeel te blijven. Als u meer bekend bent met de persoon of als ze hun voornaam opgeven, kunt u ze in plaats daarvan aanspreken.
U kunt bijvoorbeeld 'Geachte heer Christensan' of 'Hallo Dana' als uw aanhef schrijven
Stap 2. Bedank de persoon en vermeld het product of de dienst die hij heeft aangevraagd
Spreek oprechte dankbaarheid uit jegens de persoon in de openingszin van je e-mail. Herhaal in dezelfde zin het product dat de persoon heeft besteld of welke problemen of zorgen ze in eerdere correspondentie hebben genoemd. Op die manier zal de persoon herkennen dat je de tijd hebt genomen om hun eerdere berichten te lezen of te verwerken.
U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Bedankt voor het bestellen van de 2 dozen chocolaatjes in onze winkel", of: "We stellen het op prijs dat u contact opneemt met betrekking tot de vacature waarop u heeft gesolliciteerd."
Stap 3. Geef de persoon een tijdsbestek van wanneer hij een antwoord of levering kan verwachten
Vermeld in de volgende zin hoe lang het duurt voordat de andere persoon iets van je hoort, zodat ze niet het gevoel hebben dat je ze bent vergeten. Zorg ervoor dat het tijdsbestek dat u verstrekt nauwkeurig en eerlijk is, anders kunnen ze boos worden als ze niets van u horen.
U kunt bijvoorbeeld zeggen: "U kunt uw pakket binnen 3 werkdagen verwachten" of: "Laat ons 1-2 werkdagen toe om te reageren."
Variatie:
Als u niet weet hoe lang het duurt om te reageren, zeg dan iets als: "We nemen zo snel mogelijk contact met u op om uw zorgen weg te nemen."
Stap 4. Geef suggesties als er problemen zijn die u niet via e-mail kunt oplossen
Als je hun probleem niet direct kunt oplossen, probeer dan andere opties aan te bevelen die nuttiger kunnen zijn. Houd een beleefde en begripvolle toon in het hele bericht, zodat het niet negatief klinkt of onoprecht lijkt. Probeer zoveel mogelijk details aan de persoon te geven, zodat deze de volgende stappen kan nemen om hun problemen op te lossen.
U kunt bijvoorbeeld zeggen: 'Het spijt me te horen dat er een probleem is met het overboeken van geld naar uw betaalrekening. Bekijk onze veelgestelde vragen om te zien of uw probleem is verholpen. Anders moet u mogelijk naar uw bank gaan en met uw accountmanager praten om uw transacties te bevestigen.”
Stap 5. Laat contactgegevens onderaan de e-mail achter
Beëindig uw e-mail met een formele afsluiting, zoals 'Beste' of 'Nogmaals bedankt', zodat u het bericht met een goede noot afsluit. Vergeet niet uw naam te vermelden na de afsluiting. Als u de andere persoon opties wilt geven om contact met u op te nemen, kunt u ook een telefoonnummer, alternatief e-mailadres of website achter uw naam achterlaten.
