De meeste mensen hebben talloze e-mails geschreven en vroegen zich af waarom ze zo lang op een reactie moesten wachten. Een e-mail een gevoel van urgentie geven is eenvoudig, maar u moet uw woorden wel zorgvuldig kiezen. Vertrouw op tijdgevoelige woorden terwijl u de lezer oproept om onmiddellijk te handelen. Zolang u uw e-mail beknopt en consistent van toon houdt, kunt u elke e-mail urgent laten klinken.
Stappen
Deel 1 van 3: Een onderwerpregel maken
Stap 1. Verwijs naar de ontvanger in je onderwerpregel
Als je de ander direct aanspreekt, valt je e-mail meer op. U kunt dit doen door de naam van de persoon te noemen of door de woorden "u" en "uw" te gebruiken. Deze woorden zijn direct, gemoedelijk en moedigen de ontvanger aan om de e-mail te openen.
- Begin bijvoorbeeld de onderwerpregel met een zin als "Hey Bill!" of "Heb je al gebeld?"
- Als u de naam van de persoon niet weet, kunt u verwijzen naar een persoonlijk detail zoals de locatie van de ontvanger. Zeg bijvoorbeeld: 'Beste restaurants in uw stad'.
Stap 2. Gebruik dringende taal in de onderwerpregel
Het is belangrijk om urgentie zo snel mogelijk door te geven. Moedig de lezer aan om op de e-mail te klikken door een call to action of een verwijzing naar schaarste op te nemen. Deze tactieken suggereren dat de lezer meteen moet handelen om te profiteren van de e-mail.
- Gebruik bijvoorbeeld woorden en zinnen als "Schiet op!" of "24 uur over" om de lezer op te roepen om nu te handelen.
- Hint dat iets beperkt is, bijvoorbeeld door te zeggen: "Dit artikel vliegt de schappen uit."
Stap 3. Geef aan wat er in de e-mail staat
Volg het dringende woord op met een duidelijk beeld van wat de lezer in de e-mail mag verwachten. Gebruik actiegerichte woorden om te suggereren hoe de lezer moet reageren. Zorg ervoor dat je de onderwerpregel duidelijk en beknopt houdt, zodat de titel niet verwarrend is.
- Je kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: 'Schiet op! Het is een verkoop."
- Je kunt de e-mail ook uitleggen door middel van cijfers. Zeg bijvoorbeeld: "5 manieren om uw elektriciteitsrekening te verlagen."
Stap 4. Stel de lezer een vraag voor een alternatieve manier om betrokken te zijn
Een vraag kan een goede manier zijn om te hinten naar wat er in uw e-mail staat. De vraag moet relevant zijn voor de lezer. Het moet verwijzen naar een dringende gebeurtenis of een onderwerp dat de lezer moet weten, en hem aanmoedigen om de e-mail meteen te lezen.
- Je kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: "Laatste kans - heb je je tickets al besteld?"
- Een ander voorbeeld is: "Hoe kunt u vandaag productiever zijn?"
Deel 2 van 3: De tekst van de e-mail structureren
Stap 1. Leid met een oplossing voor een relevant probleem
Leg in de tekst uit waarom je de e-mail verstuurt. Laat de lezer zien wat deze e-mail urgent maakt en waarom hij er zo snel mogelijk op moet reageren. Wees zo specifiek mogelijk om te suggereren wat de andere persoon uit het lezen van uw e-mail haalt.
- Je kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: 'Ben je het beu om op versleten schoenen rond te lopen? Onze verkoop heeft merkschoenen tegen bodemprijzen.”
- Je zou kunnen schrijven: "Bel de klant vandaag nog om binnen de deadline te komen."
Stap 2. Beschrijf het doel van de e-mail in beknopte zinnen
Maak een dringende e-mail niet lang en verwarrend. Beperk jezelf tot een paar korte zinnen of alinea's. Breng uw bericht over op een manier die gemakkelijk te begrijpen en grammaticaal correct is.
- Om te voorkomen dat uw bericht te lang wordt, kunt u een lijst maken van de belangrijkste punten die u moet maken.
- Veel bedrijven nemen een afbeelding op in de e-mail. Een verkoopadvertentie legt het doel van de e-mail efficiënt uit.
Stap 3. Gebruik een zachte en niet-confronterende toon
Door te proberen dringend te klinken, kom je misschien opdringerig of intimiderend over. Vermijd te eisen dat de lezer oplet en reageert, aangezien dit vaker averechts werkt. Combineer in plaats daarvan tijdgerelateerde woorden met suggesties voor acties die de lezer moet ondernemen.
- Zeg bijvoorbeeld: "Er zijn nog 5 plekken in het vliegtuig. Bel vandaag nog om uw stoel te reserveren.”
- Wees een beetje indirect om te voorkomen dat je intimiderend klinkt. Zeg bijvoorbeeld: "Identiteitsdiefstal neemt elk jaar met 5% toe, waardoor het belangrijker dan ooit is om uw persoonlijke gegevens te beschermen."
Stap 4. Voeg aan het einde een call-to-action toe
Gebruik de laatste zin van uw e-mail om de lezer te begeleiden naar de actie die u wilt dat ze ondernemen. Dit moet specifiek zijn, dus voeg alle informatie toe die ze nodig hebben om op uw e-mail te reageren. Dit kan een knop zijn om in te drukken, een websitelink of een telefoonnummer.
- Als u bijvoorbeeld wilt dat iemand belt, zegt u: "Bel me vandaag nog" en neem contact op met uw telefoonnummer.
- Geef de exacte websitelink op. Als u wilt dat een persoon een specifiek product ziet, plaats dan de link naar de productpagina, niet naar de algemene website.
- Als u iemand naar een fysieke locatie wilt verwijzen, helpt het om aanwijzingen, kaarten en andere verwijzingen te geven.
Deel 3 van 3: De e-mail verfijnen
Stap 1. Gebruik een e-mailadres dat gemakkelijk te herkennen is
Veel mensen zien het e-mailadres als eerste en als het niet herkenbaar is, kunnen ze de e-mail overslaan. Zorg ervoor dat uw e-mailadres suggereert wat de andere persoon kan verwachten in de e-mail. Personaliseer uw e-mailadres om uw e-mail beter zichtbaar te maken.
- Gebruik bijvoorbeeld je naam. De e-mail moet er ongeveer zo uitzien als 'John Smith, wikiHow' of '[email protected]'.
- Vermijd het gebruik van willekeurige cijfers en symbolen, aangezien dit niet professioneel is en uw e-mail op spam doet lijken.
Stap 2. Stel een deadline vast voor een reactie op de e-mail
Om urgent te klinken, moet u de indruk wekken dat de lezer nu moet handelen. Zelfs als je geen specifieke deadline hebt, doe dan alsof die er is. Zorg ervoor dat u in de e-mail zo vaak mogelijk naar deze deadline verwijst.
- U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Deze deal eindigt morgen."
- Als je geen specifieke deadline hebt, kun je zeggen: "Reageer uiterlijk dinsdag" of "Ik zou het op prijs stellen als je voor 17.00 uur reageert."
Stap 3. Lees de e-mail opnieuw om er zeker van te zijn dat deze een consistent doel heeft
Alle informatie in de e-mail moet betrekking hebben op uw doel voor het verzenden ervan. Dit doel moet worden benadrukt in de onderwerpregel en in de hele tekst. Elk detail moet naar dat doel leiden en de lezer vertellen wat hij moet weten om ernaar te handelen. Bewerk alle details die niet passen, omdat ze afbreuk doen aan de dringende toon.
- Als u een product verkoopt, vermeldt u de kenmerken en de grootste voordelen van het product. Lange verhalen of kleine details kunnen afleiden.
- Als u bijvoorbeeld contact zoekt met een klant, kunt u tegen hen zeggen: "Bespaar 20% wanneer u winkelt op mijn nieuwe website."
- Bedenk wat de persoon moet weten. Als u al contact heeft gehad met iemand, hoeft u niet te herhalen wat u eerder heeft gezegd.
Stap 4. Vermijd het typen in hoofdletters of steno
Goede typetechnieken en grammaticale zin maken uw e-mail zoveel gemakkelijker te begrijpen. Vermijd het gebruik van veel uitroeptekens of onnodige hoofdletters. Gebruik de juiste taal en wees respectvol.
- Vermijd stenowoorden zoals "u", "ur", "plz" en emoji's.
- Veel uitroeptekens, hoofdletters of cijfers kunnen ook een spamfilter activeren, wat betekent dat uw e-mail mogelijk helemaal niet wordt gezien.
Tips
- Houd uw e-mail consistent en bruikbaar vanaf de onderwerpregel tot de laatste zin.
- Zorg ervoor dat de e-mail gericht is op wat u wilt uitdrukken. Verwijder alles wat tegen uw bericht ingaat.
- Herlees en bewerk uw e-mail altijd voordat u deze verzendt. Je zult vaak plekken tegenkomen die beknopter en urgenter moeten zijn.
