Hoewel u afzonderlijke PDF-bestanden met wachtwoorden kunt beveiligen, kan dit nodeloos ingewikkeld worden als u veel bestanden verzendt. Met Adobe Acrobat kunt u een zogenaamde beveiligingsenvelop maken. Dit is een PDF-bestand dat verschillende bestanden als bijlagen kan bevatten. Al deze bijlagen worden beveiligd met één wachtwoord.
Stappen
Stap 1. Open de tool Beveiligingsenvelop in Acrobat Pro
Het proces hiervoor varieert een beetje, afhankelijk van de versie die u gebruikt. In de gratis Acrobat Reader kunt u geen veiligheidsenveloppen aanmaken.
- XI en DC - Klik op het menu Extra aan de rechterkant van het venster en selecteer "Bescherming" → "Meer opties"/"Meer bescherming" → "Beveiligingsenvelop maken".
- X en ouder - Klik op de knop "Beveiligen" in de werkbalk en selecteer "Beveiligingsenvelop maken". Als u de knop "Beveiligen" niet ziet, opent u het menu Geavanceerd en selecteert u "Beveiliging" → "Beveiligingsenvelop maken".
Stap 2. Voeg bestanden toe om in de envelop te verzenden
Uw momenteel geopende PDF-bestand wordt automatisch toegevoegd en u kunt alle andere bestanden toevoegen die u wilt. De bestanden die u toevoegt hoeven geen pdf-bestanden te zijn; u kunt Word-documenten, Excel-spreadsheets en andere soorten bestanden toevoegen.
Klik op de knop "Bestand toevoegen om te verzenden" en blader naar de bestanden die u wilt toevoegen. Meer bestanden zullen de omvang van het beveiligingsenvelopbestand vergroten
Stap 3. Selecteer een envelopsjabloon
Acrobat wordt geleverd met drie verschillende envelopsjablonen waaruit u kunt kiezen, en u kunt er meer online downloaden. Als je een Mac gebruikt, heb je mogelijk geen sjablonen om uit te kiezen. Als dit het geval is, voert u de volgende stappen uit:
- Open uw map Programma's en klik met de rechtermuisknop op Adobe Acrobat.app.
- Selecteer "Toon pakketinhoud" en navigeer vervolgens naar /Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Kopieer de sjablonen naar een gemakkelijkere locatie, zoals uw map Documenten.
- Terug in het venster Beveiligingsenvelop maken, klikt u op "Bladeren" en kiest u uw nieuwe sjabloonlocatie.
Stap 4. Kies hoe je de envelop wilt verzenden
U kunt ervoor kiezen om deze direct te verzenden, waarna uw e-mailclient wordt geopend nadat de envelop is gemaakt. Als u ervoor kiest om het later te verzenden, maakt Acrobat het envelopbestand in PDF-indeling, zodat u het kunt verzenden zoals u dat wilt.
Het is over het algemeen het beste om ervoor te kiezen om het bestand later te verzenden
Stap 5. Vink het vakje "Toon alle beleidsregels" aan en selecteer "Versleutelen met wachtwoord
" Hiermee kunt u een wachtwoord aan de envelop toevoegen. U wordt pas gevraagd om het wachtwoord aan te maken als het proces is voltooid.
U kunt ervoor kiezen om te beveiligen met certificaten, maar dit is een complexer proces waarvoor u en de ontvanger versleutelde certificaten moeten maken. Dit is veiliger dan een wachtwoord, aangezien alleen de certificaathouder het bestand kan openen, maar de meeste mensen naar wie u het bestand probeert te sturen in verwarring zullen brengen. Blijf bij wachtwoorden, tenzij u zeer strikte beveiligings- of vertrouwelijkheidsmaatregelen treft
Stap 6. Voer uw afzendergegevens in
U wordt gevraagd uw afzendergegevens in te voeren, die Acrobat zal gebruiken om de sjabloon in te vullen. U kunt na het invullen "Niet meer weergeven" aanvinken om het te bewaren voor toekomstige enveloppen.
Stap 7. Controleer uw instellingen en klik op "Voltooien
" Hierdoor wordt het venster Wachtwoordinstellingen geopend.
Stap 8. Vink het vakje "Een wachtwoord vereisen om het document te openen" aan
Hiermee kunt u uw wachtwoord invoeren.
Stap 9. Maak een wachtwoord voor de envelop
Nieuwere versies van Acrobat beoordelen de sterkte van uw wachtwoord terwijl u het typt. U wordt gevraagd om het opnieuw in te voeren om het te bevestigen.
Stap 10. Selecteer uw compatibiliteit (optioneel)
De meeste gebruikers kunnen dit bij "Acrobat 7.0" laten staan voor maximale compatibiliteit. Als u weet dat uw ontvanger Acrobat 6.0 gebruikt, kunt u dat in plaats daarvan selecteren. Als u weet dat ze XI of nieuwer gebruiken, kunt u dat selecteren voor verhoogde wachtwoordcodering.
Beveiligingsenveloppen zijn niet compatibel met 5.0 of eerder
Stap 11. Voltooi het creatieproces
U wordt gewaarschuwd dat de instellingen pas van kracht worden als u het bestand opslaat.
Stap 12. Leg de laatste hand aan de envelop
Nadat u het aanmaakproces hebt voltooid, ziet u uw beveiligingsenvelop. u kunt door de velden gaan en wijzigingen aanbrengen en de juiste informatie invullen. U kunt instructies voor de ontvanger opnemen in het vak "Aan", maar zorg ervoor dat u het wachtwoord hier niet invoert.
Stap 13. Sla het bestand op
Als u klaar bent, slaat u het bestand op uw computer op. Het wordt opgeslagen als een normaal PDF-bestand. Zodra het bestand is opgeslagen, kunt u het naar iedereen verzenden als e-mailbijlage of uploaden naar een cloudopslagservice, en ze hebben het wachtwoord nodig om het te openen.
