Windows 7 zorgt voor ongemak bij het beschermen van uw gegevens door u niet toe te staan om individuele bestanden met een native wachtwoord te beschermen, in tegenstelling tot eerdere iteraties zoals Windows XP. In plaats daarvan biedt het besturingssysteem tijdelijke oplossingen en zullen alternatieven het voor aanvallers moeilijk maken om toegang te krijgen tot de bestanden. Deze methoden bieden een vergelijkbare oplossing om gevoelige informatie via internet te verzenden en bieden een extra beveiligingslaag voor degenen die toegang hebben tot uw computer.
Stappen
Methode 1 van 3: Een Microsoft Office-document beveiligen met een wachtwoord
Stap 1. Schakel wachtwoordbeveiliging in voor uw document
U kunt wachtwoordbeveiliging activeren voor Word-, PowerPoint- of Excel-documenten. Dit beperkt de mogelijkheid om het bestand te openen door een wachtwoord in te voeren. Het proces kan enigszins verschillen, afhankelijk van welke versie van Microsoft Office u hebt.
- Klik in Microsoft Office 2007 op het Microsoft Office-logo, klik op "Voorbereiden" in het menu en kies vervolgens "Document versleutelen".
- Klik in Microsoft Office 2010 en hoger op het tabblad "Bestand", klik vervolgens op "Info", klik op "Document beveiligen" en klik op "versleutelen met wachtwoord".
Stap 2. Maak een wachtwoord voor uw document
Typ in dit nieuwe venster een wachtwoord en klik vervolgens op "OK". Bevestig het wachtwoord door het wachtwoord opnieuw in te voeren en vervolgens op "OK" te klikken. Sla uw document op om het wachtwoord in te schakelen.
Om zowel de mogelijkheid te bieden om een document te openen als een document te bewerken om een wachtwoord te vereisen, moet u twee afzonderlijke wachtwoorden aanmaken. U kunt ze als hetzelfde wachtwoord instellen of twee afzonderlijke wachtwoorden gebruiken
Stap 3. Schakel wachtwoordbeveiliging in om een document te bewerken
U moet een apart wachtwoord instellen voor gebruikers die wijzigingen in een document willen aanbrengen. Het proces verschilt afhankelijk van de versie van Microsoft Office die u gebruikt. Klik op het Microsoft Office-logo, klik op 'Opslaan als' of als u het pictogram niet ziet, klik op het tabblad 'Bestand' en klik vervolgens op 'Opslaan als'. Klik onderaan het venster Opslaan als op 'Extra'. U ziet een nieuw menu, klik op "Algemene opties". Onder de opties voor het delen van bestanden voor het document ziet u 'Wachtwoord om te wijzigen'. Typ een wachtwoord, klik op "OK", bevestig het wachtwoord en klik op "OK". Sla uw document op om het wachtwoord te behouden.
Deze methode is niet vereist als u alleen de toegang tot het openen van een bestand wilt beperken
Methode 2 van 3: Een versleuteld bestandssysteem gebruiken om bestanden te beschermen
Stap 1. Open de eigenschappen van uw bestand
Een alternatief voor het beschermen van een bestand is het gebruik van Microsoft's Encrypting File System (EFS), dat een sleutel in het bestand insluit die de toegang beperkt, tenzij die sleutel door uw computer kan worden gedecodeerd. Klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt versleutelen om een menu te openen. Klik op "Eigenschappen" om het venster Eigenschappen te openen.
Stap 2. Schakel codering van uw bestand in
Klik op het tabblad "Algemeen" op "Geavanceerd" om het venster Geavanceerde kenmerken te openen. Klik op "Inhoud versleutelen om gegevens te beveiligen" om het vakje aan te vinken en klik vervolgens op "OK".
Stap 3. Stel het coderingsniveau van uw bestand in
U kunt ervoor kiezen om alleen het bestand te versleutelen of om het bestand en de bovenliggende map te versleutelen. Hierna kan het bestand alleen worden geopend door het bestand te decoderen met een certificaat op uw computer. U hoeft het bestand alleen maar te openen om het te decoderen. Als u bent ingelogd als een andere gebruiker of op een andere computer, moet u het certificaat exporteren.
Als het coderingsniveau is ingesteld om ook de bovenliggende map te coderen, beperkt u ook de toegang tot de map
Stap 4. Open Certificaatbeheer om uw certificaat te beheren
Om het decoderingscertificaat te beheren, moet u de certificaatbeheerder openen, wat nodig is als u uw certificaat wilt verwijderen, een back-up wilt maken of het met anderen wilt delen. U bent niet verplicht om een back-up van het certificaat te maken, maar als het certificaat kwijtraakt of beschadigd raakt, heeft u geen toegang tot uw versleutelde bestand. Klik op de knop "Start". Typ in het zoekvak "certmgr.msc" in het zoekvak en druk vervolgens op ↵ Enter om een nieuw venster te openen.
Stap 5. Activeer de wizard Certificaat exporteren om uw certificaat te exporteren
Dubbelklik in het linkerdeelvenster van 'Certificaatbeheer' op 'Persoonlijk' en klik op 'Certificaten'. Klik aan de rechterkant op het certificaat dat de versleutelende bestandssystemen vermeldt onder 'Beoogde doeleinden'. Klik in de menubalk op Actie>Alle taken>Exporteren om de "Wizard Certificaat exporteren" te openen.
Stap 6. Maak een back-up van uw EFS-certificaat
Volg de instructies van de wizard. Plaats een vinkje bij "Ja, exporteer de privésleutel". Klik op 'Uitwisseling van persoonlijke gegevens'. Typ het wachtwoord dat u wilt gebruiken en bevestig het wachtwoord. Uw certificaat wordt geëxporteerd en u wordt gevraagd het een naam te geven. Typ een naam voor het bestand en de locatie (met het hele pad) of u kunt op "Bladeren" klikken en vervolgens naar een locatie navigeren, een naam voor het bestand typen en vervolgens op "Opslaan" klikken.
- Als u het bestand op een andere computer wilt openen, zorg er dan voor dat u het certificaat en het bestand samen laat verzenden om het bestand te kunnen openen.
- U kunt het certificaat opslaan op verwisselbare opslag, zoals een USB-station of andere opslagmedia.
Stap 7. Activeer de wizard Certificaat importeren op een andere computer
Wanneer u een bestand opent dat is ingesloten met de EFS-sleutel als een andere gebruiker of op een andere computer, kunt u de "Certificaatbeheerder" gebruiken om het certificaat te importeren. Om het bestand te kunnen openen, navigeert u naar "Certificaatbeheer", klikt u op de map "Persoonlijk" en klikt u vervolgens in de menubalk op Actie>Alle taken>Importeren om de "Wizard Certificaat importeren" te openen. Volg de instructies in de wizard en zoek vervolgens het certificaat op de computer. U wordt om het wachtwoord gevraagd, selecteer "Markeer deze sleutel als exporteerbaar". Klik op "Plaats alle certificaten in de volgende winkel" en kies "Persoonlijk".
Methode 3 van 3: Toegang tot een bestand op een netwerk beperken
Stap 1. Schakel het delen van bestanden op uw netwerk in
Als alternatief voor het beveiligen van het bestand zelf met een wachtwoord, kunt u de toegang tot het bestand beperken tot specifieke gebruikers. Hiervoor moeten toegewezen gebruikers inloggen met hun gebruikersnaam en wachtwoord als ze vanaf een andere computer toegang proberen te krijgen tot het bestand op uw harde schijf. Navigeer naar het configuratiescherm door op "Start" te klikken en vervolgens op "Configuratiescherm". Zoek in het venster "Configuratiescherm" naar "Bekijk netwerkstatussen en taken" en klik op het zoekresultaat. Klik met de rechtermuisknop op uw actieve verbindingstype, dat uw ethernetadapter of draadloze adapter kan zijn, om een menu te openen en kies vervolgens 'Eigenschappen'. Zorg ervoor dat in dit venster het tabblad "Netwerken" wordt weergegeven en zorg ervoor dat er een vinkje naast "Bestands- en printerdeling voor Microsoft-netwerken" staat en klik vervolgens op "OK".
Stap 2. Zorg ervoor dat uw computer zich op hetzelfde netwerktype en dezelfde werkgroep bevindt
Keer terug naar het "Configuratiescherm" en zoek naar "Netwerkcentrum" en klik op het resultaat. Als uw computer zich niet op hetzelfde netwerk bevindt als andere computers, kunnen ze elkaar niet zien of verbinding maken. U moet er ook voor zorgen dat het werkgroeptype hetzelfde is, aangezien elke discrepantie voorkomt dat uw computer verbinding kan maken met andere computers. Klik op de werkgroepnaam om deze instelling te wijzigen als deze niet overeenkomt met de werkgroepen van uw collega's.
Stap 3. Activeer Geavanceerde instellingen voor delen
Zoek in het "Netwerkcentrum" naar "Geavanceerde instellingen voor delen wijzigen" in de linkerkolom van het venster en klik erop. Zorg ervoor dat zowel "Schakel bestands- en printerdeling in" en "Schakel wachtwoordbeveiligd delen in" actief zijn.
Stap 4. Deel het bestand op het netwerk
Klik met de rechtermuisknop op het bestand waartoe u toegang wilt verlenen. Dit zal een menu oproepen. Klik op "Delen met …" en kies "Specifieke personen" Typ de gebruikersnaam waaraan u toestemming wilt verlenen en klik op "Toevoegen" en klik vervolgens op "OK". Telkens wanneer die gebruiker probeert toegang te krijgen tot een gedeeld bestand, wordt hij gevraagd om in te loggen met zijn gebruikersnaam en wachtwoord die in de werkgroep staan. Als een gebruiker geen toestemming heeft om het bestand te openen, kan hij het bestand niet op het netwerk zien.
Tips
- Onthoud dat wachtwoorden hoofdlettergevoelig zijn.
- Onthoud of bewaar uw wachtwoord op een veilige plaats, aangezien het niet kan worden hersteld.
- Wanneer u een wachtwoord voor een Microsoft Office-document aanmaakt, kunt u het proces herhalen om ook een wachtwoord te verwijderen. In plaats van een wachtwoord in te voeren, wis je alles in het tekstveld, accepteer je de prompts en sla je het document op om je wijzigingen te bewaren.
- Als u een wachtwoord aanmaakt voor een Microsoft Office-document, houd er dan rekening mee dat Microsoft Office-programma's tijdelijke bestanden maken die als back-up worden gebruikt in geval van een programmacrash of als u vergeet uw bestand op te slaan. Zorg ervoor dat u alle tijdelijke bestanden op uw computer verwijdert, aangezien deze geen wachtwoordbeveiliging hebben. Deze bevinden zich in dezelfde map als uw document.
- U kunt het Encrypting File System alleen inschakelen als u een versie van Windows 7 gebruikt die EFS ondersteunt. U kunt Windows 7 Professional, Windows 7 Ultimate en Windows 7 Enterprise gebruiken.
