Een klantendatabase kan veel papierwerk voor een bedrijf wegnemen, en biedt een enkele opslagplaats voor waardevolle klantinformatie die kan worden gebruikt door verkoopteams, klantenondersteuningspersoneel en zelfs het boekhoudteam. Hoewel het mogelijk is om softwareproducten te kopen die basisformaten bieden voor dit type database, kunnen aangepaste databases worden gemaakt door een paar basisprincipes over vorm en functie in gedachten te houden.
Stappen
Stap 1. Koop software voor het maken van databases
Kies een product dat compatibel is met de tekstverwerking en andere softwaretools die in het bedrijf worden gebruikt. Dit maakt het gemakkelijker om gegevens uit andere bronnen te importeren of exporteren, waardoor het mogelijk wordt om te voorkomen dat een grote hoeveelheid gegevens in de nieuw gemaakte database wordt ingevoerd.
Stap 2. Bepaal het type informatie dat in de klantendatabase wordt opgenomen
De meeste ontwerpen bevatten informatie zoals bedrijfsnaam, postadres, fysiek adres, contactnaam, telefoon- en faxnummers en e-mailadressen. Aanvullende gegevens, zoals informatie over contractvoorwaarden, prijzen en opmerkingen over lopende taken die aan elke klant zijn gekoppeld, worden vaak opgenomen in de gegevens die worden vastgelegd en bijgehouden in dit soort elektronische bronnen.
Stap 3. Overweeg de mogelijke toepassingen van de database
Naast het bieden van een gecentraliseerde bron om belangrijke gegevens op te halen, moet u bedenken welke soorten rapporten kunnen worden gemaakt met behulp van de gegevens, of dat de database bedoeld is voor gebruik als bron bij het genereren van adresetiketten, e-maillijsten of zelfs lijsten om te gebruiken bij faxuitzendingen. Als u dit in gedachten houdt, kunt u bepalen hoe u elk van de velden die gegevens bevatten een naam geeft, en het proces van het maken van rapportindelingen die uit die velden worden afgeleid, vereenvoudigen.
Stap 4. Organiseer de gegevensvelden
Maak een eenvoudige sjabloon die een logische volgorde volgt als het gaat om het invoeren van namen, adressen en andere contactgegevens. Dit maakt het gemakkelijker om met een minimum aan onderbreking van het ene veld naar het andere te gaan en de invoer van een nieuw klantrecord binnen een redelijke termijn te voltooien.
Stap 5. Stel autorisaties in op elk van de velden
Dit omvat het identificeren van welke velden worden opgenomen in rapportindelingen en welke kunnen dienen als basis voor het sorteren of doorzoeken van de database-items. Door de juiste autorisaties aan elk veld toe te wijzen, kunnen de juiste gegevens sneller worden opgehaald wanneer en wanneer dat nodig is.
Stap 6. Bereid rapportformaten voor
Een paar basisformaten die vaak kunnen worden gebruikt, zijn vaak voldoende, hoewel hoofdgebruikers de mogelijkheid kunnen krijgen om aangepaste rapporten te maken met velden die relevant zijn voor de functie van de gebruiker en het toegangsniveau tot klantgegevens.
Stap 7. Stel inloggegevens en toegangsrechten in
Een werkbare klantendatabase omvat de mogelijkheid om inloggegevens te maken waarmee alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de informatie. Verder gaand, zorgt het toewijzen van verschillende niveaus van rechten ervoor dat elke gebruiker gegevens kan bekijken, wijzigen en invoeren die relevant zijn voor zijn of haar functieverantwoordelijkheden, maar niet in staat is om andere informatie te bekijken die nuttig is voor ander personeel.
Stap 8. Bekijk en test de klantendatabase voordat deze wordt vrijgegeven
Probeer de bètaversie te gebruiken met een kleine groep medewerkers om ervoor te zorgen dat alle functies werken zoals bedoeld. Gebruik de bevindingen van deze testgroep om eventuele problemen met prestaties, formaat en gebruiksgemak op te lossen. Zodra alle problemen zijn aangepakt en opgelost, kan de definitieve versie worden uitgerold naar het hele bedrijf.
Tips
- Probeer de database zo te ontwerpen dat er ruimte is om meer velden of functies toe te voegen als de behoeften van het bedrijf veranderen. Dit maakt het mogelijk om het product een aantal jaren te blijven gebruiken zonder het te hoeven vervangen door een robuuster product.
- Het is niet ongebruikelijk dat een nieuwe klantendatabase een langere tijd nodig heeft om zich te ontwikkelen. Zelfs bij het gebruik van software waarmee een aantal taken eenvoudig kan worden uitgevoerd, kan het weken duren om het ideale formaat te bedenken.
