Bijna iedereen die werkt, gebruikt e-mail, maar het kan ons gemakkelijk overweldigen. Sommigen van ons ontvangen veel meer e-mail dan we effectief aankunnen. Door snel en correct op een e-mail te kunnen reageren, kunnen we tijd besparen en er professioneler uitzien. Opmerking:
Niet al deze stappen en suggesties werken in alle e-mailservices, maar ze werken wel allemaal in Gmail.
Stappen
Stap 1. Begrijp de reden waarom mensen e-mail gebruiken
E-mail is voor communicatie tussen mensen; het is voor het verzenden van tekst en visuele informatie van de ene persoon naar de andere / vele anderen. Het is niet voor:
- Informatie opslaan; het is beter om informatie op te slaan als een document op je computer of in de cloud
- U eraan herinneren wat er moet gebeuren; gebruik hiervoor liever een to-do lijst of agenda
Stap 2. Gebruik labels of mappen om e-mails geordend en uit uw inbox te houden
- Gebruik een label 'opvolgen' of 'reageren' voor dingen die u moet doen. Voeg deze dan toe aan je agenda of ‘to do’-lijst.
- Gebruik ‘wacht op antwoord’ als je op iemand anders wacht
- Gebruik 'dringend' voor dingen die zo snel mogelijk gedaan moeten worden
Stap 3. Sla nuttige informatie op en archiveer de e-mail
- Download eventuele bijlagen en sla de bestanden op de juiste plaats op
- Als u de e-mail vervolgens niet beantwoordt, archiveert u deze
Stap 4. Archiveer e-mails waarmee u klaar bent
Wees niet bang voor archivering; Het verplaatst de e-mail in feite van je inbox naar een 'no-name'-box (technisch gezien verwijdert het het label 'inbox')
- Het is niet weg - daar is verwijderen voor
- Het is altijd doorzoekbaar en vindbaar
Stap 5. Verwijder foutieve e-mails en meld u vervolgens af bij hun bron
Zo blijft je inbox vrij van onnodige en ongewenste e-mails.
- Verwijder e-mails die je in de eerste plaats niet had mogen ontvangen
- Deze zullen niet langer doorzoekbaar of vindbaar zijn nadat ze een tijdje in de 'prullenbak' hebben gestaan
- Als je dat soort e-mail niet meer wilt ontvangen, zorg er dan voor dat je je afmeldt voor het ontvangen door te zoeken naar de 'afmelden'-informatie onderaan de e-mail
- Als u zich niet kunt afmelden, wijs de e-mail dan toe als spam
Stap 6. Gebruik sterren voor speciale en zeer belangrijke of dringende e-mails
Wees spaarzaam met sterren, want het hebben van te veel e-mails met een ster is net zo nutteloos als geen e-mails met een ster.
Tips
- Houd altijd het doel van e-mail in gedachten en probeer het voor niets anders te gebruiken.
- Gebruik e-mail als onderdeel van uw 'productiviteitsworkflow', samen met een takenlijst, een agenda of agenda en elk ander hulpmiddel dat u nuttig vindt.
