Je prioriteiten op papier schrijven werkt als je ze in een middag kunt uitschakelen. Met een stortvloed aan binnenkomende taken thuis of op het werk, worden veel taken overgedragen naar de volgende dag (of week of maand). Deze Excel-spreadsheet houdt de naderende deadlines in de gaten en verschuift de taakprioriteiten dienovereenkomstig. In 20 minuten bieden de onderstaande stappen een effectievere manier om uw prioriteiten te beheren.
Stappen
Stap 1. Maak een tabblad "Thuis" of "Kantoor"
Open een nieuw Excel-spreadsheet. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad "Blad1" onderaan en klik op Naam wijzigen. Typ "Thuis" of "Kantoor".
Stap 2. Hernoem Blad2 als "Template" en Blad3 als "Punten" door stap 1 te herhalen
Stap 3. Maak de tabel Belang aan
Vul op het tabblad Punten de kolommen A, B en C in:
Stap 4. Definieer de naam "Belang"
Kies uit cel A2 tot C7. Klik op Naam invoegen Definiëren
Definieer de naam als "Belang" en klik op OK
Stap 5. Maak de inspanningstabel
Herhaal stap 3, 4 en 5 om de Effort-tabel in de kolommen E, F en G te maken. Selecteer de cellen E2 tot G6 en geef ze de naam "Effort".
Stap 6. Maak de Urgentietabel aan
Herhaal stap 3, 4 en 5 om de Urgentietabel te maken in de kolommen I, J en K. Noem ze "Urgency".
Stap 7. Voer koppen in op het tabblad Start
Klik op het tabblad Start en voeg koppen in rij 1 in:
- A - Prioriteit Een formule, 1 voor de belangrijkste taak, maar kan hoger zijn dan 100
- B - Taak Naam van de taak.
- C - Belang Een A, B, C, D, E of F uit de tabel.
- D - Inspanning A 1-5, uit de tabel Inspanning.
- E - Urgentie Een formule op basis van Vervaldatum.
- F - Einddatum waarop de taak moet zijn voltooid. Vervaldata zijn niet hard en snel. Omhoog hellend vertelt u hoe vroeg u met de taak zou kunnen beginnen en Verlenging vertelt u hoeveel dagen het zou kunnen schuiven. Het krijgen van een knipbeurt kan een stijging van 5 en een verlenging van 4 hebben - het heeft geen zin om 2 weken eerder te knippen en mensen zullen het misschien merken als het meer dan 5 dagen te laat is.
- G - Aanloopdagen voorafgaand aan de vervaldatum waarop u met de taak kunt beginnen.
- H - Verlenging Automatische verlenging van vervaldatum
- I - Dagen Resterende Formule. Aantal dagen vóór de vervaldatum; negatief als de vervaldatum is verstreken.
- J - Voltooid Datum taak is daadwerkelijk voltooid.
- K - Commentaar Alle details voor de taak.
Stap 8. Voer uw takenlijst in
Opmerking Prioriteit, Urgentie en Resterende dagen worden leeg gelaten. Ze worden ingevuld met formules. Hier is een voorbeeld van thuistaken.
Stap 9. Voer formules in voor Resterende dagen, Urgentie en Prioriteit
De onderstaande formules zijn voor rij 2.
- I (dagen over) =F2-IF(ISBLANK(J2), TODAY(), J2)
- E (Urgency) =IF(I2>G2, 5, IF(I2>0, 4, IF(I2=0, 3, IF(I2+H2>0, 2, 1))))
- A (Prioriteit) =VERT. ZOEKEN(C2, Belang, 2, ONWAAR) + VERT. ZOEKEN(D2, Inspanning, 2, ONWAAR) +VERT. ZOEKEN(E2, Urgentie, 2, ONWAAR)
Stap 10. Wijzig het formaat voor cel I2 in geheel getal door met de rechtermuisknop op de cel te klikken, formaat te selecteren en er een getal van te maken met 0 decimalen
Stap 11. Kopieer formules voor Prioriteit, Urgentie en Resterende dagen naar de overige cellen in elke kolom
Selecteer cel E2 en typ CTRL-C.
Selecteer cellen E3 tot E10 en klik op CTRL-V. Herhaal dit om cel I2 naar cellen I3 tot I10 te kopiëren. Herhaal ten slotte om cel A2 naar cellen A3 tot A10 te kopiëren. Negeer de oneven waarden die u krijgt voor ongedefinieerde taken.
Stap 12. Sorteer de rijen op prioriteit
Selecteer uit cellen A1 tot K, voor zoveel rijen als u gegevens heeft. Klik vervolgens op Gegevens sorteren.
Stap 13. Sla uw prioriteitenspreadsheet op, inclusief de datum voor versiebeheer
Stap 14. Markeer taken als voltooid
Als u taken voltooit, markeert u de datum in de kolom Voltooid. Onthouden CTRL- ;
(controletoets en puntkomma) voert onmiddellijk de huidige datum in.
Stap 15. Kijk hoe prioriteiten elke dag veranderen
Dit zijn de prioriteiten over meerdere dagen. Op 13 juli zijn alle taken voor de Omhoog hellend periode, dus grote aantallen. Op 20 juli verschijnen hogere prioriteiten (kleinere aantallen) voor vier taken, waaronder: Grasmaaien die is geraakt Ten gevolge datum. Op de 21e is de prioriteit hoger omdat we in de Verlenging periode en op 23 juli is het zelfs nog hoger omdat het voorbij de Verlenging punt uit. Rekeningen betalen gaat ook door een escalatie op de 23e en 25e.
Tips
- Voel je vrij om meer kolommen toe te voegen - wie de taak, categorie, etc. heeft toegewezen.
- Splits grote taken op in kleinere.
- Sorteer de takenlijst indien nodig elke dag.
- Bewaar aparte Excel-bestanden voor gezin/thuis en werk.
- =ALS(WEEKDAG(VANDAAG(), 2)>5, VANDAAG()-(WEEKDAG(VANDAAG(), 2)-5)+7, VANDAAG()-(WEEKDAG(VANDAAG(), 2)-5))
- Gebruik AutoFilter om achterstallige taken (Urgency=1) of zeer belangrijke taken (Importance="A") te selecteren
- Lees onderstaande artikelen over prioriteiten stellen en tijdbeheer.
- Kopieer terugkerende taken naar het tabblad Sjablonen, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden en opnieuw kunt kopiëren.
- Voel je vrij om de gegeven punten voor elk onderdeel van prioriteit te wijzigen.
- Een manier om een terugkerende taak constant up-to-date te houden, is door deze onder de datumkolom in te voeren: (In dit voorbeeld wordt vrijdag gebruikt, wat hier "5" is.)
- Voeg voorwaardelijke opmaak toe aan de vervaldatum om aan te geven wanneer het te laat is.
- Tel wekelijks, maandelijks (of misschien wel het dubbele) het aantal voltooide taken in elke periode. Dit is misschien de enige positieve feedback die u op uw werk krijgt.
- Dit vindt de datum van "vandaag" (maandag=1, di=2, … zo=7) en controleert of het later is dan vrijdag. Als dat zo is, voegt het zeven toe aan de huidige vrijdag, wat volgende week vrijdag oplevert. Als het niet later dan vrijdag is, wordt alleen de datum van vrijdag voor deze week weergegeven.
- In dit voorbeeld zijn maandag = 1, dinsdag = 2, woensdag = 3, donderdag = 4, vrijdag = 5, zaterdag = 6 en zondag = 7.
- Om deze formule te wijzigen zodat het werkt voor, laten we zeggen, dinsdag, kunnen we zien door naar de lijst hierboven te kijken dat dinsdag = 2, dus verwissel gewoon de drie 5s in de formule voor 2s.
Waarschuwingen
- In plaats van uw Excel-bestanden altijd bij u te hebben, kunt u Google Spreadsheet gebruiken, zodat uw bestanden altijd voor u beschikbaar zijn.
- Bewaar de spreadsheet om de paar sessies voor herstel.
- Tijdbeheer is zeer persoonlijk en deze spreadsheet past mogelijk niet bij uw behoeften en voorkeuren. Het kan opdringerig of gewoon te veeleisend zijn om dagelijks te bezoeken. Het kan voor jou werken, maar niet voor je vrienden of omgekeerd.
- De berekende prioriteiten zijn geen rangtelwoorden. Het voltooien van een prioriteitstaak "1" verschuift niet alle andere taken. Prioriteiten kunnen oplopen tot meer dan honderd en niet alle nummers zijn mogelijk. Focus meestal op prioriteiten tussen 1 en 12.
- Maak je geen zorgen over het hebben van te veel taken - zelfs twee maanden aan taken kunnen onderaan de lijst wachten tot hun vervaldatum nadert.
