Archiveren is het opslaan of bewaren van informatie. Organisaties zetten dagelijks papieren documenten om naar digitaal om de levensduur van documenten te verlengen. Dat, in combinatie met de enorme hoeveelheid gegevens die tegenwoordig door computers wordt gegenereerd, betekent dat het archiveren van documenten alleen maar in belang zal toenemen. Als u weet hoe u documenten moet archiveren, kunt u ruimte vrijmaken zodat uw computer huidige documenten efficiënter kan verwerken.
Stappen
Stap 1. Archiveer documenten in een zip-bestand
Met name handig bij belangrijke, maar zelden benodigde bestanden, verminderen zip-bestanden de ruimte die documenten op uw harde schijf innemen.
- Markeer eenvoudig bestanden die u naar een zip-indeling wilt converteren.
- Klik met de rechtermuisknop met uw muis en kies vervolgens 'Verzenden naar'.
- U wilt de bestanden naar een "gecomprimeerde (gezipte) map" sturen.
- Controleer of de bestanden er inderdaad zijn door te dubbelklikken op de zip-map. Als dit het geval is, kunt u de originele bestanden verwijderen.
Stap 2. Migreer uw documenten naar een apart opslagmedium
Populaire keuzes voor digitale archivering zijn externe tapedrives, externe harde schijven of thumbdrives.
Stap 3. Maak een back-up van documenten op een cd of dvd als je een cd- of dvd-recorder hebt
Back-ups zijn een andere manier van archiveren, hoewel u deze methode waarschijnlijk onder een andere naam kent: een schijf branden. Windows gebruikt bijvoorbeeld een Live File System en een Mastered-indeling (beter voor compatibiliteit op andere apparaten) voor het kopiëren van bestanden naar cd's of dvd's.
- Plaats een beschrijfbare cd of dvd in de cd- of dvd-recorder van uw computer voor het Live File System.
- Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden naar gegevensschijf branden".
- Geef de schijf een naam en klik op 'Volgende'.
- Wacht tot een lege map voor de schijf verschijnt. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en klaar om bestanden te kopiëren.
- Open de map met de documenten die u wilt archiveren en sleep de bestanden naar de lege schijfmap.
- Voor het Mastered-formaat plaatst u een beschrijfbare cd of dvd in de cd- of dvd-recorder van een computer.
- Wanneer het dialoogvenster verschijnt, klikt u op "Bestanden naar gegevensschijf branden".
- Geef de schijf een naam en klik op 'Opmaakopties weergeven'.
- Kies "Mastered" en klik op "Volgende".
- Wacht tot een lege map voor de schijf verschijnt. Dit betekent dat de schijf is geformatteerd en klaar om bestanden te kopiëren.
- Open de map met documenten die u wilt archiveren en sleep deze bestanden naar de lege schijfmap.
Stap 4. Stuur documenten naar externe opslag
- Naast het functioneren als een locatie voor gearchiveerde bestanden, beschermen veilige externe opslaglocaties gegevens tegen rampen zoals brand en harde-schijfstoringen.
- Met zoveel bedrijven die deze service aanbieden, moet u rechtstreeks contact opnemen met een bedrijf voor details over hoe ze werken en welke garanties zijn opgenomen in het offsite archiveren van documenten.
Stap 5. Gebruik software voor digitale archivering
- Een van de bekendste methoden om het uiterlijk van een document te behouden, is door een PDF-bestand te maken. Deze software, die door Adobe wordt aangeboden, - bekend als Adobe Acrobat - maakt het gemakkelijk om documenten vanuit verschillende softwareprogramma's naar PDF-formaat te converteren. Er zijn ook verschillende gratis programma's die deze bestanden kunnen maken.
- Het feit dat specificaties openbaar zijn, betekent dat toekomstige versies van Adobe's software eerdere versies van documenten kunnen lezen.
- Bovendien zijn PDF-lezers direct beschikbaar als gratis download van de Adobe-website.
Stap 6. Blijf op de hoogte van technologie om documenten te archiveren
Met de snelle ontwikkeling van technologie kan wat vandaag actueel is morgen achterhaald zijn. Dit kan een probleem zijn bij het migreren van gearchiveerde bestanden naar een nieuw systeem.
Tips
- Catalogiseer gearchiveerde bestanden zodat u of andere mensen in de loop van de tijd de benodigde bestanden kunnen vinden. Dit kan zo simpel zijn als het benoemen van bestanden of mappen met de inhoudsnaam en de datums die de bestanden omvatten. Als u bijvoorbeeld bedrijfsgegevens archiveert, kunt u een map 'Zakelijke bestanden 1e kwartaal 1997' noemen. In grotere systemen gebruiken archieven hoogstwaarschijnlijk metadata voor catalogiseringsdoeleinden.
- Een andere reden om bestanden te archiveren is dat er soms wettelijke vereisten zijn die het opslaan van informatie noodzakelijk maken.
Waarschuwingen
- Multimediagegevens zijn vaak gekoppeld aan specifieke hardware of software en zijn mogelijk niet toegankelijk buiten bedrijfseigen systemen.
- Een gevaar is het risico van bestandscorruptie. Zorg ervoor dat u een goed getest systeem gebruikt om een back-up van uw informatie te maken.
- Het ontbreken van een systeem voor het archiveren van documenten kan leiden tot onbedoeld verlies van bestanden, vooral als ze per ongeluk worden verwijderd.
