Als u bijna geen ruimte meer heeft in uw IBM Notes-e-mail, maar u bent nog niet klaar om e-mails te verwijderen, overweeg dan om ze te archiveren. Het archiveren van e-mails betekent het kopiëren van berichten naar een andere locatie op uw computer. Leren hoe u IBM Notes archiveert om ruimte vrij te maken in uw account terwijl u de originele e-mails opslaat. Het zorgt er ook voor dat uw computer en software topprestaties leveren.
Stappen
Stap 1. Beperk de grootte van uw e-mailbestand
Houd uw e-mailbestand kleiner dan 500 MB. (Sommige organisaties vereisen mogelijk een strengere beperking, zoals 200 MB.)
- Controleer uw gegevensgrootte door naar Bestand, Database, Eigenschappen te gaan. Ga in Lotus 8 naar Bestand, Toepassingen, Eigenschappen.
- Klik op het tabblad "i". Het getal na "Schijfruimte" geeft aan hoeveel gegevens u momenteel op IBM Notes hebt.
Stap 2. Leer de vooraf bepaalde instellingen van uw organisatie
Als u IBM Notes voor school of werk gebruikt, zijn er mogelijk al archiefinstellingen. Dit helpt organisaties het aantal e-mails per gebruiker te beheersen, evenals de algemene prestaties van computers binnen de organisatie. Als er al archiefinstellingen zijn vastgelegd, overleg dan met uw technische systeemmedewerkers om te zien of deze kunnen worden gewijzigd.
Stap 3. Bepaal uw gewenste archiefinstellingen
U kunt alle IBM Notes-e-mails archiveren of specifieke e-mails selecteren. U moet ook beslissen hoe vaak u IBM Notes wilt archiveren.
- Open de juiste applicatie (Mail).
- Ga naar Acties, Archief, Instellingen.
- Ga naar het tabblad Criteria en zorg ervoor dat "Standaard voor laatst gewijzigd" is geselecteerd.
- Klik op "ok" om de wijzigingen op te slaan.
- Zorg ervoor dat de criteria zijn ingeschakeld.
Stap 4. Plan automatische archieven
Het plannen van automatische archieven zorgt ervoor dat u regelmatig en consistent archiveert. Het bespaart u ook tijd.
- Open de juiste applicatie (Mail).
- Ga naar Acties, Archief, Instellingen.
- Ga naar het tabblad Schema. Zorg ervoor dat "Archief plannen" is geselecteerd.
- Kies de juiste tijd en dag waarop u wilt dat uw computer uw bestanden archiveert.
Stap 5. Archiveer IBM Notes handmatig
Zelfs als u automatische archivering plant, kunt u op elk moment handmatig archiveren.
- Open de juiste applicatie (Mail).
- Open de e-mail of map die u wilt archiveren.
- Ga naar Acties, Archiveren, Nu archiveren.
- Klik op Ja om te archiveren volgens uw vooraf bepaalde instellingen.
Stap 6. Archiveer met de methode slepen en neerzetten
Dit is gewoon een andere manier om IBM Notes handmatig te archiveren.
- Open de juiste applicatie (Mail).
- Open de e-mail of map die u wilt archiveren.
- Selecteer het/de juiste bericht(en).
- Sleep de berichten naar het gewenste archief in uw navigatievenster.
Stap 7. Bekijk gearchiveerde berichten
Hoewel u een e-mail hebt gearchiveerd, moet u deze mogelijk nog steeds van tijd tot tijd openen. Uw archiefbestand bootst de mappen na die u in uw IBM Notes-account hebt ingesteld. Alles blijft georganiseerd zoals u het heeft ontworpen.
- Open de juiste applicatie (Mail).
- Klik op Archiveren in uw navigatievenster.
- Selecteer het juiste archief (d.w.z. Standaard voor Laatst gewijzigd).
Tips
- Maak een back-up van belangrijke e-mails. Als u belangrijke e-mails in IBM Notes hebt, moet u deze naar een andere locatie kopiëren, zoals een cd of dvd. Dit geeft u een extra kopie voor het geval er iets gebeurt met de server of de kopie die op uw pc is opgeslagen.
- Verwijder oude en onnodige berichten, vooral als ze bijlagen bevatten. Dit zal ook helpen om uw gegevensomvang te verkleinen en de prestaties van uw computer te verbeteren.
