Je denkt misschien dat alleen schoolleraren zich zorgen hoeven te maken over aanwezigheid, maar het is eigenlijk ook een belangrijke zakelijke praktijk. Voor zowel kleine als grote bedrijven kunnen nauwkeurige aanwezigheidsgegevens veel onthullen over efficiëntie, winstgevendheid en werknemerstevredenheid. Dankzij moderne technologie zijn er tal van manieren om de aanwezigheid van werknemers vast te leggen en de gegevens effectief te gebruiken.
Stappen
Methode 1 van 3: Aanwezigheidsgegevens verzamelen
Stap 1. Gebruik alleen een eenvoudige spreadsheet als u een klein bedrijf heeft
Als u 5 of minder werknemers heeft, en mogelijk zelfs 10 of minder, kan het gebruik van een zeer eenvoudige aanwezigheidsregistratiemethode voor u werken. U kunt bijvoorbeeld aanwezigheid en uren bijhouden in een Microsoft Office- of Google Docs-spreadsheet, of zelfs vertrouwen op papieren spreadsheets. Kies echter voor meer geavanceerde trackingopties als u meer dan 5-10 werknemers heeft.
- Ongeacht de grootte van uw bedrijf, gebruik altijd een duidelijk systeem om aanwezigheid en uren vast te leggen. Vertrouw uw geheugen of het woord van uw werknemer niet wanneer u dingen probeert bij te houden!
- Als u de voorkeur geeft aan een op papier gebaseerde spreadsheet, zoek dan online naar een afdrukbare sjabloon die aan uw behoeften voldoet.
Stap 2. Maak een Office- of Docs-sjabloon om uw spreadsheet te stroomlijnen
Zowel Microsoft Office als Google Docs bieden add-on-sjablonen die zijn ontworpen voor het vastleggen van aanwezigheid en uren van werknemers. In vergelijking met een generieke spreadsheet kan deze optie het voor uw werknemers gemakkelijker maken om hun uren in te voeren en voor u om de gegevens bij te houden en te analyseren.
Hoewel efficiënter dan een standaard papieren of elektronische spreadsheet, kan deze optie nog steeds het beste worden overgelaten aan kleine bedrijven, misschien wel bedrijven met maximaal 20 werknemers
Stap 3. Besteed uw administratie uit als dit tijd- en kosteneffectief is
Voor veel bedrijven, zowel kleine als grote, is de beste manier om aanwezigheid te registreren, iemand anders te betalen om het te doen! In de meeste gevallen zullen uw medewerkers hun aanwezigheid en uren invoeren in een webportal of app, en de aannemer zal de gegevens hosten en u op basis daarvan regelmatig rapporten verstrekken.
Sommige bedrijven rekenen een vast tarief op basis van werknemersniveaus, bijvoorbeeld $ 20 USD per maand voor maximaal 10 werknemers, terwijl andere per werknemer rekenen. Vergelijk kosten, functies en services bij het kiezen van een extern bedrijf om de aanwezigheid en uren van uw werknemers bij te houden
Stap 4. Beheer de administratie alleen in eigen beheer als u de IT-capaciteit heeft
Als middelgroot of groot bedrijf vindt u het misschien niet prettig om uw administratie uit te besteden, misschien om financiële of veiligheidsredenen. Het bijhouden van de aanwezigheid en uren van 100, 1.000 of zelfs 10.000 werknemers vereist een robuuste IT-afdeling die de benodigde infrastructuur voor gegevensverzameling, opslag en analyse kan ontwikkelen en onderhouden. Ook uw IT- en HR-afdelingen moeten goed kunnen samenwerken!
Evalueer zorgvuldig de kosten en baten van het zelf bijhouden van de administratie versus het contracteren met een derde partij om het te doen
Methode 2 van 3: Aanwezigheid bijhouden met Tech
Stap 1. Laat medewerkers met hun ID-kaart “in” en “uit” vegen
Dit is eigenlijk de moderne versie van werknemers laten "inklokken" en "uitklokken" met een papieren ponskaart. Het voordeel hiervan is dat de gegevens rechtstreeks naar uw interne of externe archiveringsinfrastructuur worden verzonden voor opslag en analyse.
Swipe-kaartstations werken het beste met werknemers die zich aan één enkele locatie houden en normale uren werken tijdens hun typische werkdag, bijvoorbeeld kantoorpersoneel, leraren of fabrieksarbeiders
Stap 2. Gebruik biometrie of video om "buddy punching" bij ID-scanners te beperken
Hoewel inklokken voor een late of afwezige collega, genaamd "buddy punching", gemakkelijker was met ponskaarten, is het nog steeds mogelijk om de ID van een collega voor hen te vegen en hetzelfde doel te bereiken. Als u bang bent dat dit een probleem is onder uw personeel, overweeg dan te investeren in maatregelen, zoals videocamera's of biometrische scanners, om de beveiliging en nauwkeurigheid van uw pasjeskaartstations te verbeteren.
- Biometrische scanners, waarvoor doorgaans vingerafdrukautorisatie is vereist, kunnen worden gebruikt in combinatie met ID-kaartscanners.
- Door beveiligingscamera's op uw pasjeskaartstations te installeren, kunt u vermoedelijke 'buddy punchers' identificeren.
Stap 3. Houd de uren van out-of-office medewerkers bij met een telefoongebaseerde app
Pasjes werken niet goed voor werknemers die vanuit huis of vanuit meerdere locaties werken. Laat ze in plaats daarvan "inslaan" en "uit" met een app geïnstalleerd op hun door het werk uitgegeven of persoonlijke telefoon. In veel gevallen hoeven ze alleen maar op een knop te drukken om een lopende klok te starten en te stoppen die hun aanwezigheid en uren bijhoudt.
Als uw bedrijf de administratie al uitbesteedt aan een derde partij, kan dit type app als onderdeel van het pakket worden opgenomen. In dit geval moeten de zelf ingevoerde aanwezigheidsgegevens van uw medewerkers naadloos worden geïntegreerd in uw algemene administratie
Stap 4. Overweeg GPS-locatie en tijdregistratie voor werknemers die veel reizen
Dit type volgsysteem werkt goed als u werknemers heeft die tijdens hun werkdagen tussen specifieke locaties reizen. De gps van hun werktelefoons houdt bij wanneer ze zich in bepaalde werkzones bevonden, wat op zijn beurt kan worden gebruikt om hun totale werkuren vast te stellen.
GPS-tracking is een optionele functie bij sommige "prikkaart" -apps. Deze functie kan absoluut het beste worden bewaard voor gebruik met door het werk uitgegeven telefoons, omdat het volgen van werknemers op hun persoonlijke telefoons een beetje te "big brother"-achtig kan aanvoelen
Methode 3 van 3: Omgaan met aanwezigheidsgegevens
Stap 1. Haal de cijfers bij elkaar om te zien hoe aanwezigheidsproblemen uw bedrijf beïnvloeden
Door nauwkeurige aanwezigheidsregistratie van werknemers bij te houden, kunt u berekenen hoe positieve en negatieve aanwezigheidspatronen uw bedrijfsresultaten beïnvloeden. U kunt deze gegevens op hun beurt gebruiken om uw werkplek- en HR-strategieën aan te passen voor meer efficiëntie.
Sommige snelle berekeningen kunnen u bijvoorbeeld het 'incidentiepercentage' opleveren: het aantal afwezigheden per 100 werknemers over een bepaalde periode. Vergelijkbare datapunten, zoals het 'inactiviteitspercentage' en 'ernstpercentage', kunnen ook worden gebruikt om de economische impact van aanwezigheid en afwezigheid vast te stellen
Stap 2. Herken medewerkers die de juiste aanwezigheidsprocedures volgen
Een beetje positieve bekrachtiging kan een lange weg gaan! Gebruik uw verzamelde gegevens om werknemers te identificeren met uitstekende presentielijsten. Geef ze publieke erkenning, lof en mogelijk beloningen - zelfs een paar cadeaubonnen of een kleine bonus kunnen anderen aanmoedigen om dit voorbeeld te volgen.
Houd er rekening mee dat "goede aanwezigheid" niet noodzakelijkerwijs betekent dat de werknemer nooit werk hoeft te missen. Het betekent ook gewetensvol vrije tijd nemen, bijvoorbeeld door op de juiste manier op de hoogte te stellen voordat ze een vrije dag opnemen of door thuis te blijven terwijl ze herstellen van een ziekte
Stap 3. Ontmoet een medewerker die aanwezigheidsproblemen heeft voordat u actie onderneemt
Wanneer uw gegevens een werknemer identificeren met een aanwezigheidsprobleem, spring dan niet meteen naar disciplinaire maatregelen of ontslag. Ontmoet hen in plaats daarvan (en een HR-vertegenwoordiger of vergelijkbare relevante partij) om het probleem te bespreken. Zet een actieplan op schrift dat de werknemer duidelijke richtlijnen en benchmarks geeft om aan de aanwezigheidsverwachtingen te voldoen.
U heeft bijvoorbeeld te maken met een toegewijde medewerker die thuis worstelt met dringende problemen. In dit geval kunt u misschien wat plannings- of werklastaanpassingen maken in plaats van overhaast een waardevolle werknemer te ontslaan
Stap 4. Navigeer zorgvuldig door de administratieve rompslomp bij het straffen of ontslaan van een werknemer
Volg altijd een duidelijke, consistente procedure bij het uitdelen van discipline aan een medewerker met aanwezigheidsproblemen, en vooral voordat ze worden ontslagen. Idealiter laat u zich adviseren door een juridisch adviseur met een focus op het arbeidsrecht. Anders zou wat lijkt op een gesneden en gedroogd vuren kunnen resulteren in een dure rechtszaak.
