Het verzenden van e-mails maakt tegenwoordig deel uit van het leven van bijna elke professionele, student en werkende persoon. Hoewel sommige e-mails koud kunnen overkomen, kunnen andere ronduit onbeschoft zijn en moeten worden aangepakt. U kunt dergelijke e-mails afhandelen door kalm te blijven, te reageren nadat u een plan hebt gemaakt en door verder te gaan met uw dag.
Stappen
Deel 1 van 3: Kalmte bewaren en een plan maken
Stap 1. Bedenk of de e-mail onbeleefd is bedoeld
Het kan moeilijk zijn om te bepalen of iemand onbeleefd is via e-mail, vooral omdat je hun gezichtsuitdrukkingen niet kunt zien of de toon van hun stem kunt horen om je te helpen beslissen. Voordat u reageert op een e-mail die u onbeleefd lijkt, moet u overwegen of de onbeschoftheid een miscommunicatie kan zijn.
Vraag de persoon rechtstreeks wat hij bedoelde door face-to-face of via de telefoon met hem te praten. Dit kan helpen om een probleem te voorkomen als gevolg van een simpele miscommunicatie
Stap 2. Reageer niet meteen
Hoewel het verleidelijk kan zijn om als reactie op deze e-mail meteen een hele reeks gemene of kwetsende woorden aan elkaar te rijgen, moet u dit ten koste van alles vermijden. Waarschijnlijk krijg je er later spijt van. Ga in plaats daarvan weg van de e-mail, sluit uw browser en neem even de tijd om uw gedachten te verzamelen.
- Maak een wandeling van een paar minuten totdat u zich kalm voelt.
- Haal een paar keer diep adem en drink wat water.
Stap 3. Ventileer in een concept-e-mail, maar verzend deze niet
Een andere manier om op een constructieve manier wat negatieve energie kwijt te raken, is door een e-mail naar de persoon op te stellen, maar deze niet te verzenden. Op die manier kun je beginnen met het verzamelen van je eerste gedachten, hoe intens ook, terwijl je jezelf ook de tijd geeft om ze later te verfijnen, aan te scherpen en aan te vullen.
- Open een aparte e-mail en typ een antwoord zonder ooit een ontvanger te hebben ingevoerd, zodat u het niet per ongeluk verstuurt. Of u kunt uw eigen e-mail als ontvanger opgeven.
- Denk aan alle keren dat je meteen op iets hebt gereageerd en later spijt had van alle slimme of tot nadenken stemmende dingen die je had kunnen zeggen. Dit geeft je de tijd om dit te ontwikkelen en spijt te voorkomen.
Stap 4. Accepteer verantwoordelijkheid als dat nodig is
Bij het lezen van de e-mail heb je het misschien als onbeleefd opgevat omdat een deel ervan waar is en de waarheid pijn kan doen. Hoewel dit hen niet van hun schuldgevoel in de situatie verlost, geeft het je wel wat ruimte voor zelfverbetering en voor eerlijkheid, zowel naar jezelf als naar de afzender van de e-mail.
Misschien heeft je baas je bijvoorbeeld een onbeleefde e-mail gestuurd over te laat op het werk komen. Hoewel de formulering niet onbeleefd hoefde te zijn, moet u uw laattijdigheid erkennen en corrigeren
Stap 5. Volg hun slechte gedrag niet na
Als iemand onbeleefd tegen je is, kan het maar al te verleidelijk zijn om iets terug te doen. Nogmaals, onthoud je van negatief reageren, maar onthoud je ook van passief agressief of onbeschoft gedrag als je ze persoonlijk ziet voordat je reageert. Geef ze geen vuile blikken en negeer ze niet als ze tegen je praten.
- Oefen in plaats daarvan vriendelijkheid. Zeg hallo tegen ze en blijf lopen.
- Breng geen tijd in de buurt door tenzij dat nodig is, maar vermijd ze ook niet actief.
Stap 6. Overweeg de wortel
Soms heeft een onbeleefde e-mail heel weinig te maken met jou of de omstandigheden eromheen. Iemand uitschelden is nooit oké, maar soms heeft de persoon die de e-mail heeft gestuurd misschien iets meer door dan hij aankan en had hij je dat kunnen sturen uit frustraties waar jij niet bij betrokken bent. Ze beseffen misschien niet eens dat ze onbeleefd zijn geweest. Dit is geen excuus voor hen, maar het begrijpen van iemands huidige toestand en motivaties kan helpen om stappen vooruit te zetten.
- Als ze bijvoorbeeld huwelijksproblemen hebben of als iemand in hun familie onlangs is overleden, kan dit hun grofheid verklaren.
- Het kan ook zijn dat ze gewoon een slechte dag hebben.
Deel 2 van 3: Reageren op de e-mail
Stap 1. Roep de hulp in van een vriend
Vrienden of collega's kunnen bijzonder nuttig zijn om u te helpen een antwoord te formuleren op een onbeleefde of vervelende e-mail, en ze kunnen ook een second opinion over de situatie geven. Vraag gedurende deze tijd niet aan je heethoofdige vrienden om te helpen; reik uit naar degenen die in plaats daarvan kalm, slim en oplossingsgericht zijn.
Vraag indien mogelijk om eerdere reacties op onbeleefde e-mails die ze hebben verzonden
Stap 2. Erken hun grofheid
Wanneer u uw e-mail opstelt, moet u erkennen hoe onbeleefd ze waren. Het kan zijn dat ze zich er niet van bewust waren dat hun woorden ongevoelig zouden overkomen, maar hoe dan ook, je moet er de aandacht op vestigen.
- Zeg iets als "voordat ik met een reactie begin, wil ik de onbeschoftheid erkennen die in uw e-mail wordt weergegeven, met name rond uw beschuldigende en beledigende opmerkingen."
- Direct zijn is nuttig voor jou en voor de ander en het kan helpen voorkomen dat dezelfde situatie zich opnieuw voordoet.
Stap 3. Erken hun frustratie
Hoewel hun e-mail onbeleefd was, kwam hun frustratie misschien van een heel reële plaats. Zo ja, erken die frustratie en toon begrip, al is het maar marginaal. Dit zal hen in staat stellen om minder een jij versus zij-mentaliteit te voelen en jullie beiden te bewegen in de richting van potentiële vredestichting.
- Zeg iets als "Je e-mail gaf aan dat je gefrustreerd bent."
- Zorg ervoor dat u zich concentreert op wat hun e-mail zei en niet op hen persoonlijk.
Stap 4. Vraag waarom
Soms heb je echter geen idee waarom iemand na veel zelfreflectie en overleg met anderen heeft besloten je zo'n e-mail te sturen. In dit geval moet u de afzender een eenvoudig 'waarom' vragen, zodat u meer begrip krijgt en het probleem beter kunt aanpakken.
Je zou kunnen zeggen: "Ik heb goed nagedacht over je e-mail en ben nog steeds een beetje in de war over je reden om het te verzenden, dus ik zou graag willen weten wat de aanleiding was."
Stap 5. Bied een oplossing of uitleg
Nadat u enkele van uw voorlopige zorgen en punten in de e-mail hebt behandeld, moet u beginnen met het zoeken naar oplossingen en reageren op hun zorgen, indien aanwezig. Laat hen weten wat u bereid bent te doen, onderzoek naar gebieden voor compromissen en spreek uw bereidheid uit om hieraan te werken.
- Het opzetten van een vergadering kan ook nuttig zijn. Mensen zijn over het algemeen vriendelijker in persoon dan wanneer ze zich verschuilen achter een computerscherm.
- Je zou iets kunnen zeggen als "je was boos dat ik gisteren een kwartier te laat terugkwam van de lunch, maar dat ik mijn zieke dochter van school moest halen. Hoewel ik in de toekomst zeker kan proberen om op tijd terug te zijn, zullen er tijden als deze zijn die onvermijdelijk zijn.”
Stap 6. Stel grenzen vast
Nadat u met succes oplossingen hebt aangeboden, is het nu tijd om enkele basisregels vast te stellen voor een voortgezet gesprek. Laat hen weten dat je dergelijke grofheid in de toekomst niet zult tolereren en dat het erg moeilijk, zo niet onmogelijk zal worden om samen te blijven werken.
- Vertel hen dat u geen beledigingen of ongepaste beschuldigingen accepteert.
- Vraag hen om met zorgen en vriendelijkheid naar je toe te komen voordat je het vuur aan de schenen legt.
Stap 7. Verwijder het indien nodig
Het kan zijn dat je de e-mail keer op keer leest en herleest en verstrikt raakt in negatieve gevoelens erover. Dit zal je echter niet helpen om vooruit te komen en zal je waarschijnlijk alleen maar meer boos en gefrustreerd maken. Verwijder indien absoluut noodzakelijk de e-mail uit uw inbox zodat u er geen toegang toe heeft.
Als je denkt dat je de e-mail in de toekomst misschien weer nodig hebt, stuur hem dan naar iemand die je vertrouwt, maar verwijder hem uit je eigen inbox
Deel 3 van 3: Verder gaan met je dag
Stap 1. Blijf productief zijn
Hoewel deze e-mail uw dag schijnbaar heeft verpest, doet u er alles aan om dat niet toe te staan. Ga door met je routine, maak een takenlijst en voltooi alle noodzakelijke taken. Laat je dag of je voortgang niet door één hapering ontsporen.
Door jezelf bezig te houden, kun je gefocust blijven op wat belangrijk voor je is en voorkomen dat je over één e-mail piekert
Stap 2. Stel kleine doelen om je vaart erin te houden
Houd je aan je routine en stel kleine, haalbare doelen die je die dag kunt vastleggen. Als u ze invult, zult u zich meer voldaan voelen en vervolgens minder beïnvloed worden door de onbeleefde e-mail die u heeft ontvangen.
Overweeg doelen te stellen zoals 'reageer op alle andere e-mails' of 'ga naar de sportschool'
Stap 3. Leid jezelf af
Soms heb je een beetje afleiding nodig om van iets verder te komen. Neem een pauze om naar muziek te luisteren, lunch of bel een vriend om over iets anders dan de e-mail te praten. Je gedachten afleiden kan je een zeer noodzakelijke en louterende pauze geven.
Stap 4. Overweeg om ze zo nodig te melden
Aan het eind van de dag is soms de beste manier om vooruit te komen, het probleem permanent aan te pakken. Als de e-mail dreigementen of beledigingen bevat die als haatzaaiende uitlatingen kunnen worden beschouwd, meld deze persoon dan aan de juiste mensen, zoals de HR-afdeling van je werk of studentengedrag op je school. U kunt ze ook blokkeren om u in de toekomst e-mails te sturen.
- Meld ze aan de autoriteiten als ze fysieke bedreigingen tegen u uiten.
- Probeer eerst uw manager een e-mail te sturen om hem te laten weten wat er aan de hand is. Als ze het probleem niet oplossen, breng het dan naar HR.
