ATTN is een korte vorm van het woord "attentie" en wordt vaak gebruikt in e-mails en schriftelijke correspondentie om de beoogde ontvanger aan te duiden. De beste manier om ATTN te gebruiken in e-mailcorrespondentie is door dit in de onderwerpregel op te nemen. Zo is het duidelijk voor wie het bericht is en is de kans groter dat je e-mail door de juiste ontvanger wordt gelezen.
Stappen
Methode 1 van 3: ATTN toevoegen aan een e-mail
Stap 1. Begin de onderwerpregel met ATTN
In sommige gevallen, zoals bij een sollicitatie, heb je misschien alleen een generieke e-mail voor een bedrijf, maar wil je de aandacht van een bepaalde persoon of afdeling trekken. De beste manier om dit te doen, is door in de onderwerpregel "ATTN: John Smith" te schrijven.
Als u geen namen weet, kunt u ook 'ATTN: Hiring Manager' of 'ATTN: Marketing Department' schrijven
Stap 2. Neem andere relevante informatie op in de onderwerpregel
Naast het trekken van de aandacht van een bepaalde persoon of groep mensen, moet u ook enkele belangrijke details over de inhoud van uw e-mail opnemen. Dit maakt het relevanter en het zal waarschijnlijk sneller worden geopend en gelezen.
U kunt bijvoorbeeld zeggen "ATTN: John Smith re: Content Marking Position."
Stap 3. Start de hoofdtekst van de e-mail met ATTN wanneer de onderwerpregel vol is
U kunt ook een ATTN-bericht opnemen in de hoofdtekst van een e-mail of in een bijgevoegd document. Zo communiceer je toch voor wie het bericht bedoeld is en kun je de onderwerpregel alleen gebruiken om het doel van de e-mail aan te geven. Dit kan nodig zijn wanneer u een e-mail beantwoordt en de onderwerpregel al is aangemaakt.
- U kunt bijvoorbeeld de hoofdtekst van de e-mail beginnen door "ATTN: Sandeep Kumar" te zeggen
- Misschien wilt u de ATTN-indicator opnemen in zowel de onderwerpregel als de hoofdtekst van de e-mail.
Methode 2 van 3: Bepalen wanneer ATTN in e-mails moet worden gebruikt
Stap 1. Gebruik ATTN wanneer u niet over het e-mailadres van de gewenste ontvanger beschikt
Als u het directe e-mailadres niet weet van de persoon of afdeling die u moet bereiken, kunt u een e-mail sturen naar het contactadres op een bedrijfswebsite. Vervolgens geeft u in de onderwerpregel met ATTN aan aan wie het bericht moet worden gericht.
Stap 2. Neem ATTN op in interne communicatie
Gebruik ATTN wanneer u een interne memo schrijft die relevant kan zijn voor een aantal mensen binnen uw afdeling of groep, maar de directe aandacht van een of twee personen vereist. Zo houd je toch iedereen op de hoogte, maar geef je ook prioriteit aan wie de boodschap direct aanspreekt.
Je zou kunnen schrijven "ATTN: Mary Smith re: verkoopdoelen" maar stuur het bericht naar het hele verkoopteam
Stap 3. Geef door middel van ATTN aan dat uw e-mail belangrijk is
U kunt ook aangeven dat iets onmiddellijk aandacht behoeft door het acroniem ATTN in uw onderwerpregel te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld schrijven "Payroll statements vereisen dringende ATTN."
Methode 3 van 3: Ervoor zorgen dat uw e-mails de aandacht trekken
Stap 1. Voeg een onderwerpregel toe
Wanneer u een e-mail verzendt, is het erg belangrijk dat u altijd een onderwerpregel opneemt. Dit is een kans voor u om uw e-mail te laten opvallen en ook wat details te geven over de inhoud van de e-mail. Een e-mail die geen onderwerpregel bevat, zal eerder worden verwijderd of verloren gaan in de inbox, of het zal de ontvanger irriteren omdat ze gedwongen zijn de e-mail te openen om erachter te komen waar het over gaat.
Stap 2. Houd de onderwerpregel kort
De meeste e-mailinboxen zullen slechts ongeveer 60 tekens van de onderwerpregel weergeven en een mobiele telefoon zal slechts ongeveer 25 tot 30 tekens weergeven. Houd daarom de onderwerpregel kort en schrijf de belangrijkste informatie eerst.
Korte formulieren, zoals "ATTN" en "RE" maken het gemakkelijker om meer informatie in de onderwerpregel op te nemen
Stap 3. Schrijf iets pakkends
Inboxen worden vaak overspoeld met spam en promotiemateriaal en veel mensen verwijderen e-mails voordat ze zelfs maar worden geopend. Als u iemand e-mailt die u niet direct kent, is het belangrijk dat uw e-mail opvalt. U kunt de aandacht van de ontvanger trekken door een pakkende en creatieve onderwerpregel te schrijven.
- Je zou kunnen schrijven "Ik wil niets van je" als je contact zoekt met iemand die je bewondert, maar die je nog nooit persoonlijk hebt ontmoet. Dit kan bijvoorbeeld een favoriete auteur zijn of iemand naar wie u opkijkt in uw branche.
- Als alternatief zou je kunnen zeggen: "verdien meer geld door je klantenbestand uit te breiden". Dit zou handig zijn als u zakelijke contacten wilt leggen en wilt dat uw e-mails worden geopend.
Stap 4. Voeg belangrijke details toe
Het is erg belangrijk dat u altijd belangrijke informatie over de inhoud van de e-mail opneemt. Als je een e-mail schrijft naar een co-working over een project, zorg er dan voor dat je de titel van het project in de onderwerpregel zet. Zo weet je collega waar het over gaat en kan hij zo nodig prioriteiten stellen.
- Je kunt ook iets zeggen als 'antwoord nodig'. Hierdoor krijgt uw e-mail waarschijnlijk meer prioriteit.
- Als alternatief zal het schrijven van "snelle vraag over: lunchbijeenkomst" waarschijnlijk aandacht krijgen omdat het aangeeft dat het een gemakkelijk antwoord zal zijn.
