Het schrijven van een vriendelijke herinneringsmail kan lastig zijn. Je wilt niet opdringerig of ongeduldig overkomen, maar het is wel belangrijk om je boodschap over te brengen. Zet een vriendelijke toon in uw e-mail met begroetingen en verzachte uitdrukkingen. Bedek de benodigdheden van uw herinneringsmail, zodat de ontvanger duidelijk weet wat u wilt. Zorg voor een foutloze e-mail zodat je niet alleen vriendelijk, maar ook professioneel overkomt.
Stappen
Deel 1 van 3: Een vriendelijke toon zetten
Stap 1. Begroet de ontvanger
In zakelijke situaties moet u mogelijk een standaardbegroeting gebruiken, zoals 'Beste die-en-die'. Gepersonaliseerde e-mails worden echter steeds meer standaard. Enkele e-mailbegroetingen die u kunnen helpen om vanaf het begin een vriendelijke toon aan te slaan, zijn onder meer:
- hallo John
- Hoi
- Dat is lang geleden
- Hallo!
Stap 2. Verwijs uw verbinding naar de ontvanger
Als je je gewoon aan de herinnering houdt, kan je bericht koud overkomen. Verwijs naar uw persoonlijke band met de ontvanger door zinnen op te nemen die reflecteren op uw vriendschap en gedeelde ervaringen. Deze kunnen zijn:
- Hoe gaat het op school?
- Mijn vriend, hoe gaat het met je?
- Ik heb zo'n geweldige tijd met je gehad afgelopen weekend.
- Wanneer hebben we elkaar voor het laatst gesproken, een maand geleden?
- Die reis die we samen maakten was geweldig! Straks moeten we het nog een keer doen.
Stap 3. Verzacht je uitdrukkingen
Dit is vooral belangrijk voor het herinneringsgedeelte van de e-mail. Als het al een tijdje geleden is dat je contact hebt gehad met de ontvanger, kan het gepast zijn om een lichte verontschuldiging of excuus aan te bieden om alleen ter herinnering in contact te komen. Enkele voorbeelden van verzachte uitdrukkingen zijn:
- Ik weet dat het een tijdje geleden is dat we elkaar hebben gesproken, maar ik wilde je eraan herinneren…
- De dingen waren zo hectisch met de nieuwe baby, dat ik er net aan herinnerde je eraan te herinneren…
- Ik weet dat je het druk hebt gehad, dus ik wilde je niet lastigvallen, maar ik wilde je een herinnering sturen…
Stap 4. Wees beleefd
Als de herinnering belangrijk is, is het gemakkelijk om te sterk over te komen. Houd er rekening mee dat de ontvanger dingen in zijn leven heeft. Vergeet niet om "alstublieft" en "dank u" en gelijkwaardige uitdrukkingen te zeggen. U kunt beleefde zinnen gebruiken als:
- Sorry dat ik u stoor, maar ik wilde zeker weten…
- Als u deze e-mail zou willen beantwoorden zodra u tijd heeft…
- Bedankt dat u de tijd heeft genomen om een antwoord op deze herinnering te lezen. Dat kan ik waarderen.
- Ik kijk uit naar uw reactie.
Deel 2 van 3: De benodigdheden dekken
Stap 1. Gebruik een onderwerpregel
Je hoeft geen slimme onderwerpregel te schrijven. Degenen die duidelijk en to the point zijn, zullen het nuttigst zijn. Hierdoor weet de ontvanger in één oogopslag wat het doel van de e-mail is. Enkele veelvoorkomende opties voor een vriendelijke e-mailherinnering kunnen zijn:
- Inchecken
- Snelle herinnering over…
- Aanstaande reis/evenement/etc.
- Personeelsbezetting voor reis/evenement/etc.
Stap 2. Vergeet niet uw herinnering toe te voegen
Als je zo je best doet om vriendelijk en beleefd te zijn, kan het gemakkelijk zijn om iets belangrijks weg te laten, zoals de eigenlijke herinnering. Zet je herinnering aan het begin van de e-mail, kort na de begroeting en een korte persoonlijke connectie. Bijvoorbeeld:
- "Hoi, Het is een tijdje geleden dat we elkaar gesproken hebben, Ben. Hoe gaat het met je vrouw en kinderen? Die van mij houden me behoorlijk bezig, maar ik wilde even met je overleggen over…"
-
Hallo!
Oma, ik wilde je een bericht sturen. Sorry dat ik het zo druk heb gehad. Ik wilde je alleen herinneren aan onze lunchafspraak…"
Stap 3. Gebruik beknopte taal
Het is over het algemeen waar dat beleefde taal langere uitdrukkingen gebruikt. De uitdrukking 'Harder werken' zou bijvoorbeeld beleefder zijn als 'Het zou een goed idee kunnen zijn als je harder zou werken'. Hoewel ze beleefd zijn, kunnen deze lange uitdrukkingen het moeilijk maken om de focus van uw e-mail te bepalen.
Gebruik een vereenvoudigde structuur voor uw e-mail. Dit kan er ongeveer zo uitzien: Begroeting (opening) → Persoonlijke connectie → Herinnering → Afscheid (afsluiten)
Stap 4. Bewerk onnodige informatie
Vraag jezelf voor elke zin en elk deel van elke zin af: "Is dit nodig?" In sommige gevallen kan 'noodzakelijk' iets zo breeds betekenen als 'Het is noodzakelijk, zodat mijn e-mail niet koud klinkt'. Verwijder onnodige delen van de e-mail.
Over het algemeen kunnen bijwoorden (zoals "heel", "echt", "echt", "extreem" en "zeker") worden verwijderd om uw bericht beknopter te maken
Stap 5. Sluit de e-mail af met een valediction
'Valedictie' is een mooi woord dat 'afscheid nemen' betekent. Afscheidsbrieven omvatten uitdrukkingen als 'Beste', 'Met vriendelijke groeten', 'Hoogachtend' en 'Met vriendelijke groet'. Uw handtekening moet uw afscheid volgen. Deze algemene afscheidswoorden kunnen echter onpersoonlijk overkomen. Je zou iets kunnen proberen als:
- Je vriend
- Proost
- Het beste
- Fijne dag
- Tikkie jij bent 'm
- Ik kijk ernaar uit iets van je te vernemen
Deel 3 van 3: Zorgen voor een foutloze e-mail
Stap 1. Proeflees uw e-mail
Zelfs als u een of twee keer snel door uw e-mail bladert, worden veel eenvoudige fouten geëlimineerd die mogelijk zijn binnengeslopen tijdens het schrijven ervan. Nadat u klaar bent met schrijven, controleert u uw e-mail op spelling en grammatica.
- Veel e-maildiensten hebben een gratis grammatica- en spellingcontrole. De kwaliteit hiervan is afhankelijk van uw e-mailprovider. In sommige gevallen zijn deze checkers mogelijk niet erg nauwkeurig.
- Vergeet niet om uw onderwerpregel, uw begroeting en uw afscheid (afsluiting) te controleren. Het is gemakkelijk om deze te verdoezelen en je te concentreren op alleen de hoofdtekst van je e-mail.
Stap 2. Lees je e-mail hardop voor
Als je een belangrijke e-mail schrijft, of als je echt bijzonder vriendelijk of beleefd tegen iemand wilt zijn, lees je e-mail van begin tot eind hardop voor. Klinkt het gemoedelijk? Als dit het geval is, is uw e-mail klaar om te verzenden.
Herschrijf zinnen of passages die onhandig klinken. Gebruik uw gezond verstand bij het evalueren hiervan. Dit verschilt van persoon tot persoon, afhankelijk van uw manier van spreken
Stap 3. Laat een andere persoon de e-mail bekijken
Voor belangrijke communicatie, zoals die voor zakelijke doeleinden, wilt u misschien dat iemand anders de herinnering controleert voordat u deze verzendt. Als je een beknopte e-mail hebt geschreven, kost dit over het algemeen weinig tijd en kan het helpen om zelfs de kleinste fouten op te sporen.
- Controleer uw online berichtenservice. Stuur online een bericht naar een vriend met de vraag: "Hé, zou je een korte e-mail kunnen lezen die ik moet verzenden? Het duurt maar een minuutje."
- Vergeet niet om je dankbaarheid te uiten aan iedereen die je e-mail leest. Ze doen je tenslotte een plezier.
