Het openen van uw e-mailinbox kan zijn als het openen van een doos van Pandora met onvoldoende grammatica, slechte spelling en slechte smaak. Bedenk welke indruk uw e-mails op anderen maken; het is altijd het juiste moment om uw e-mails te onderscheiden van de rest. Volg deze stappen en verbeter uw e-mailetiquette.
Stappen
Stap 1. Houd uw e-mail beknopt, gemoedelijk en gefocust
Het is moeilijker om brieven op een computerscherm te lezen dan op een vel papier, dus houd e-mails kort en bondig. Hoewel er geen ideale e-maillengte is, moet u zinnen kort houden, ongeveer 8-12 woorden, en ruimte laten tussen alinea's.
Kom in een zakelijke e-mail meteen ter zake: "Ik hoop dat u…" "Ik denk dat we moeten…" enz. helemaal vooraan, waardoor de zaak in de volgende regels wordt weergegeven. Veel mensen lezen alleen de eerste paar regels voordat ze besluiten te reageren of op te slaan voor later. Die lijn zou genoeg van het "vlees" moeten geven om een weloverwogen beslissing mogelijk te maken. Voor persoonlijke e-mails is het vaak een leuk idee om te beginnen met een korte persoonlijke notitie voordat u ingaat op het hoofdpunt van uw e-mail
Stap 2. Vermijd mooie opmaak
Door lettertypen en kleuren te wijzigen, opsommingstekens in te voegen of HTML te gebruiken, kan een e-mail er bizar uitzien of onleesbaar worden voor de ontvanger, zelfs als de opmaak er op uw computer goed uitziet. Hou het simpel.
Stap 3. Beperk bijlagen
Voeg geen bijlage toe, tenzij dit echt nodig is. Houd bijlagen zo klein mogelijk. De meeste e-mailprogramma's kunnen bijlagen tot 1 MB verzenden en ontvangen, maar meer dan dat kan lastig zijn voor u of de ontvanger, en zelfs kleinere bestanden kunnen lang duren om te openen als de e-mailverbinding van de ontvanger traag is. Als u een groter bestand moet verzenden, comprimeer of zip het dan of gebruik online services waarmee u grote bestanden kunt verzenden, zoals YouSendIt.com. Als u meerdere pagina's moet verzenden, zoals vergaderplannen of grote tekstcorrecties, stuur dan een fax of een getypte set pagina's in een brief.
- Zip e-mailbijlagen niet tenzij nodig. Tenzij een bijlage te groot is om op een andere manier te verzenden, loopt u het risico de tijd van uw ontvanger te verspillen en hen mogelijk de toegang tot uw bijlagen te belemmeren. Veel mobiele apparaten kunnen zip-bestanden niet decomprimeren. Bovendien is het overbodig omdat veel gangbare bestanden zoals.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word en Powerpoint) al in een gecomprimeerd formaat zijn.
- Houd er rekening mee dat veel mensen of bedrijven geen bijlagen openen van iemand die ze niet kennen, en dat sommige e-mailaccounts zijn ingesteld om automatisch e-mails met bijlagen naar de spammap te sturen, dus als u bijvoorbeeld solliciteert naar een baan, zorg ervoor dat u de instructies van de ontvanger met betrekking tot bijlagen volgt. Als er geen instructies worden gegeven, stuur dan nog een e-mail om de ontvanger te laten weten dat je een e-mail met een bijlage gaat verzenden.
Stap 4. Denk na voordat u verzendt
Stuur geen e-mails als je emotioneel bent. Voel je vrij om het onderwerp en de tekst van de e-mail te schrijven en vervolgens op te slaan. Voeg de ontvangers pas toe en verstuur deze pas nadat je hebt nagedacht over wat je verstuurt; je zou van gedachten kunnen veranderen en er beter van worden.
E-mail is ook een hulpmiddel geworden om mensen dingen te vragen of te vertellen die je normaal gesproken nooit persoonlijk zou zeggen (heb je je ooit afgevraagd waarom je instinctief online een ander persoon wordt?). Als je iemand stuurt iets, herlees het en vraag jezelf af of je dit tegen hen zou zeggen als ze naast je zouden staan, of face-to-face. Als het over een gevoelig onderwerp gaat, lees het dan twee keer.
Stap 5. Wees voorzichtig met afkortingen en emoticons
Dit kan acceptabel zijn in een informele e-mail, zoals met een vriend. In een formele brief hoef je echter niet iemand te vertellen dat je "hardop lacht", mensen vinden het misschien ongepast en kunnen het gevoel hebben dat je lichtzinnig bent.
Sommige afkortingen, zoals 'BTW' voor 'By the Way', worden vaak gebruikt in e-mails en zijn over het algemeen acceptabel, behalve in formele, professionele e-mails
Methode 1 van 3: Nieuwe e-mails schrijven
Stap 1. Gebruik de ontvangersvelden correct
Van geadresseerden in het "aan"-veld wordt verwacht dat ze actie ondernemen, en die op "CC" zijn bedoeld om collega's of bazen op de hoogte te houden.
- Wees voorzichtig met het aanvragen van ACTIE van meer dan één persoon in het veld "Aan:". Dit kan leiden tot meerdere inspanningen voor dezelfde taak, of geen inspanning omdat wordt aangenomen dat iemand anders het verzoek afhandelt.
- Als u een e-mail stuurt naar een lijst met mensen wiens adressen u privé wilt houden, zet ze dan allemaal in het BCC-veld en uw eigen adres in het "aan"-veld.
- Als je iemand uit de discussie wilt verwijderen (bijvoorbeeld als ze je aan iemand anders hebben voorgesteld, en nu zijn jij en die persoon wat details aan het uitwerken en je wilt de inbox van de introducer niet laten vastlopen) het adres van de persoon van het "aan"- of CC-veld naar het BCC-veld.
Stap 2. Maak de onderwerpregel nuttig
Een goede onderwerpregel geeft een nuttige samenvatting van de inhoud van de e-mail, waardoor de lezer snel klaar is. E-mailinboxen worden vaak overspoeld, dus een goede onderwerpregel helpt de ontvanger om de prioriteit van uw e-mail te bepalen. Het helpt ook om te voorkomen dat uw e-mail wordt verwijderd voordat deze zelfs maar is gelezen. Aangezien het onderwerp het eerste is dat uw ontvanger ziet, dient u het foutloos en beknopt te houden en algemene regels zoals "Hoi", "Wat is er" of de naam van de ontvanger te vermijden (deze laatste kan worden geblokkeerd door anti-spamfilters).
Geef geen prioriteit aan uw berichten voor de ontvanger. Maak er een gewoonte van om elke e-mail te markeren als "Dringend!" of "Hoge prioriteit" of uw e-mails worden behandeld als de jongen die wolf riep en ze worden allemaal genegeerd. Het is irritant en aanmatigend om aan te nemen dat uw e-mailverzoek hoger in de wachtrij staat dan dat van iemand anders, vooral in een werkcontext Wees hoffelijk genoeg om de ontvanger de eer te geven om voor zichzelf uit te werken hoe hij prioriteit kan geven aan uw bericht
Methode 2 van 3: E-mails beantwoorden
Stap 1. Wees voorzichtig met wie u op antwoorden kopieert
Als u een bericht beantwoordt en vervolgens CC: een derde partij die niet door de oorspronkelijke afzender is opgenomen, moet u er zeker van zijn dat de oorspronkelijke afzender er niet boos over zal zijn. Deze informatie was mogelijk "alleen voor uw ogen". Dit is vooral belangrijk als de oorspronkelijke afzender uw werkbegeleider is. Wees voorzichtig met het gebruik van BCC:. Dit kan averechts werken als de persoon die BCC:'d is, antwoordt zonder te hebben gezien dat hun exemplaar een blind exemplaar was.
Stap 2. Bepaal op wie u moet antwoorden
E-mails die naar u worden verzonden, vereisen over het algemeen dat u alleen de afzender beantwoordt, maar voor e-mails die naar meerdere personen worden verzonden, moet u mogelijk de optie "Allen beantwoorden" kiezen om uw reactie naar iedereen te sturen. Wees verstandig; het constant gebruiken van "Allen beantwoorden" zorgt voor een overvloed aan rendement en laat berichten wegkwijnen in de inbox van veel mensen. Overweeg de gevolgen van het ontvangen van een e-mail, op alles beantwoorden en het gaat uit naar twintig mensen en dan die twintig mensen op allemaal beantwoorden; het kan heel snel worden samengevoegd tot honderdduizenden e-mails en iedereen voelt zich gedwongen om op "allen beantwoorden" te klikken om iedereen op de hoogte te houden, omdat niemand weet wie het moet lezen en wie niet.
Stap 3. Denk twee keer na voordat je antwoordt om gewoon bedankt te zeggen
Sommige mensen willen geen e-mail met 'Bedankt'. Dit kost extra tijd om de e-mail te openen en te lezen om te lezen wat u al weet. Sommige mensen gebruiken een regel met de tekst "NTN" - "Nee, bedankt."
Stap 4. Vat lange discussies samen
Het is vervelend om door pagina's met antwoorden te bladeren om een discussie te begrijpen. In plaats van door te gaan met het doorsturen van een berichtreeks, neemt u even de tijd om deze samen te vatten voor uw lezer(s).
Stap 5. Zorg ervoor dat u informatie opneemt waarop u reageert
Veel mensen en bedrijven schrijven en beantwoorden elke dag honderden e-mails. Vermijd het verzenden van een onduidelijke e-mail waarin alleen 'Ja' staat. Voeg de vraag toe die de ontvanger heeft gesteld, zodat ze weten waar je op reageert. Laat de ontvanger niet meer dan één bericht in de geschiedenis naar beneden scrollen.
Stap 6. Reageer snel
Als je wat onderzoek of nadenken moet doen voordat je op een e-mail reageert, of als je het te druk hebt om snel een volledig antwoord te schrijven, stuur dan een korte reactie om de afzender te laten weten dat je de e-mail hebt ontvangen en wanneer je zult reageren.
Stap 7. Wees proactief
Wanneer u een e-mail beantwoordt, kunt u iedereen wat tijd besparen door te anticiperen op eventuele vragen of zorgen die uw antwoord kan oproepen. Behandel deze in uw antwoord voordat iemand een nieuwe e-mail moet sturen om ernaar te vragen.
Methode 3 van 3: Enkele fundamentele dingen die u niet mag doen
Stap 1. Stuur geen e-mails door die privé zijn
Vermijd bijvoorbeeld het doorsturen van een e-mail met een geheim, vooral als de persoon die je e-mailt niet wil dat je dat doet. Als u dit doet, kan de ontvanger mogelijk het vertrouwen in u verliezen en kan uw relatie in de war raken. Dat wil je natuurlijk niet.
Stap 2. Verspreid geen geruchten over mensen
Als je in de verleiding komt om dit te doen, verplaats jezelf dan in de schoenen van de ander en denk na over hoe je je zou voelen als die persoon geruchten over jou zou verspreiden. Als je vriend bijvoorbeeld de reputatie heeft gemeen en bazig te zijn, bedenk dan hoe je je zou voelen als je vriend je andere vrienden zou vertellen over een van je eigenaardigheden. Je zou niet erg blij zijn, toch?
Stap 3. Vermijd het bespreken van privézaken van mensen
Laat je vriendin bijvoorbeeld niet weten dat haar vriendin het heeft uitgemaakt met een ex-vriendje. E-mail is niet volledig privé, dus het is mogelijk dat de persoon wiens bedrijf je bespreekt de e-mails ziet en boos op je wordt en/of zich schaamt, en dit kan je relatie met die persoon verpesten.
Stap 4. Vermijd vlammen
Vlammen zijn in feite beledigingen die online worden verzonden om je te beledigen, dus het is belangrijk om geen vlammen naar andere mensen te sturen of vlammenoorlogen te beginnen. Dit kan de ander boos maken, en je kunt ook je account hiervoor laten schorsen.
Stap 5. Vermijd het delen van persoonlijke informatie van anderen zonder toestemming
Dit kan van alles zijn, van iemands leeftijd tot de naam van de school waar hij of zij naar toe gaat. Verplaats jezelf in de schoenen van de ander -- hoe zou je je voelen als iemand je vriend het adres van je huis zou geven? Je zou niet erg blij zijn, dus zorg ervoor dat je toestemming krijgt voordat je iemands persoonlijke informatie met anderen deelt via e-mail, of doe dit helemaal niet.
Stap 6. Stuur geen e-mail als je boos bent
Het zal laten zien dat je boos bent en dat je de persoon van streek kunt maken. Als je bijvoorbeeld boos bent op iemand op het werk en je e-mailt die persoon een grote tirade in hoofdletters, kan dit ertoe leiden dat de persoon die je hebt gemaild geïrriteerd raakt. Dit is hetzelfde met het beantwoorden van e-mails; als je boos bent op iemand die je een bepaald bericht heeft gestuurd, wacht dan met antwoorden tot je gekalmeerd bent.
Voorbeeld e-mails
Voorbeeld van een herinneringsmail voor een telefonische vergadering
Ondersteuning wikiHow en ontgrendel alle voorbeelden.
Voorbeeld e-mail met een nieuw beleid
Ondersteuning wikiHow en ontgrendel alle voorbeelden.
Voorbeeld e-mail professor over een vraag
Ondersteuning wikiHow en ontgrendel alle voorbeelden.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Standaard lettertypen maken het lezen gemakkelijker. Bijvoorbeeld Arial, Cambria en Narrow. Houd de lettergrootte normaal, over het algemeen niet meer dan 15. Als u op een speciale of nadrukkelijke manier de aandacht wilt trekken, gebruikt u vetgedrukte of cursieve lettertypen. Dit is oneindig veel beter dan door alle hoofdletters heen schreeuwen.
- Als je een vlam ontvangt, verwijder deze dan onmiddellijk om te voorkomen dat je een vlammenoorlog begint.
- Onthoud dat uw toon niet te horen is in e-mail. Heb je ooit een poging gedaan tot sarcasme in een e-mail, en de ontvanger vatte het verkeerd op? E-mailberichten brengen de nuances van verbale communicatie niet over. In een poging om de toon van de stem af te leiden, gebruiken sommige mensen emoticons, maar gebruik ze spaarzaam zodat je niet onprofessioneel overkomt.
Ga er ook niet vanuit dat het gebruik van een smiley-emoticon een moeilijke boodschap zal temmen.
- Vermijd het gebruik van e-mail als middel om persoonlijk contact te ontwijken. "We zullen je een e-mail sturen" is vaak de meest irritante zin voor iedereen. E-mailen mag het idee van persoonlijk contact of zelfs telefoongesprekken niet uit de weg gaan. Gebruik ook geen e-mail om een ongemakkelijke situatie te ontwijken, zoals excuses aanbieden of een fout verdoezelen.
- Beëindig uw e-mail beleefd. Afsluiten met een uitspraak als 'Beste wensen', 'Veel succes' of 'Bij voorbaat dank voor uw hulp' kan zelfs een harde e-mail verzachten en een gunstiger antwoord uitlokken.
- Pas op met het zoeken van bonnetjes. Hoewel er bepaalde gevallen zijn waarin een ontvangstbewijs nodig kan zijn voor het bijhouden van gegevens of het bewijs van ontvangst, is dit meestal alleen maar irritant en dwingt het de lezer om aanvullende acties uit te voeren om uw e-mail af te handelen. Als iets echt dringend is, of als u er echt zeker van moet zijn dat de ontvanger uw bericht heeft, pak dan de telefoon en gebruik die in plaats daarvan.
- Als je iets toegestuurd krijgt waar je je ongemakkelijk bij voelt, zoals een doorgestuurd gerucht, verwijder het dan. Je zou hier geen deel van willen uitmaken.
Waarschuwingen
- Vermijd cyberpesten. Het is illegaal en kan grote gevolgen hebben voor andere mensen, vooral tieners (het kan bijvoorbeeld zelfmoord veroorzaken).
- Gebruik niet alle doppen. Dit is een onnodige oefening en het kan uw ontvanger irriteren, waardoor u in ruil daarvoor een vlambrief krijgt. Alle hoofdletters worden beschouwd als het equivalent van "schreeuwen".
- Afzien van het doorsturen van Chain Mail. Er zouden maar heel weinig mensen zijn die het leuk vinden om constant onnodige berichten te ontvangen. Dit soort e-mails is berucht vanwege het besmetten van gevaarlijke en schadelijke virussen die van en naar computers kunnen worden overgebracht. Streef ernaar om alleen berichten door te sturen die u rechtstreeks van bekende geadresseerden hebt ontvangen.
- Gebruik uw werkhandtekening niet voor persoonlijke e-mails - u komt dan onvriendelijk over.
