Deze wikiHow leert je hoe je gegevens in een Excel-spreadsheet kunt opschonen wanneer je Windows of macOS gebruikt. Spellingcontrole uitvoeren, dubbele gegevens verwijderen, zoeken en vervangen en overschakelen naar een consistent hoofdlettergebruik kunnen allemaal de kwaliteit van uw werkmap verbeteren.
Stappen
Methode 1 van 4: Spellingcontrole gebruiken
Stap 1. Open uw spreadsheet in Excel
Dit doe je door te dubbelklikken op het bestand op je computer.
Voordat u wijzigingen aanbrengt in een spreadsheet, moet u er altijd voor zorgen dat u een back-up hebt
Stap 2. Druk op de F7-toets op het toetsenbord
Dit opent het Spelling-venster, waarin de eerste mogelijke fout in de spreadsheet wordt weergegeven.
Stap 3. Corrigeer een fout
Als de fout iets is dat u wilt corrigeren, zijn er verschillende manieren om dit te doen:
- Als u de juiste correctie ziet in het vak "Suggesties", selecteert u deze en klikt u op Wijziging.
- Als u de juiste spelling kent, typt u de correctie in het vak bovenaan het venster en klikt u vervolgens op Wijziging.
- Wees op uw hoede bij het gebruik Verander alles, omdat je misschien iets verandert dat niet veranderd hoefde te worden. Als u bijvoorbeeld alle instanties van "van" in "vorm" hebt gewijzigd, kunt u een zin verknoeien die het woord "van" nodig heeft.
Stap 4. Beslis wat te doen met een woord dat echt correct is
Excel kan een woord tegenkomen dat een eigennaam, gespecialiseerde of slangterm is, of iets in een andere taal dat geen correctie behoeft. Je hebt een aantal opties om hiermee om te gaan:
- Klik Negeren om naar de volgende fout te gaan, of Negeer alles om alle instanties van dit woord over te slaan.
- Klik Toevoegen aan woordenboek om ervoor te zorgen dat Excel dit woord/de spelling in de toekomst als correct beschouwt.
Methode 2 van 4: Dubbele waarden verwijderen
Stap 1. Open uw spreadsheet in Excel
Dit doe je door te dubbelklikken op het bestand op je computer.
Voordat u wijzigingen aanbrengt in een spreadsheet, moet u er altijd voor zorgen dat u een back-up hebt
Stap 2. Klik op het tabblad Gegevens
Het staat bovenaan Excel.
Stap 3. Klik op Duplicaten verwijderen
Het staat in de groep "Gegevenshulpmiddelen" in de lintbalk bovenaan Excel. Er verschijnt een dialoogvenster.
Stap 4. Selecteer kolommen die u wilt controleren
Vink het vakje naast elke kolomnaam aan om die kolom te controleren op dubbele waarden.
- Als u snel alle kolommen tegelijk wilt selecteren, klikt u op het vakje naast 'Alles selecteren'.
- Als u alle kolommen wilt deselecteren, klikt u op het vakje naast 'Alles deselecteren'.
Stap 5. Klik op OK
U ziet een bericht waarin wordt vermeld hoeveel duplicaten zijn verwijderd. Als er geen duplicaten zijn gevonden, ziet u een bericht waarin staat dat er geen dubbele waarden zijn verwijderd.
Stap 6. Klik op OK
Dit sluit het venster.
Methode 3 van 4: Tekst zoeken en vervangen
Stap 1. Open uw spreadsheet in Excel
Dit doe je door te dubbelklikken op het bestand op je computer.
- Gebruik deze methode om naar een tekstreeks te zoeken en deze door iets anders te vervangen.
- Voordat u wijzigingen aanbrengt in een spreadsheet, moet u er altijd voor zorgen dat u een back-up hebt.
Stap 2. Druk op Ctrl+F (Windows) of ⌘ Command+F (macOS).
Dit opent het venster Zoeken en vervangen.
Stap 3. Klik op het tabblad Vervangen
Dit is het tweede tabblad bovenaan het venster.
Stap 4. Typ wat u zoekt in het vak "Zoeken naar"
Zorg ervoor dat u spaties opneemt indien van toepassing. Vermijd ook vreemde spaties voor of na termen.
- U kunt jokertekens gebruiken zoals * en ? bij je zoektocht.
- Bijv.: Typ s*d om te zoeken naar een woord dat begint met "s" en eindigt met "d" (bijvoorbeeld verdrietig, gestart, overgeslagen).
- Bijvoorbeeld: typ s?d om te zoeken naar een woord dat begint met "s", eindigt met "d," en één letter in het midden heeft (bijvoorbeeld sad, sid, sod).
Stap 5. Typ de vervangende tekst in het veld "Vervangen door"
Voor de vervangende tekst gelden dezelfde regels.
Stap 6. Klik op Opties om extra filters in te stellen
Op dit scherm kunt u ervoor kiezen om alleen bepaalde rijen, kolommen of bladen in de werkmap te zoeken. Dit is optioneel.
Stap 7. Klik op Volgende zoeken
Hiermee wordt de eerste overeenkomst weergegeven, als die er is.
Stap 8. Klik op Vervangen om de zoekterm te vervangen door de vervangende tekst
Als je wilt, kun je klikken op Vervang alles om alle exemplaren van de gevonden tekst te vervangen door de vervangende tekst.
Wees voorzichtig met Vervang alles, omdat u per ongeluk iets kunt corrigeren dat geen correctie behoeft.
Methode 4 van 4: Tekstgevallen wijzigen
Stap 1. Open uw spreadsheet in Excel
Dit doe je door te dubbelklikken op het bestand op je computer.
- Gebruik deze methode als uw gegevens hoofdletterfouten bevatten, zoals alle hoofdletters, alle kleine letters of een andere verkeerde configuratie.
- Voordat u wijzigingen aanbrengt in een spreadsheet, moet u er altijd voor zorgen dat u een back-up hebt.
Stap 2. Maak een tijdelijke kolom naast de gegevens die u wilt wijzigen
Als uw gegevens kolomkoppen bevatten, typ dan een koptekst in de eerste cel van de tijdelijke kolom.
Stap 3. Typ de formule voor de case-functie in de eerste cel
Als er een kolomkop is, typt u de formule in de cel eronder. De formule varieert afhankelijk van wat u wilt doen:
- Typ =PROPER(cel) om de hoofdletters van een celwaarde te wijzigen in de juiste hoofdletters (bijv. Naam, Ras, Adres). Vervang "cel" door het eerste celnummer dat u wilt wijzigen (bijvoorbeeld B2).
- Typ =UPPER(cel) om de hoofdletters van een celwaarde te wijzigen in hoofdletters (bijv. NAAM, RAS, ADRES). Vervang "cel" door het eerste celnummer dat u wilt wijzigen (bijvoorbeeld B2).
- #* Typ =LOWER(cell) om de hoofdletters van een celwaarde te wijzigen in kleine letters (bijv. naam, ras, adres). Vervang "cel" door het eerste celnummer dat u wilt wijzigen (bijvoorbeeld B2).
Stap 4. Druk op ↵Enter of Keer terug.
De cel met de formule bevat nu de nieuwe indeling voor hoofdletters voor de cel.
Stap 5. Klik op de cel
De cel is nu gemarkeerd en omgeven door een vak.
Stap 6. Sleep de rechterbenedenhoek van het vak naar het einde van de kolomgegevens
Hiermee wordt de formule toegepast op alle andere cellen in de kolom.
