Door een Excel-bestand naar een PDF te converteren, kunnen mensen het bestand gemakkelijker openen en bekijken op verschillende platforms, zelfs als ze geen Microsoft Office hebben. PDF's zijn ook gemakkelijker af te drukken en te verspreiden dan Excel-spreadsheets. Als je Microsoft Excel hebt, kun je je spreadsheet eenvoudig converteren naar een PDF door deze op te slaan of te exporteren in de app. Als je geen Excel hebt, kun je Google Spreadsheets, een tool op Google Drive, gebruiken om de conversie gratis uit te voeren.
Stappen
Methode 1 van 3: Google Drive gebruiken
Stap 1. Ga naar
Als u een Excel-spreadsheet naar PDF moet converteren, maar geen Excel hebt, hoeft u zich geen zorgen te maken: u kunt tools gebruiken die in uw Google-account zijn ingebouwd om de conversie gratis uit te voeren.
Als u nog niet bent aangemeld bij uw Google-account, logt u in wanneer daarom wordt gevraagd
Stap 2. Klik op +Nieuw
Het staat in de linkerbovenhoek van uw Google Drive.
Stap 3. Klik op Bestand uploaden
Dit opent de bestandsbrowser van uw computer.
Stap 4. Selecteer uw Excel-spreadsheet en klik op Openen
Hiermee wordt de spreadsheet geüpload naar uw Google Drive.
Stap 5. Klik op het Excel-spreadsheet in uw Google Drive
Hiermee wordt de spreadsheet geopend in Google Spreadsheets, de gratis spreadsheeteditor van Google.
Stap 6. Klik op het menu Bestand en selecteer Downloaden
Een lijst met downloadopties wordt groter.
Stap 7. Klik op PDF-document (.pdf)
Hiermee wordt een voorbeeld van uw PDF weergegeven in het afdrukvenster van Google Spreadsheets.
Stap 8. Pas de lay-out van je PDF aan
Als het afdrukvoorbeeld er niet uitziet zoals u wilt, gebruik dan het rechterpaneel om eventuele wijzigingen aan te brengen voordat u doorgaat.
- De PDF wordt opgeslagen in dezelfde richting als de spreadsheet (meestal liggende modus). Als je het liever in staande (verticale) modus hebt, selecteer dan Portret onder 'Paginaoriëntatie'.
- Wijzig indien nodig de schaal (de maat/pasvorm op de pagina) en de margemaat.
- Klik Opmaak om te kiezen of u rasterlijnen en/of notities wilt weergeven, de paginavolgorde wilt aanpassen en de uitlijning wilt wijzigen.
- Om kop- en voetteksten toe te voegen aan de boven- en onderkant van pagina's, klikt u op Kop- en voettekstenen vink vervolgens de vakjes aan om te kiezen welke informatie moet worden weergegeven.
- Als uw spreadsheet veel gegevens bevat en op vreemde plaatsen afsnijdt, klikt u op AANGEPASTE PAGINA-ONDERBREKEN INSTELLEN in het rechterpaneel. Hier kunt u de blauwe lijnen slepen om aan te passen waar elke pagina begint en eindigt. Klik BEVESTIG ONDERBREKEN rechtsboven om uw wijzigingen op te slaan.
Stap 9. Klik op EXPORTEREN
Het is de blauwe knop rechtsboven. Dit vraagt u om uw nieuwe PDF op uw computer op te slaan.
Als het downloaden niet automatisch begint, kiest u een locatie waar u de PDF wilt opslaan en klikt u op Opslaan om het te downloaden.
Methode 2 van 3: Excel voor Windows gebruiken
Stap 1. Selecteer het deel van het Excel-spreadsheet dat u naar PDF wilt converteren (optioneel)
Als er slechts een bepaald deel van het Excel-bestand is dat u in PDF-indeling wilt omzetten, selecteert u dit nu. Ga anders door naar de volgende stap.
Houd er rekening mee dat PDF-conversies niet gemakkelijk kunnen worden teruggezet in een Excel-blad, maar deze methode behoudt uw originele kopie
Stap 2. Klik op het menu Bestand
Het staat in de linkerbovenhoek.
Stap 3. Klik op Exporteren in het menu
Dit opent het deelvenster Exporteren.
Stap 4. Klik op PDF/XPS maken
Zoek naar het pictogram dat eruitziet als een vel papier dat een riem draagt.
Stap 5. Klik op de knop Opties…
Hiermee kunt u de instellingen aanpassen voor het PDF-bestand dat u gaat maken.
Stap 6. Kies uw PDF-opties en klik op OK
- Als u een gebied van uw spreadsheet hebt geselecteerd om als PDF op te slaan, kiest u Selectie onder 'Wat publiceren'. Dit zorgt ervoor dat alleen dat geselecteerde gebied als PDF wordt opgeslagen.
- Als u liever het volledige zichtbare werkblad als PDF wilt opslaan, kiest u Actieve fiche(s) in plaats daarvan.
- Als u specifieke pagina's uit de werkmap wilt kiezen om als PDF op te slaan, gebruikt u de vervolgkeuzemenu's "Pagina('s)" om de eerste en laatste pagina's te definiëren.
- Klik Oke doorgaan.
Stap 7. Kies uw optimalisatie (optioneel)
Boven de knop "Opties" kunt u selecteren hoe u de PDF wilt optimaliseren. De meeste mensen kunnen bij "Standaard" blijven, tenzij de spreadsheet erg groot is. "Minimale grootte" verkleint de grootte van een groter bestand tot iets meer beheersbaar.
Als u de locatie waar u het bestand opslaat wilt wijzigen, kunt u nu naar die map in het venster navigeren
Stap 8. Geef het bestand een naam en klik op Publiceren
Hiermee exporteert u de geselecteerde informatie naar een nieuw PDF-bestand met de naam die u hebt ingevoerd.
Stap 9. Bekijk de pdf
Standaard wordt het PDF-bestand automatisch geopend voor uw beoordeling. Als het niet automatisch wordt geopend, dubbelklikt u gewoon op de naam van het bestand in de map waarin u het hebt opgeslagen.
Het is niet echt mogelijk om de PDF nu te bewerken, dus als u wijzigingen moet aanbrengen, wilt u deze in het Excel-document aanbrengen en vervolgens een nieuwe PDF maken
Methode 3 van 3: Excel voor Mac gebruiken
Stap 1. Zorg ervoor dat de kop- en voetteksten op al uw bladen hetzelfde zijn (optioneel)
Als u Excel 2011 gebruikt en meerdere werkbladen in één PDF wilt opslaan, moet elk werkblad identieke kop- en voetteksten hebben. Als dat niet het geval is, wordt elk blad als een apart pdf-document gemaakt, maar je kunt deze achteraf ook gemakkelijk samenvoegen.
- Selecteer alle werkbladen in uw hele werkmap. Om dit te doen, klikt u op het tabblad voor het eerste blad onderaan Excel, houdt u de Verschuiving en klik vervolgens op de tab van het laatste blad om alles te selecteren.
- Klik op de Lay-out tabblad en klik vervolgens op Kop- en voettekst.
- Klik op de Koptekst aanpassen… en Voettekst aanpassen… knoppen om de kop- en voetteksten voor alle bladen te bewerken.
Stap 2. Selecteer het deel van het Excel-spreadsheet dat u naar PDF wilt converteren (optioneel)
Als er slechts een bepaald deel van de spreadsheet is dat u in een PDF wilt omzetten, selecteert u dit nu. Ga anders naar de volgende stap.
PDF-conversies kunnen niet eenvoudig weer worden omgezet in een Excel-blad, maar deze methode behoudt uw originele kopie
Stap 3. Klik op het menu Bestand en selecteer Opslaan als
U kunt ook op drukken Command + Shift + S om de optie Opslaan als te openen.
Als u de PDF in een nieuwe map wilt opslaan, kunt u die map nu selecteren. # Typ een andere naam voor het bestand. De naam van het huidige Excel-bestand verschijnt in het veld "Opslaan als". U moet een andere naam invoeren (zelfs als deze net iets anders is) om te voorkomen dat u het spreadsheetbestand per ongeluk overschrijft
Stap 4. Klik op het menu "Formaat" of "Bestandsindeling" en selecteer PDF
Dit menu kan een iets andere naam hebben, afhankelijk van uw versie van Excel.
Stap 5. Selecteer wat in de PDF wordt opgenomen
Onderaan het venster kunt u selecteren: Werkboek (om de hele werkmap te converteren), Vel (om alleen het actieve blad als PDF op te slaan), of Selectie (om alleen het geselecteerde gebied als PDF op te slaan).
Stap 6. Klik op Opslaan of Exporteren.
Afhankelijk van uw versie van Excel ziet u een andere optie.
Als de koppen niet overeenkomen op een bestand met meerdere bladen, wordt voor elk blad een apart bestand gemaakt
Stap 7. Voeg de afzonderlijke PDF-bestanden samen (indien nodig)
Als het opslaan van het Excel-bestand als PDF resulteerde in meerdere PDF-bestanden, kunt u ze snel samenvoegen met Voorvertoning. Hier is hoe:
- Open het eerste PDF-bestand door te dubbelklikken op de naam in de map.
- Klik op de Weergave menu en selecteer Miniaturen.
- Klik op de laatste miniatuur om deze te selecteren. Dit vertelt Preview om de volgende PDF toe te voegen aan het einde van het huidige document.
- Klik op de Bewerking menu en selecteer Invoegen > Pagina uit bestand.
- Selecteer de volgende PDF in het assortiment en klik op Open.
- Herhaal dit proces totdat je alle PDF's hebt toegevoegd.
- Klik Bestand en selecteer Exporteren als PDF.
