Een e-mail beginnen met de juiste begroeting kan lastig zijn. Wanneer u een professionele e-mail stuurt of schrijft naar iemand die u niet goed kent, kunt u het beste kiezen voor een eenvoudige, veelzijdige aanhef zoals "Hallo" voordat u de persoon bij zijn achternaam aanspreekt. Als je schrijft naar een vriend, familielid of iemand anders met wie je een meer informele relatie hebt, is het oké om ze gewoon bij hun voornaam te noemen.
Stappen
Methode 1 van 4: Een geschikte aanhef kiezen
Stap 1. Zeg "Hallo" om uw e-mail vriendelijk te beginnen
Een eenvoudige "Hallo" gevolgd door de naam van de persoon werkt prima voor de meeste e-mails. Het is ontspannen en persoonlijk zonder al te formeel of casual aan te voelen. En omdat het zo kort en direct is, zal het je lezer niet afleiden of misstaan.
U kunt ook "Hallo" gebruiken wanneer u meerdere ontvangers tegelijk aanspreekt, zoals in "Hallo allemaal"
Tip:
"Hallo" is een geweldige, eenvoudige begroeting voor alle doeleinden, of uw e-mail nu bedoeld is voor een vriend, een supervisor of een vreemde.
Stap 2. Open met "Geachte" voor meer formele berichten
"Beste" is een veelzijdige aanhef - het is meer gepast dan "Hallo", maar heeft nog steeds een warme, aangenaam ouderwetse klank. Dit maakt het een perfecte manier om correspondentie uit te nodigen met zowel naaste dierbaren als met mensen die je niet zo goed kent.
Deze groet kan ook voor vrienden en familie ook worden gebruikt
Stap 1.
- Het woord "Geachte" draagt ook een toon van fatsoen en respect met zich mee die minder formele begroetingen niet doen.
- Een nadeel van deze opener is dat het voor sommigen als een beetje te formeel kan worden beschouwd, vooral in een zakelijke omgeving.
Stap 2. Gebruik een anonieme aanhef als u de naam van uw ontvanger niet weet
"Gegroet" en "Aan wie het aangaat" zijn twee van de meest voorkomende, onschuldige anonieme begroetingen. Ze zijn een veilige gok voor die momenten waarop u niet zeker weet wie uw bericht zal lezen.
- Je kunt ook iets dubbelzinnigs proberen, zoals "Geachte heer of mevrouw", hoewel dit in alle, behalve de meest formele e-mails, misschien een beetje benauwd overkomt.
- Anonieme begroetingen worden meestal gebruikt bij het schrijven naar groepen, zoals bedrijven en organisaties, in plaats van individuen.
Stap 3. Zet de naam van de persoon alleen als je meteen ter zake wilt komen
Als je niet weet welke begroeting je moet gebruiken of als je liever je bericht centraal stelt, is het prima om de naam van je ontvanger te noemen en het daarbij te laten. Voeg gewoon een komma toe, sla een regel over en zeg wat je wilt zeggen.
- "Mevrouw. Thompson" klinkt niet meer of minder formeel dan "Hallo mevrouw Thompson", en het stelt u in staat om de besluiteloosheid om de meest geschikte begroeting te kiezen, te omzeilen.
- Het gebruik van de naam van de persoon als begroeting op zich kan ook nuttig zijn in vervolgcorrespondentie wanneer u niet per se elke keer een nieuwe begroeting wilt kiezen.
Methode 2 van 4: Uw ontvanger aanspreken
Stap 1. Noem de persoon bij zijn voornaam als je hem goed kent
Deze regel is vrij eenvoudig: als je met iemand op voornaam bent, is het goed om hun voornaam te gebruiken. Anders is het een goed idee om bij hun achternaam te blijven om te voorkomen dat ze aanmatigend zijn en ze mogelijk op de verkeerde manier wrijven.f
Als je naar een bekende kennis schrijft, kun je ofwel alleen hun naam gebruiken of een meer informele begroeting toevoegen als introductie (bijvoorbeeld 'Hey Jackie')
Waarschuwing:
Verwijs nooit naar iemand die je niet hebt ontmoet bij hun voornaam, tenzij ze je specifiek vertellen dat het goed is om dat te doen. Het is gewoon niet beleefd!
Stap 2. Verwijs naar professionele en onbekende contacten met hun achternaam
Kies een geschikte begroeting (onthoud dat "Hallo", "Beste" en "Groeten" allemaal nuttig zijn voor verschillende situaties), en plak vervolgens de achternaam van de persoon. De meeste e-mails die u verzendt, beginnen waarschijnlijk met de achternaam van uw ontvanger, vooral als ze betrekking hebben op werk.
- Als de persoon die je e-mailt een vrouw is, gebruik dan het voorvoegsel 'Mevrouw'. in plaats van "mevrouw." tenzij je zeker weet dat ze getrouwd is.
- Door de achternaam van uw ontvanger te gebruiken, zorgt u voor een hoffelijke en respectvolle toon voor de correspondentie die moet worden gevolgd.
Stap 3. Gebruik een term als "Iedereen" wanneer u meer dan één ontvanger begroet
Grote groepen kunnen veel verschillende soorten mensen bevatten en je wilt geen aannames doen over hun geslacht of mate van bekendheid. Aangezien termen als 'Jongens' en 'Dames en heren' kunnen worden geïnterpreteerd als genderbeperkend, kunnen ze het beste worden overgeslagen ten gunste van iets meer inclusief.
- Zorg ervoor dat u ook geen overdreven informele begroetingen zoals 'mensen' of 'jullie' ontvangt.
- Als u het verkeerde collectieve voornaamwoord weggooit, kan een van uw lezers zich gemarginaliseerd of helemaal genegeerd voelen.
Stap 4. Vermeld de titel of functie van de persoon als deze relevant is voor uw bericht
Onder normale omstandigheden klinkt het misschien vreemd om een e-mail te starten met 'Groeten Chief Customer Service Representative'. Als de positie van de persoon echter rechtstreeks verband houdt met uw reden om te schrijven, kan dit een goede manier zijn om hem of haar voor te bereiden op een vraag, verzoek of klacht.
- Het adresseren van een e-mail aan de "Direct of Communications" in plaats van "Mr. Everett” zal uw ontvanger laten weten dat de zaak in kwestie de uitvoering van hun individuele taken betreft.
- Evenzo, wanneer u in contact komt met de leider van een organisatie, kunt u dingen beginnen met een begroeting als "Beste Salt Lake City Union Organizer."
Methode 3 van 4: Veelvoorkomende fouten bij begroetingen vermijden
Stap 1. Vergeet niet om altijd een begroeting toe te voegen
De belangrijkste regel voor het schrijven van een e-mailbegroeting is om ervoor te zorgen dat er een is. Het kan schokkend zijn om een e-mail te openen en geconfronteerd te worden met een blok tekst zonder introductie of persoonlijke beleefdheden, en het duurt maar een paar seconden om een paar woorden te typen om de bedoeling van uw communicatie samen te vatten.
Een e-mail zonder begroeting zal door velen als onvolledig worden beschouwd. Als gevolg hiervan kan het een slechte weerspiegeling zijn van u of uw vermogen om effectief te communiceren
Tip:
Denk er niet te veel over na: als je niet zeker weet wat je nog meer moet zeggen, kies dan voor een eenvoudige "Hallo" en kanaliseer je hersenkracht bij het opstellen van de rest van je e-mail.
Stap 2. Vermijd "Hé", tenzij je een goede band hebt met de persoon die je schrijft
"Hey" is ongeveer net zo casual als maar kan. Om deze reden is het een acceptabele manier om een e-mail te sturen naar je beste vriend of een collega met dezelfde rangorde, maar niet naar een hogergeplaatste of iemand met wie je voor het eerst communiceert.
- Hoewel ze misschien onschuldig klinken, kunnen overdreven informele begroetingen zoals "Hé" onbedoeld duiden op een gebrek aan respect voor uw ontvanger.
- Andere ontspannen manieren van aanspreken, zoals "What's up" of "Yo", mogen nooit in e-mails worden gebruikt. Deze begroetingen zijn beter gereserveerd voor het uitwisselen van sms-berichten.
Stap 3. Wees voorzichtig bij het gebruik van tijdspecifieke begroetingen zoals "Goedemiddag
Door te verwijzen naar de tijd dat u aan het schrijven bent, kunt u uw e-mail persoonlijker maken en kunt u zich beter inleven in uw ontvanger. U moet dit echter alleen doen als u zeker weet dat ze zich in dezelfde tijdzone bevinden. Als je dat niet bent, kun je er uiteindelijk onwetend of onattent uitzien.
- 'Goedemorgen' zeggen tegen iemand die aan de andere kant van de wereld woont, kan verwarring veroorzaken, vooral als uw e-mail tijdgevoelige informatie bevat.
- Als je je hart hebt vastgezet op het gebruik van een van deze begroetingen, kan het geen kwaad om even de tijd te nemen om te zien hoe laat (en datum!) het is op de plaats waar je ontvanger je bericht zal lezen.
Stap 4. Houd uw interpunctie eenvoudig en passend
De beste manier om een begroeting op te maken, is door uw gewenste aanhef en de naam van de ontvanger in te typen en vervolgens een komma in te voegen om hun ogen te helpen over te gaan naar de hoofdtekst van de e-mail. Je zou kunnen denken dat een uitroep expressiever is, maar er is een kans dat het als jeugdig of onprofessioneel wordt gelezen.
- In sommige gevallen kunt u uw begroeting ook eindigen met een dubbele punt of een streepje voor respectievelijk een meer formeel of casual effect.
- Te veel opwinding overbrengen kan zelfs de persoon aan wie je schrijft irriteren als ze je enthousiasme niet delen.
Stap 5. Zorg ervoor dat u de naam van uw ontvanger correct spelt
Controleer nogmaals de spelling van de naam van de persoon zoals deze in een eerdere e-mail of origineel document wordt weergegeven voordat u op 'verzenden' klikt. Een onschuldige spelfout is niet het einde van het woord, maar meer dan eens dezelfde fout maken, zegt dat het je niet genoeg kan schelen om het goed te doen.
- Als je een bijzonder uitdagende of ongebruikelijke naam tegenkomt, kijk dan of je deze rechtstreeks vanuit een externe bron in je e-mail kunt kopiëren en plakken.
- U loopt het risico uw lezer te vervreemden door hun naam inconsequent verkeerd te spellen.
Methode 4 van 4: De openingsregel van uw e-mail maken
Stap 1. Geef meteen het doel van uw e-mail aan
Gebruik je eerste zin om je ontvanger precies te vertellen waarom je schrijft. Zo blijven ze niet hangen. Dit is meestal zo eenvoudig als het distilleren van wat u in de hoofdtekst van uw bericht gaat bespreken, tot een centraal idee en het omzetten in een korte introductie.
- Een solide opener voor uw e-mail kan zijn: "Ik schrijf om informatie te vragen over …" of "Ik wilde uw mening horen over …"
- Verveel uw ontvanger niet met een langdradige preambule of onnodige informatie. Het is niet nodig om er omheen te draaien - spring er gewoon in.
Stap 2. Bedank je ontvanger als je een reactie schrijft
Wanneer je contact opneemt met iemand over een bericht dat ze je hebben gestuurd, is het gebruikelijk om even de tijd te nemen om te bedanken. Voor iets bedankt worden kan heel bevredigend zijn, en een kleine uiting van dankbaarheid zal je helpen ervoor te zorgen dat je correspondentie op de juiste manier begint.
- Zorg ervoor dat u bij het formuleren van uw eerste zin het doel van de oorspronkelijke e-mail erkent of samenvat, zoals in "Bedankt dat u contact heeft opgenomen met Acme Corporation over uw recente ervaring", of "Bedankt voor uw snelle reactie."
- Als uw correspondentie geen zakelijke relatie heeft, kunt u iets openen als: "Bedankt voor het contact. Het is zo lang geleden dat we elkaar hebben gesproken!”
Stap 3. Begroet nauwe contacten met een persoonlijkere noot
Als u uw ontvanger redelijk goed kent, kunt u ervoor kiezen om een meer sentimentele benadering te kiezen door bij hen in te checken of om updates over hun leven te vragen. Persoonlijke begroetingen hebben een intieme sfeer en zorgen voor een vriendelijke, oprechte dynamiek.
- U kunt een leadlijn gebruiken zoals: "Gefeliciteerd met de nieuwe baby!" of "Ik was net in Brooklyn en het bracht veel goede herinneringen naar boven" om een familielid of vriend op kantoor eraan te herinneren dat ze in je gedachten zijn.
- Zorg ervoor dat alle persoonlijke opmerkingen of vragen die u opneemt, passend zijn gezien uw relatie met uw ontvanger. Vragen: "Hoe bevalt je nieuwe appartement?" kan iemand die je maar een of twee keer hebt ontmoet, de stuipen op het lijf jagen.
Stap 4. Werk met een beetje humor als een opvallende ijsbreker
Hoewel humor vaak wordt ontmoedigd in de professionele wereld, kan het een welkome verlichting bieden van de saaie aard van praktische dagelijkse communicatie wanneer het oordeelkundig wordt gebruikt. De meeste mensen zijn gewend aan het afromen van droge, to-the-point e-mails, dus grappige begroetingen kunnen het effect hebben dat je lezer verslaafd raakt en ze meer betrokken raken.
"Als je de zaken een beetje wilt verlichten, probeer dan een openingszin als: "Is het al vrijdag?" of: "Ik weet hoe graag je 's morgens vroeg van me hoort."
Waarschuwing:
Een gevatte grap of een beetje dwaze woordspeling kan nuttig zijn om kleurloze professionele e-mails op te fleuren, maar alleen als de situatie daarom vraagt.
Tips
- Ondanks dat de begroeting kort is, is het een van de belangrijkste onderdelen van een zakelijke e-mail. Het geeft in wezen uw ontvanger hun eerste indruk van u en professionele houding.
- De voornamen of voorkeursnamen van de meeste mensen zijn te vinden in hun afzenderinfo of hun e-mailadres zelf.
- Als je de naam van een anonieme ontvanger hoort na je eerste e-mail, zorg er dan voor dat je deze in volgende berichten opneemt om de wijziging te bevestigen en een persoonlijkere snaar te raken.
