3 manieren om een e-mail te schrijven voor een uitnodiging voor een vergadering

Inhoudsopgave:

3 manieren om een e-mail te schrijven voor een uitnodiging voor een vergadering
3 manieren om een e-mail te schrijven voor een uitnodiging voor een vergadering

Video: 3 manieren om een e-mail te schrijven voor een uitnodiging voor een vergadering

Video: 3 manieren om een e-mail te schrijven voor een uitnodiging voor een vergadering
Video: PDF-documenten splitsen en samenvoegen op de Mac 2024, Maart
Anonim

Gezien het feit dat er elke dag meer dan 300 miljard e-mails worden verzonden en ontvangen, is het niet verwonderlijk dat mensen "e-mailmoeheid" hebben ontwikkeld. Daarom is het zo belangrijk om effectieve e-mails te schrijven die uw punt duidelijk en beknopt overbrengen - u wilt niet dat mensen uw uitnodigingsmail voor een vergadering niet volledig lezen omdat deze te lang of onduidelijk is. Maak je geen zorgen - deze wikiHow leidt je door alles wat je moet doen bij het schrijven van een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering, zoals hoe je een sterke onderwerpregel schrijft, wat je in de hoofdtekst van je e-mail moet zeggen en hoe je een agenda-app om dingen gemakkelijker te maken.

Stappen

Methode 1 van 3: Een sterke onderwerpregel schrijven

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 1
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 1

Stap 1. Schrijf een korte, relevante onderwerpregel met de datum en het onderwerp van de bijeenkomst

Door deze details op te nemen, weten mensen wanneer het is en wat er besproken moet worden zonder zelfs maar de e-mail te openen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Vergadering 8-12: nieuwe rapportagerichtlijnen."

Waarschuwing:

Als u het onderwerp van de vergadering weglaat, zullen mensen waarschijnlijk antwoorden met de vraag of het relevant is voor hun afdeling of dat hun aanwezigheid verplicht is, dus zorg ervoor dat u het onderwerp vermeldt!

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 2
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 2

Stap 2. Vraag in de onderwerpregel om bevestiging van aanwezigheid

Als u wilt weten wie er naar de vergadering komt, vraag dan om bevestiging in de onderwerpregel. Op die manier weten ze dat ze zo snel mogelijk moeten reageren, zelfs voordat ze de e-mail openen. Je zou kunnen schrijven: "Vrijdag 10/6 HR-vergadering, bevestig zo snel mogelijk."

Je zou ook kunnen schrijven: "Alstublieft RSVP: HR-vergadering 10/6."

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 3
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 3

Stap 3. Laat in de onderwerpregel weten of het een spoedvergadering is

Als het een dringende of tijdgevoelige kwestie is die onmiddellijk een vergadering rechtvaardigt, voeg dan een gevoel van urgentie toe aan de onderwerpregel. Je zou bijvoorbeeld iets kunnen schrijven in de trant van: "Noodvergadering maandag 31-02: Cybersecurity."

Het is belangrijk om ook het onderwerp van de vergadering te noteren om hen een idee te geven van wat ze kunnen verwachten

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 4
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 4

Stap 4. Geef aan of aanwezigheid verplicht of gesuggereerd is

Als u voor een groot bedrijf werkt, is de aanwezigheid van sommige mensen misschien niet vereist voor elke vergadering. Vermeld de relevante afdeling in de onderwerpregel of laat de ontvangers weten of ze aanwezig moeten zijn. U kunt bijvoorbeeld 'Verplichte marketingbijeenkomst 10/6' schrijven.

Als de vergadering niet vereist is, kunt u schrijven: "Voorgestelde vergadering 10/6 over efficiënte onderzoekstactieken."

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 5
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 5

Stap 5. Gebruik volledige woorden in je onderwerpregel om verwarring te voorkomen

Afkortingen lijken misschien efficiënt, maar ze zijn niet zo specifiek als volledige woorden en kunnen voor verwarring zorgen. "SAP" kan bijvoorbeeld "systemen en verwerking" of "steekproef- en analyseplan" betekenen, afhankelijk van wie wel en niet bekend is met uw jargon.

Het is echter prima om algemene afkortingen te gebruiken, zoals 'RSVP', 'HR' en 'Wed'

Methode 2 van 3: De hoofdtekst van uw e-mail maken

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 6
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 6

Stap 1. Schrijf een korte, vriendelijke introductie en een kort briefje

Jezelf voorstellen is nodig als je voor een groot bedrijf werkt of als je nog niet iedereen kent. Het is ook belangrijk om in deze korte intro te vermelden of er documenten of benodigdheden moeten worden ingevuld en/of naar de vergadering moeten worden gebracht.

Maak uw introductie persoonlijk of relevant voor het werk. Bijvoorbeeld: "Hallo team, ik kijk uit naar de lancering van het nieuwe programma volgende week!"

Tip:

Herinner de ontvangers eraan als ze taken moeten voltooien of iets mee moeten nemen naar de vergadering. Bijvoorbeeld: "Ter herinnering: breng 4 gedrukte exemplaren van uw contactlijsten met leveranciers mee."

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 7
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 7

Stap 2. Zet de datum en tijd van de vergadering op een eigen regel zodat deze opvalt

Dit is essentiële informatie voor mensen om de vergadering bij te wonen, dus u wilt dat deze duidelijk is en zich onderscheidt van de rest van de tekst. 2 regels erboven en eronder inspringen en/of vetgedrukt zetten.

  • Voorbeeld: “6 oktober, 10:30 - 11:45 uur”
  • Als de vergadering online is, vermeld dan de tijdzone zodat mensen in verschillende tijdzones het niet zullen missen vanwege miscommunicatie. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "6 oktober, 10:30 - 11:45 uur (PST)"
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 8
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 8

Stap 3. Vermeld de locatie na de datum en tijd

Zorg ervoor dat de locatie net zo goed opvalt als de datum en tijd, vooral als u op een nieuwe plek vergadert, als het lastig te vinden is of als u weet dat sommige ontvangers niet bekend zijn met de locatie. Geef voor virtuele vergaderingen (via een live forum of videochat) een link naar het forum of videogesprek op voor gemakkelijke toegang.

Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het geven van aanwijzingen. Als voorbeeld: “Komt u alstublieft naar vergaderzaal 592 in het Timarengebouw (209 Nix St.). Kamer 592 bevindt zich op de 2e verdieping van het gebouw, dus u moet de lift nemen vanaf de begane grond, uitgang 12 nemen en de liften aan de zuidkant van het gebouw (aan uw linkerhand) gebruiken om naar boven te gaan naar de 59e verdieping.”

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 9
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 9

Stap 4. Deel het doel van de bijeenkomst

Laat de ontvangers weten wat de vergadering gaat bereiken. Door een korte agenda voor de vergadering aan te bieden, kunnen ze herkennen welke taken vooraf moeten worden uitgevoerd. U kunt eenvoudig het onderwerp vermelden (zoals "Cyberbeveiligingsupdate") of u kunt een tijdlijn opgeven:

  • 10:30 - 10:45 Deel statusupdates voor project
  • 10:45 - 11:10 Vergelijk en selecteer haalbare aanbiedingen
  • 11:10 - 11:30 Brainstormen en doelen voor lancering
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 10
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 10

Stap 5. Controleer uw e-mail op grammaticale en feitelijke fouten

De belangrijkste dingen om te proeflezen zijn de datum, tijd en locatie van de vergadering, dus zorg ervoor dat deze correct zijn! Je kunt ook je inleiding, agenda of andere notities die je hebt toegevoegd, proeflezen om er zeker van te zijn dat je alle basisprincipes hebt behandeld.

Lees uw e-mail hardop om ervoor te zorgen dat uw tekst duidelijk en beknopt is voordat u deze verzendt

Methode 3 van 3: Outlook of een geïntegreerde agendatoepassing gebruiken

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 11
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 11

Stap 1. Klik op "Nieuwe vergadering" onder het starttabblad in Outlook

Als uw bedrijf een communicatiedatabase gebruikt met een geïntegreerde agenda, zoals Outlook, gebruik deze dan om uw vergadering op te zetten. Dat is meestal het favoriete contactpunt voor mensen met wie u werkt.

Als uw bedrijf Outlook of iets dergelijks niet gebruikt, kunt u uw werkgerelateerde e-mail gebruiken om de uitnodiging te verzenden

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 12
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 12

Stap 2. Selecteer een tijd en datum in het venster "Scheduling Assistant"

Nadat u een nieuwe vergadering hebt gemaakt, verschijnt het agendavenster. Klik op "Scheduling Assistant" en markeer een beschikbare tijd en datum voor uw vergadering.

Zorg ervoor dat het een tijdstip is waarop u en de beoogde deelnemers beschikbaar zijn. Afhankelijk van de toepassing van uw bedrijf, moet u mogelijk uw weergave-instellingen aanpassen om het schema van iedereen te tonen (naast uw eigen schema)

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 13
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 13

Stap 3. Voeg deelnemers toe door hun naam in te typen of door uw adresboek te gebruiken

Klik op de tekstbalk om handmatig namen in te voeren of blader door uw adresboek en selecteer hun namen in de lijst. Gebruik de functie "Scheduling Assistant" om de beschikbaarheid van andere mensen te controleren.

Als mensen niet beschikbaar zijn, worden hun namen gemarkeerd weergegeven. De assistent zal zelfs aanbevolen tijdvakken laten zien die bij jou en de planning van de aanwezigen passen

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 14
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 14

Stap 4. Stel de begin- en eindtijden voor de vergadering in

Zorg ervoor dat de datum van de vergadering de datum is die u eerder hebt geselecteerd en klik op de kalenderknop om indien nodig wijzigingen aan te brengen. Gebruik vervolgens de vervolgkeuzepijlen rechts van de tijdlijsten om de juiste start- en eindtijden te selecteren.

Het toevoegen van eindtijden is het meest respectvol voor de tijd van mensen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en hun woon-werkverkeer of werk rond de vergadering kunnen plannen

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 15
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 15

Stap 5. Klik op “Afspraak” onder het tabblad “Vergadering” bovenaan het scherm

Als u op deze knop klikt, keert u terug naar het algemene afspraakscherm en ziet u dat uw deelname is gepland. Vanaf hier kunt u een onderwerp, locatie en notities toevoegen.

Als u uw invoer niet op het afspraakscherm ziet staan, gaat u terug en herhaalt u het proces totdat het verschijnt

Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 16
Schrijf een e-mail voor een uitnodiging voor een vergadering Stap 16

Stap 6. Wees specifiek bij het invoeren van het onderwerp, de locatie en notities

Laat de ontvangers in een paar korte woorden weten waar de bijeenkomst over gaat (bijv. 'Aanstaande producttests'). Wees specifiek over de locatie en geef aanwijzingen als het geen typische ontmoetingsplaats is of als het lastig te bereiken is. Voeg eventuele aanvullende notities toe (zoals alle voorbereidende werkzaamheden) die relevant zijn voor de vergadering.

  • Geef het adres van de locatie, ook als je denkt dat ze het al weten.
  • Klik op "verzenden" wanneer u klaar bent.

Tip:

Vermijd al te brede onderwerpen zoals 'brainstormen', want dat vertelt mensen niet veel over het doel van de vergadering. In plaats daarvan zou je kunnen zeggen: 'brainstormen van leveranciers voor een nieuw product'.

Tips

  • Houd het bij het proeflezen van uw e-mail of uitnodiging kort en bondig.
  • Gebruik een vriendelijke, professionele schrijftoon.
  • Controleer de lijst met ontvangers om er zeker van te zijn dat iedereen die aanwezig moet zijn, is uitgenodigd.
  • Typ adressen in de "bcc" -regel als u wilt dat alle adressen verborgen blijven voor de ontvangers.

Waarschuwingen

  • Verstuur de uitnodiging of e-mail niet zonder datum, tijd en locatie. Het zal uw genodigden waarschijnlijk frustreren en u zult een hele reeks antwoorden krijgen die om die informatie vragen.
  • Schrijf niet in hoofdletters, het zal worden geïnterpreteerd als schreeuwen en is zeer onprofessioneel.

Aanbevolen: