E-mail is nu een van de meest gebruikte vormen van communicatie, samen met sms-berichten, telefoontjes en instant-messaging-applicaties. Correspondentie met e-mail is zo gewoon geweest dat veel mensen zijn vergeten hoe ze er een moeten maken. Een goed samengestelde e-mail weerspiegelt professionaliteit en oprechtheid in de boodschap die het overbrengt, dus het is absoluut noodzakelijk dat men weet hoe een e-mailbericht moet worden opgemaakt.
Stappen
Stap 1. Stel het onderwerp van uw e-mail samen
De onderwerpregel van een e-mailbericht dient als een korte samenvatting van waar het bericht over gaat. Uw onderwerpregel moet eenvoudig en beknopt zijn, zodat het de ontvanger in slechts een paar eenvoudige woorden een idee kan geven van wat het onderwerp van uw e-mail is.
- Als u bijvoorbeeld naar iemand schrijft over een of ander bedrijf, maak de onderwerpregel dan niet ingewikkelder met te veel details zoals 'Ik hou van de auto waarin u rijdt. Ik hou van zijn blauwe kleur en de wielen zijn prachtig.”
- Vermeld duidelijk uw motief direct in de onderwerpregel. Bijvoorbeeld: "Geïnteresseerde koper van uw blauwe sedan."
Stap 2. Neem de juiste begroetingen op
Begin de e-mail niet meteen met wat u moet zeggen. Voeg veelvoorkomende begroetingen toe, zoals 'Gegroet' of 'Goedendag'. Je zou toch niet willen dat een willekeurig persoon naar je toe komt en meteen met je praat zonder je zelfs maar te groeten? Hetzelfde geldt voor e-mails.
Om uw begroeting persoonlijker te maken, vermeldt u de achternaam van uw ontvanger in uw aanhef
Stap 3. Schrijf de hoofdtekst van uw bericht
Afhankelijk van het soort bericht dat je schrijft en naar wie je het stuurt, kun je het schrijven zoals je wilt.
- Als u naar iemand dicht bij u schrijft, kunt u uw e-mail persoonlijk laten klinken; maar als u een zakelijke brief schrijft, moet u de e-mail zo professioneel mogelijk houden.
- Houd ook rekening met het formaat van uw bericht. Gebruik geen moeilijk leesbare letterstijlen, -grootten en -formaten en vermijd het gebruik van hoofdletters. Hoofdletters lijken in de digitale wereld op schreeuwen.
Stap 4. Voeg een slotopmerking toe
Eindig uw e-mail niet alleen waar uw bericht eindigt. Schrijf afsluitende opmerkingen zoals 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groeten' of iets anders waarvan u denkt dat het het beste past bij de e-mail die u opstelt.
Slotopmerkingen moeten zeker goed bij uw e-mail passen. Waarom? Want als je een zakelijk bericht schrijft, zou je niet "Liefdevol van jou" willen schrijven als slotopmerkingen voor je brief; het zou ongepast zijn
Stap 5. Voeg een handtekening toe
Hoewel uw e-mailadres al uw naam bevat op elke e-mail die u verzendt, is het toch aan te raden om een handtekening op te nemen bij elk bericht dat u opstelt. Handtekeningen kunnen gewone tekst zijn of, als u creatief wilt zijn, afbeeldingen (zoals logo's, merkmerken, enz.).
Gebruik de handtekeningoptie van welke webmail- of e-mailclienttoepassing u ook hebt om uw eigen handtekening te maken
Tips
- Afgezien van het opmaken van e-mailberichten, moet u ook correct benoemde e-mailadressen gebruiken. Je jeugdvriend een bericht sturen met "[email protected]" is oké, maar het is niet zo'n geweldig idee als je zakelijke e-mails naar je baas stuurt.
- Gebruik de juiste internetetiquette bij het maken van e-mails. Verstuur geen spammails of berichten naar onbekende contacten.
- Controleer uw e-mailbericht altijd voordat u het verzendt, om te voorkomen dat u meerdere berichten naar één ontvanger stuurt. Uw berichten kunnen in dat geval als SPAM worden gemarkeerd.
