Je hebt een geweldige e-mail geschreven, maar als het tijd is om je slotverklaringen te schrijven, weet je gewoon niet wat je moet zeggen. Dat is volkomen normaal. Het vinden van een duidelijke, beknopte manier om een e-mail te beëindigen kan frustrerend zijn, maar het is niet onmogelijk. Het enige wat u hoeft te doen is een korte samenvatting van uw punten toe te voegen, een vriendelijke afsluiting te bieden en af te melden met het juiste woord of de juiste zin.
Stappen
Methode 1 van 3: Een formele e-mail afsluiten
Stap 1. Bevestig opnieuw uw doel om te schrijven
Dit is niet nodig voor korte e-mails of snelle reacties op iemands vraag. Als je echter een lange e-mail hebt geschreven, of als je te maken hebt met meerdere onderwerpen of problemen, voeg dan een korte slotzin toe om je informatie of verzoek samen te vatten.
Als u bijvoorbeeld solliciteert naar een baan, kunt u informatie opnemen over uw referenties en ervaring. U kunt uw e-mail vervolgens samenvatten door te schrijven: "Op basis van mijn achtergrond en ervaring denk ik dat ik een uitstekende kandidaat zou zijn voor deze functie."
Stap 2. Voeg een slotregel toe
Sluit je e-mail in één zin af met een dankbetuiging of een contactverzoek. Als u contact zoekt met iemand anders, kunt u schrijven: 'Bedankt voor uw tijd' of 'Ik kijk ernaar uit u te ontmoeten'. Als u op iemand reageert, kunt u afsluiten met: "Neem gerust contact met mij op als u nog vragen heeft."
De exacte afsluiting die u moet gebruiken, hangt af van het onderwerp van uw e-mail. Vergeet niet om uw afsluiting kort, beleefd en relevant voor uw e-mail te houden
Stap 3. Kies uw afmelding
Afmeldingen worden altijd verwacht bij het beëindigen van een formele e-mail. Wanneer u een formele e-mail beëindigt, wilt u een beleefde en respectvolle afmelding kiezen. Probeer een afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet', 'Bedankt' of 'Beste wensen'.
- Vermijd het gebruik van steno of afkortingen. Het is altijd het beste om volledige woorden uit te schrijven in een formele ondertekening.
- Probeer sluitingen te vermijden die te nauw of te formeel zijn. Sign-offs zoals 'Love' zijn te persoonlijk voor een formele e-mail, terwijl 'Respectfully Yours' alleen geschikt is voor overheidsfunctionarissen.
Stap 4. Typ je volledige naam
Wanneer u een formele e-mail beëindigt, wilt u altijd uw voor- en achternaam gebruiken. Je weet niet hoeveel mensen met de naam John of Lisa de ontvanger kent. Door uw achternaam toe te voegen, kunnen ze u sneller en duidelijker herinneren.
Methode 2 van 3: Een informele e-mail beëindigen
Stap 1. Geef een reden op voor het beëindigen van de e-mail
Sluit uw e-mail voorzichtig af door een korte slotopmerking te geven voordat u zich afmeldt. Het moet vriendelijk zijn en hoeft niet veel details te bevatten. Een zin als: "Hoe dan ook, ik moet de boeken raken!" is een perfect goede slotopmerking.
Stap 2. Houd de communicatielijn open
Voeg een korte verklaring toe om de ontvanger te laten weten dat je iets van hem wilt horen. Schrijven: "Laat het me weten als je nog iets nodig hebt", of "Ik kan niet wachten om te horen wat je hebt uitgespookt", is vriendelijk en ongedwongen.
Stap 3. Meld u af
Het beëindigen van een informele e-mail kan veel informeler zijn dan een formele e-mail. Afhankelijk van uw ontvanger kunnen afmeldingen het volgende omvatten:
- Dol zijn op
- Proost
- Tot ziens
- De jouwe
- Doei
Stap 4. Onderteken je naam
Bij een informele e-mail hoeft u doorgaans niet uw hele naam te ondertekenen. De ontvanger weet al wie je bent. Het is volkomen acceptabel om gewoon je voornaam te ondertekenen.
Als je iemand schrijft die dicht bij je staat, kun je ook een bijnaam gebruiken. Als vrienden of familieleden je bij een bijnaam noemen, kan het leuk en vriendelijk zijn om die te gebruiken wanneer je je afmeldt
Methode 3 van 3: Een handtekeningblok gebruiken
Stap 1. Bepaal of een handtekening nodig is
Als u een persoonlijke e-mail verzendt, is een handtekening niet nodig. Een handtekeningblok bevat informatie zoals uw titel, uw contactgegevens en de informatie van uw bedrijf of organisatie. Maak je geen zorgen over het opnemen van deze informatie als je een informele of persoonlijke e-mail stuurt. Teken in plaats daarvan gewoon uw naam.
- Vaak heeft uw bedrijf of organisatie een handtekening nodig en laten zij u weten welke informatie zij nodig hebben. Vraag uw bedrijf of ze een gestandaardiseerd handtekeningblok hebben waarvan ze willen dat u ze gebruikt.
- Als uw bedrijf geen standaard handtekeningblokkering biedt, kunt u ook een blokkering van iemand anders in uw organisatie kopiëren en hun contactgegevens vervangen door die van u.
Stap 2. Voeg uw gegevens toe
Uw handtekeningblok moet een paar basisdingen bevatten. Het moet minimaal uw voor- en achternaam, uw titel, uw telefoonnummer en uw e-mailadres bevatten. U kunt er ook voor kiezen om het logo, de website van uw bedrijf of organisatie en links naar sociale media zoals LinkedIn, YouTube en Facebook op te nemen..
- Als uw bedrijf of organisatie geen standaard handtekeningformaat heeft, volgt u deze basisstroom: Zet eerst uw naam, gevolgd door uw titel op de volgende regel. Voeg vervolgens uw e-mailadres en telefoonnummer toe en plaats uw bedrijfs- of groepsinformatie als laatste.
- Probeer uw handtekening kort en eenvoudig te houden. Gebruik drie of vier regels tekst. Voeg een logo toe in plaats van uw bedrijfsnaam te typen en gebruik een reeks pictogrammen voor sociale netwerken in plaats van URL's te typen.
- Wees op uw hoede voor het opnemen van te veel sociale media-informatie. Links moeten naar de sociale media-informatie van uw bedrijf gaan. Als uw bedrijf geen social media-accounts heeft, is het over het algemeen niet gepast om naar uw eigen accounts te linken, tenzij dit uitdrukkelijk wordt gevraagd.
Stap 3. Bewaar uw handtekening voor herhaald gebruik
Met de meeste e-mailclients, waaronder Gmail en Outlook, kunt u uw handtekening opslaan, zodat u deze met één klik kunt toevoegen in plaats van deze uit te typen. Controleer onder uw e-mailinstellingen om uw handtekening in te stellen.
