Deze wikiHow leert je hoe je de rapportage van gegevens in Microsoft Excel kunt automatiseren. Voor externe gegevens leert deze wikiHow u hoe u vanuit elke externe gegevensbron (MySQL, Postgres, Oracle, enz.) vanuit uw werkblad kunt opvragen en rapporten kunt maken met behulp van Excel-plug-ins die uw werkblad aan externe gegevensbronnen koppelen.
Voor gegevens die al zijn opgeslagen in een Excel-werkblad, zullen we macro's gebruiken om rapporten op te bouwen en deze met één druk op de knop naar verschillende bestandstypen te exporteren. Gelukkig wordt Excel geleverd met een ingebouwde stappenrecorder, wat betekent dat je de macro's niet zelf hoeft te coderen.
Stappen
Methode 1 van 2: Voor gegevens die al in Excel zijn
Stap 1. Als de gegevens waarover u moet rapporteren al zijn opgeslagen, bijgewerkt en onderhouden in Excel, kunt u rapportageworkflows automatiseren met behulp van macro's
Macro's zijn een ingebouwde functie waarmee u complexe en repetitieve taken kunt automatiseren.
Stap 2. Open Excel
Dubbelklik (of klik als u een Mac gebruikt) op het pictogram van de Excel-app, dat lijkt op een witte "X" op een groene achtergrond, en klik vervolgens op Lege werkmap op de sjablonenpagina.
- Op een Mac moet u mogelijk op. klikken Bestand en klik vervolgens op Nieuwe lege werkmap in het resulterende vervolgkeuzemenu.
- Als u al een Excel-rapport hebt dat u wilt automatiseren, dubbelklikt u in plaats daarvan op het rapportbestand om het in Excel te openen.
Stap 3. Voer indien nodig de gegevens van uw spreadsheet in
Als u de kolomlabels en -nummers waarvoor u de resultaten wilt automatiseren nog niet heeft toegevoegd, doe dit dan voordat u doorgaat.
Stap 4. Schakel het tabblad Ontwikkelaar in
Standaard is de Ontwikkelaar tabblad verschijnt niet bovenaan het Excel-venster. U kunt het inschakelen door het volgende te doen, afhankelijk van uw besturingssysteem:
- Windows - Klik op Bestand, Klik Opties, Klik Lint aanpassen aan de linkerkant van het venster, vink het vakje "Ontwikkelaar" in de rechterbenedenhoek van het venster aan (mogelijk moet u eerst naar beneden scrollen) en klik op Oke.
- Mac - Klik Excel, Klik Voorkeuren…, Klik Lint en werkbalk, vink het vakje "Ontwikkelaar" in de lijst "Hoofdtabbladen" aan en klik op Opslaan.
Stap 5. Klik op Ontwikkelaar
Dit tabblad zou nu bovenaan het Excel-venster moeten staan. Als u dit doet, wordt een werkbalk boven in het Excel-venster weergegeven.
Stap 6. Klik op Macro opnemen
Het staat in de werkbalk. Er verschijnt een pop-upvenster.
Stap 7. Voer een naam in voor de macro
Typ in het tekstvak "Macronaam" de naam voor uw macro. Dit zal u helpen de macro later te identificeren.
Als u bijvoorbeeld een macro maakt die een grafiek maakt van uw beschikbare gegevens, kunt u deze 'Grafiek1' of iets dergelijks noemen
Stap 8. Maak een sneltoetscombinatie voor de macro
Druk op de ⇧ Shift-toets samen met een andere toets (bijvoorbeeld de T-toets) om de sneltoets te maken. Dit is wat u later zult gebruiken om uw macro uit te voeren.
Op een Mac is de sneltoetscombinatie ⌥ Option+⌘ Command en uw toets (bijv. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Stap 9. Sla de macro op in het huidige Excel-document
Klik op de vervolgkeuzelijst "Macro opslaan in" en klik vervolgens op Dit werkboek om ervoor te zorgen dat de macro beschikbaar is voor iedereen die de werkmap opent.
U moet het Excel-bestand in een speciaal formaat opslaan om de macro op te slaan
Stap 10. Klik op OK
Het staat onderaan het venster. Als u dit doet, worden uw macro-instellingen opgeslagen en komt u in de opnamemodus. Alle stappen die u vanaf nu neemt totdat u de opname stopt, worden opgenomen.
Stap 11. Voer de stappen uit die u wilt automatiseren
Excel houdt elke klik, toetsaanslag en opmaakoptie die u invoert bij en voegt deze toe aan de lijst van de macro.
- Als u bijvoorbeeld gegevens wilt selecteren en er een diagram van wilt maken, markeert u uw gegevens, klikt u op Invoegen klik boven aan het Excel-venster op een grafiektype, klik op de grafiekindeling die u wilt gebruiken en bewerk de grafiek indien nodig.
- Als u de macro wilt gebruiken om waarden uit cellen toe te voegen A1 door A12, klikt u op een lege cel, typt u =SUM(A1:A12) en drukt u op ↵ Enter.
Stap 12. Klik op Opname stoppen
Het is in de Ontwikkelaar de werkbalk van het tabblad. Hierdoor wordt uw opname gestopt en worden alle stappen die u tijdens de opname hebt genomen, als een afzonderlijke macro opgeslagen.
Stap 13. Sla uw Excel-blad op als een bestand met macro's
Klik Bestand, Klik Opslaan als, en verander het bestandsformaat in xlsm in plaats van xls. U kunt dan een bestandsnaam invoeren, een bestandslocatie selecteren en klikken op Opslaan.
Als u dit niet doet, wordt de macro niet opgeslagen als onderdeel van de spreadsheet, wat betekent dat andere mensen op verschillende computers uw macro niet kunnen gebruiken als u de werkmap naar hen verzendt
Stap 14. Voer uw macro uit
Druk hiervoor op de toetsencombinatie die u als onderdeel van de macro hebt gemaakt. U zou uw spreadsheet moeten zien automatiseren volgens de stappen van uw macro.
U kunt ook een macro uitvoeren door op. te klikken Macro's in de Ontwikkelaar tabblad, selecteer de naam van uw macro en klik op Loop.
Methode 2 van 2: Voor externe gegevens (MySQL, Postgres, Oracle, enz.)
Stap 1. Download Kloudio's Excel-plug-in van Microsoft AppSource
Hiermee kunt u een permanente verbinding maken tussen een externe database of gegevensbron en uw werkmap. Deze plug-in werkt ook met Google Spreadsheets.
Stap 2. Maak een verbinding tussen uw werkblad en uw externe gegevensbron door op de knop + op de Klaudio-portal te klikken
Typ de details van uw database (databasetype, inloggegevens) en selecteer eventuele beveiligings-/encryptie-opties als u met vertrouwelijke of bedrijfsgegevens werkt.
Stap 3. Zodra u een verbinding tussen uw werkblad en uw database hebt gemaakt, kunt u externe gegevens opvragen en rapporten samenstellen zonder Excel te verlaten
Maak uw aangepaste rapporten vanuit de Klaudio-portal en selecteer ze vervolgens in het vervolgkeuzemenu in Excel. U kunt vervolgens aanvullende filters toepassen en de frequentie kiezen waarmee het rapport wordt vernieuwd (zodat u uw verkoopspreadsheet elke week, dag of zelfs uur automatisch kunt laten bijwerken.)
Stap 4. Daarnaast kunt u ook gegevens invoeren in uw aangesloten werkblad en de gegevens uw externe gegevensbron laten bijwerken
Maak een uploadsjabloon vanuit de Klaudio-portal en u kunt handmatig of automatisch wijzigingen in uw spreadsheet uploaden naar uw externe gegevensbron.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Download alleen Excel-plug-ins van Microsoft AppSource, tenzij u de externe provider vertrouwt.
- Macro's kunnen voor alles worden gebruikt, van eenvoudige taken (bijvoorbeeld het toevoegen van waarden of het maken van een grafiek) tot complexe taken (bijvoorbeeld het berekenen van de waarden van uw cel, het maken van een diagram van de resultaten, het labelen van het diagram en het afdrukken van het resultaat).
- Wanneer u een spreadsheet opent waarin uw macro is opgenomen, moet u mogelijk klikken op Zet inhoud aan in een gele banner bovenaan het venster voordat u de macro kunt gebruiken.
Waarschuwingen
- Macro's kunnen kwaadwillig worden gebruikt (bijvoorbeeld om bestanden op uw computer te verwijderen). Voer geen macro's uit van onbetrouwbare bronnen.
- Macro's implementeren letterlijk elke stap die u maakt tijdens het opnemen. Zorg ervoor dat u niet per ongeluk de verkeerde waarde invoert, een programma opent dat u niet wilt gebruiken of een bestand verwijdert.
