Met de Afwezigheidsassistent in Microsoft Outlook kunt u een automatisch antwoord instellen dat wordt verzonden naar mensen die u e-mailen wanneer u niet beschikbaar of niet op kantoor bent. De Out of Office-functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Microsoft Exchange-account; Thuisgebruikers met niet-Exchange-accounts kunnen echter een out-of-the-office-sjabloon maken en een regel maken om Outlook het antwoord automatisch te laten verzenden. Als je niet zeker weet welk account je hebt, weet dan dat Exchange-accounts meestal zakelijke of schoolaccounts zijn. Deze wikiHow laat je zien hoe je een afwezigheidsreactie in Outlook instelt met zowel een Exchange- als een niet-Exchange-account.
Stappen
Methode 1 van 4: Outlook 2019-2010 en Outlook voor Office 365 gebruiken
Stap 1. Start Microsoft Outlook op uw pc
Je vindt deze applicatie in het Startmenu.
Stap 2. Klik op Info op het tabblad Bestand
Je ziet dit in het lint boven je inbox, samen met Home, Send/Receive, Folder, View en Groups.
Stap 3. Klik op Automatische antwoorden (afwezig)
Hierdoor wordt het dialoogvenster Automatische antwoorden geopend.
Als deze optie niet beschikbaar is, gebruikt u mogelijk een niet-Exchange-account. Volg de methode in dit artikel om automatische antwoorden in te schakelen voor niet-exchange-accounts
Stap 4. Klik om het vakje naast 'Automatische antwoorden verzenden' te selecteren
” Wanneer u op het vakje klikt, wordt het gevuld met een vinkje om aan te geven dat het is ingeschakeld.
Als u een tijd wilt opgeven, klikt u om het vakje naast 'Alleen verzenden tijdens deze periode' te selecteren en selecteert u vervolgens een begin- en eindtijd. Als u bijvoorbeeld van plan bent twee weken op vakantie te gaan, selecteert u de periode waarin u op vakantie gaat, zodat de automatische reactie alleen actief is als u weg bent
Stap 5. Klik op het tabblad Binnen mijn organisatie
Je ziet dit boven het grote, lege tekstvak.
Stap 6. Typ het automatische antwoord dat u wilt sturen naar mensen die u e-mailen vanuit uw kantoor of bedrijf
Stap 7. Klik op het tabblad Buiten mijn organisatie
Je ziet dit boven het grote, lege tekstvak.
Stap 8. Typ het automatische antwoord dat u wilt sturen naar mensen die u e-mailen van buiten uw organisatie
Er is een vervolgkeuzelijst voor lettertype en lettergrootte, evenals knoppen om de tekst in uw bericht op te maken
Stap 9. Klik op OK
Personen die u e-mailen terwijl u niet op kantoor bent, ontvangen de automatische antwoorden die u hebt gemaakt. Als u geen tijdbereik hebt geselecteerd, wordt het automatische antwoord verzonden totdat u de functie uitschakelt.
Methode 2 van 4: Outlook 2007 gebruiken
Stap 1. Start Microsoft Outlook op uw pc
Deze vind je in het Startmenu.
Stap 2. Klik op Afwezigheidsassistent op het tabblad Extra
U vindt het tabblad Extra in het menu linksboven in het programmavenster. Het dialoogvenster Afwezigheidsassistent wordt geopend.
Als deze optie niet beschikbaar is, gebruikt u mogelijk een niet-Exchange-account. Volg de methode in dit artikel om automatische antwoorden in te schakelen voor niet-exchange-accounts
Stap 3. Klik om de cirkel naast 'Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden' te selecteren
”
Als u een tijd wilt opgeven, klikt u om het vakje naast 'Alleen verzenden tijdens deze periode' te selecteren en selecteert u vervolgens een begin- en eindtijd. Als u bijvoorbeeld van plan bent twee weken op vakantie te gaan, selecteert u de periode waarin u op vakantie gaat, zodat de automatische reactie alleen actief is als u weg bent
Stap 4. Klik op het tabblad Binnen mijn organisatie
Je ziet dit boven het grote, lege tekstvak.
Stap 5. Typ het automatische antwoord dat u wilt sturen naar mensen die u e-mailen vanuit uw kantoor of bedrijf
Stap 6. Klik op het tabblad Buiten mijn organisatie
Je ziet dit boven het grote, lege tekstvak.
Stap 7. Typ het automatische antwoord dat u wilt sturen naar mensen die u e-mailen van buiten uw organisatie
Er is een vervolgkeuzelijst voor lettertype en lettergrootte, evenals knoppen om de tekst in uw bericht op te maken
Stap 8. Klik op OK
Personen die u e-mailen terwijl u niet op kantoor bent, ontvangen de automatische antwoorden die u hebt gemaakt. Als u geen tijdbereik hebt geselecteerd, wordt het automatische antwoord verzonden totdat u de functie uitschakelt.
Methode 3 van 4: Outlook 2003 gebruiken
Stap 1. Start Microsoft Outlook op uw pc
Je vindt dit programma in het Startmenu.
Stap 2. Klik op Afwezigheidsassistent op het tabblad Extra
U vindt het tabblad Extra in het menu linksboven in het programmavenster. Het dialoogvenster Afwezigheidsassistent wordt geopend.
Als deze optie niet beschikbaar is, gebruikt u mogelijk een niet-Exchange-account. Volg de methode in dit artikel om automatische antwoorden in te schakelen voor niet-exchange-accounts
Stap 3. Klik om de cirkel naast "Ik ben momenteel niet op kantoor" te selecteren
”
Stap 4. Typ een bericht in het tekstvak
Personen die u e-mailen, ontvangen uw antwoord slechts één keer totdat u weer op kantoor bent.
Stap 5. Klik op OK
Alle partijen die u e-mailen, ontvangen uw afwezigheidsbericht voor onbepaalde tijd, of totdat u "Ik ben momenteel op kantoor" selecteert.
Methode 4 van 4: Niet-Exchange-accounts gebruiken
Stap 1. Start Microsoft Outlook op uw pc
Deze vind je in het Startmenu.
Stap 2. Klik op Nieuwe e-mail op het tabblad Start
Je ziet het tabblad in het lint boven je inbox, samen met Bestand, Verzenden/ontvangen, Map, Weergeven en Groepen. Er wordt een lege e-mail geopend.
Stap 3. Bewerk de e-mail met de afwezigheidssjabloon
Laat de regels Aan… en CC… leeg.
- Typ een onderwerp voor de e-mail, zoals 'Afwezig', zodat mensen weten dat ze een automatisch antwoord van u krijgen.
- Typ het antwoord dat u automatisch wilt verzenden naar degenen die u e-mailen in de hoofdtekst van het e-mailbericht. Dit bericht wordt gebruikt als uw 'out-of-the-office'-sjabloon.
Stap 4. Klik op het tabblad Bestand en klik op Opslaan als
Dit opent het dialoogvenster "Opslaan als".
Stap 5. Klik op Outlook-sjabloon in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type"
Stap 6. Typ een naam voor de berichtsjabloon en klik vervolgens op Opslaan
Deze sjabloon kan nu worden gebruikt wanneer u niet beschikbaar bent via e-mail op uw persoonlijke Outlook-account.
Stap 7. Klik op het tabblad Bestand en klik op Regels en waarschuwingen beheren
Als u wilt dat uw sjabloon automatisch naar gebruikers wordt verzonden terwijl u niet beschikbaar bent, moet u een regel maken die Outlook instrueert om automatisch e-mails te beantwoorden met behulp van deze sjabloon.
Stap 8. Klik op Nieuwe regel
U ziet dit onder het tabblad E-mailregels. Er verschijnt een dialoogvenster Regelwizard om u te helpen bij het maken van een regel.
Stap 9. Klik om 'Regels toepassen op berichten die ik ontvang' te selecteren
” U ziet dit onder de kop 'Begin met een lege regel'.
Klik Volgende twee keer om door te gaan met het maken van de regel. Je gaat klikken Volgende op een pagina met opties, maar u wilt de vakken voor stap 1 en 2 leeg laten om uw regel te laten werken.
Stap 10. Klik op het vakje naast 'beantwoorden met een specifieke sjabloon
” U ziet dit onder het kopje "Wat wilt u met het bericht doen?"
Stap 11. Klik op de link "een specifieke sjabloon" in stap 2
Er verschijnt een vak.
Stap 12. Selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" in het vervolgkeuzemenu "Zoeken in"
Dubbelklik om de sjabloon te selecteren die u eerder hebt gemaakt om te gebruiken als uw automatische afwezigheidsantwoord
Stap 13. Klik op Volgende
U wordt doorverwezen naar de laatste stap in de wizard Regels waar u uw regel een naam kunt geven, uitzonderingen kunt instellen en deze kunt bekijken.
Typ een naam voor de regel voor automatisch beantwoorden die u hebt gemaakt
Stap 14. Klik op Voltooien
Alle gebruikers die u e-mailen, ontvangen nu het automatische antwoord dat u hebt gemaakt met behulp van de sjabloon.
