E-mail is van nature niet zo formeel als het schrijven van brieven. U zult echter nog steeds momenten hebben waarop u formeler moet zijn in het schrijven van uw e-mail. Denk na over wie de ontvanger is en kies vervolgens een begroeting die bij de situatie past. Als je dat eenmaal hebt bedacht, kun je doorgaan met het opmaken van de begroeting en het schrijven van de openingszinnen.
Stappen
Deel 1 van 3: Gezien de ontvanger
Stap 1. Bepaal hoe formeel je moet zijn
Zelfs als u een 'formele' e-mail schrijft, hangt de formele e-mail af van de persoon die deze ontvangt. Zo zou je bij het schrijven van een professor niet dezelfde mate van formaliteit hanteren als bij het solliciteren naar een baan.
Wanneer u voor het eerst contact opneemt met iemand, is het voor de zekerheid beter om formeler te zijn dan nodig is
Stap 2. Zoek de naam van de persoon
Doe wat onderzoek om de naam van de persoon op te graven als je die nog niet weet. Als u de naam van de persoon kent, lijkt de begroeting persoonlijker, zelfs als u formele technieken voor uw e-mail gebruikt.
Stap 3. Volg het voorbeeld van de persoon
Als de persoon je al een e-mail heeft gestuurd, is het prima om hun begroetingsstijl te kopiëren. Als ze bijvoorbeeld "Hallo" en uw voornaam gebruiken, is het acceptabel om in dezelfde stijl te antwoorden door "Hallo" en de voornaam van de persoon te gebruiken wanneer u de e-mail adresseert.
Deel 2 van 3: Een begroeting kiezen
Stap 1. Val terug op "Geachte
"Geachte" (gevolgd door de naam van de persoon) is niet voor niets een oude stand-by. Het is formeel zonder benauwd te zijn, en omdat het zo vaak wordt gebruikt, wordt het vaak onzichtbaar in een begroeting, wat een goede zaak is. Dat doe je niet wil dat je begroeting opvalt omdat het ongepast is.
Stap 2. Probeer 'Groeten' als je de naam van de persoon niet weet
Groeten is een relatief formele begroeting die u in zakelijke e-mails kunt gebruiken, vooral als u de naam van de persoon niet kent. Het is echter altijd beter om de naam van de persoon te achterhalen, indien mogelijk.
U kunt ook "Aan wie het kan aangaan" gebruiken als de e-mail bijzonder formeel is en u de naam van de persoon niet kent. Deze begroeting kan voor sommige mensen echter onaangenaam zijn
Stap 3. Overweeg "Hallo" of "Hallo" in iets minder formele e-mails
E-mails zijn doorgaans minder formeel dan brieven in het algemeen, dus u kunt wegkomen met zoiets als "Hallo" in een enigszins formele e-mail. Als u bijvoorbeeld uw professor e-mailt, in het bijzonder een met wie u daadwerkelijk communiceert, zou "Hallo" of "Hallo" prima moeten werken.
Stap 4. Sla "Hé
"Hoewel "Hallo" acceptabel is in een semi-formele e-mail, is "Hé" waarschijnlijk niet. Het is een zeer informele begroeting, zelfs in spraak, dus u moet het in elk type formele e-mail vermijden. Zelfs als u uw baas kent redelijk goed, het is bijvoorbeeld waarschijnlijk het beste om "Hey" over te slaan wanneer u ze e-mailt.
Stap 5. Gebruik indien nodig een titel in plaats van een naam
Soms, wanneer u naar een persoon schrijft, kent u alleen hun titel binnen het bedrijf of de organisatie. In dat geval kunt u alleen de titel van de persoon gebruiken in plaats van de naam van de persoon, zoals 'Geachte wervingsmanager', 'Geachte wervingscommissie' of 'Geachte professor'.
Stap 6. Voeg de eretitel van de persoon toe om het formeler te maken
Voeg indien mogelijk 'Mr.', 'Mevr.', 'Dr.' of 'Professor' toe voor de naam van de persoon om het formeler te maken. Gebruik ook de achternaam of volledige naam van de persoon om formeler te zijn, in plaats van alleen de voornaam van de persoon.
Deel 3 van 3: De e-mail formatteren en starten
Stap 1. Plaats de begroeting op de eerste regel
De bovenste regel moet de begroeting zijn die je hebt gekozen, gevolgd door de naam van de persoon. Gebruik indien mogelijk een titel voor de persoon, zoals Dhr., Mevr. of Dr., gevolgd door hun voor- en achternaam.
Stap 2. Gebruik een komma
Over het algemeen gebruik je een komma na de begroeting. In formele brieven kunt u een dubbele punt gebruiken, maar dat is meestal te formeel voor een e-mail, zelfs een formele. Een komma is in de meeste gevallen voldoende, hoewel u een dubbele punt kunt gebruiken als u een begeleidende brief in een e-mail schrijft.
Stap 3. Ga naar de volgende regel
De begroeting staat bovenaan op een eigen regel, dus als je hem eenmaal hebt geschreven, druk je op de Return-toets om naar de volgende regel te gaan. Als u regeleinden gebruikt in plaats van inspringingen om alinea's te maken, moet u een lege regel tussen de begroeting en de eerste alinea laten.
Stap 4. Stel jezelf eventueel voor in de openingszin
Als je iemand voor het eerst schrijft, moet je een introductie geven, zelfs als je de persoon in het echt kent. Door de persoon een idee te geven van wie je bent, moedig je hem aan om te blijven lezen.
- U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Mijn naam is Jessica Hills en ik ben de marketingdirecteur van XYZ Company." U kunt ook aangeven hoe u de persoon kent: "Mijn naam is Robert Smith en ik zit in uw marketingklas (Marketing 101 die op dinsdag en donderdag om 12.00 uur bijeenkomt)."
- Als je de persoon al kent en eerder hebt geschreven, kun je de eerste zin als begroeting gebruiken. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Bedankt dat je zo snel contact met me opneemt", of "Ik hoop dat het goed met je gaat."
Stap 5. Kom ter zake
De meeste formele e-mails moeten snel ter zake komen. Dat betekent dat uw eerste of tweede zin de reden moet introduceren waarom u naar de ontvanger schrijft. Denk eraan om zo beknopt mogelijk te zijn bij het beschrijven van uw doel.
