Als u een lijst of tabel met gegevens van Word naar Excel moet verplaatsen, hoeft u niet elk afzonderlijk stukje informatie in een eigen cel in het werkblad te kopiëren en te plakken. Door eerst uw Word-document goed op te maken, kunt u met slechts een paar klikken het hele document eenvoudig in Excel importeren.
Stappen
Methode 1 van 2: Een lijst converteren
Stap 1. Begrijp hoe het document wordt geconverteerd
Wanneer u een document in Excel importeert, worden bepaalde tekens gebruikt om te bepalen welke gegevens in elke cel van het Excel-spreadsheet worden geplaatst. Door een paar opmaakstappen uit te voeren voordat u gaat importeren, kunt u bepalen hoe de uiteindelijke spreadsheet wordt weergegeven en de hoeveelheid handmatige opmaak die u moet uitvoeren, minimaliseren. Dit is vooral handig als u een grote lijst uit een Word-document in Excel importeert.
Deze methode werkt het beste als u een lijst met meerdere vermeldingen hebt, die allemaal hetzelfde zijn opgemaakt (lijst met adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, enz.)
Stap 2. Scan het document op eventuele opmaakfouten
Voordat u met het conversieproces begint, moet u ervoor zorgen dat elk item op dezelfde manier is opgemaakt. Dit betekent het oplossen van eventuele interpunctiefouten of het reorganiseren van vermeldingen die niet overeenkomen met de rest. Dit zorgt ervoor dat de gegevens goed worden overgedragen.
Stap 3. Geef de opmaaktekens weer in uw Word-document
Door de normaal verborgen opmaaktekens weer te geven, kunt u bepalen wat de beste manier is om de vermeldingen op te splitsen. U kunt ze weergeven door op de knop "Alineamarkeringen weergeven / verbergen" op het tabblad Start te klikken of door op Ctrl+⇧ Shift+* te drukken
De meeste lijsten hebben ofwel één alineamarkering aan het einde van elke regel, of één aan het einde van de regel en één in de lege regel tussen items. U gebruikt de markeringen om de tekens in te voegen die door Excel worden gebruikt om onderscheid te maken tussen cellen
Stap 4. Vervang de alineamarkeringen tussen elk item om extra ruimte te verwijderen
Excel gebruikt de ruimte tussen de items om de rijen te bepalen, maar u moet deze nu verwijderen om het opmaakproces te vergemakkelijken. Maak je geen zorgen, je voegt het zo weer toe. Dit werkt het beste als u één alineamarkering aan het einde van een item hebt en één in de ruimte tussen items (twee op een rij).
- Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen.
- Typ ^p^p in het veld Zoeken. Dit is de code voor twee alineamarkeringen op een rij. Als elk item een enkele regel is en er geen lege regels tussen staan, gebruik dan een enkele ^p.
- Voer een scheidingsteken in het veld Vervangen in. Zorg ervoor dat het geen teken is dat ergens in het document voorkomt, zoals ~.
- Klik op Alles vervangen. U zult merken dat de vermeldingen zichzelf kunnen combineren, maar dat is op dit moment geen probleem zolang het scheidingsteken op de juiste plaats staat (tussen elke invoer)
Stap 5. Scheid elke invoer in afzonderlijke velden
Nu uw vermeldingen zijn gescheiden zodat ze in volgende rijen worden weergegeven, wilt u bepalen welke gegevens in elk veld worden weergegeven. Als elke invoer bijvoorbeeld een naam is op de eerste regel, een adres op de tweede regel en een staat en postcode op de derde regel, kunt u
- Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen.
- Verwijder een van de ^p-tekens in het veld Zoeken.
- Wijzig het teken in het veld Vervangen in een komma,.
- Klik op Alles vervangen. Hiermee worden de resterende alineasymbolen vervangen door het kommascheidingsteken, dat elke regel in een veld scheidt.
Stap 6. Vervang het scheidingsteken om het opmaakproces te voltooien
Nadat u de twee bovenstaande stappen voor Zoeken en vervangen heeft uitgevoerd, ziet uw lijst er niet meer uit als een lijst. Alles staat op dezelfde regel, met komma's tussen elk stukje gegevens. Deze laatste stap voor Zoeken en vervangen brengt uw gegevens terug naar een lijst met behoud van de komma's die de velden definiëren.
- Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen.
- Typ ~ (of welk teken dan ook dat je oorspronkelijk hebt gekozen) in het veld Zoeken.
- Typ ^p in het veld Vervangen.
- Klik op Alles vervangen. Hierdoor worden uw vermeldingen weer onderverdeeld in afzonderlijke groepen, gescheiden door komma's.
Stap 7. Sla het bestand op als een tekstbestand zonder opmaak
Nu uw opmaak is voltooid, kunt u het document opslaan als een tekstbestand. Hierdoor kan Excel uw gegevens lezen en ontleden, zodat deze in de juiste velden terechtkomen.
- Klik op het tabblad Bestand en selecteer "Opslaan als".
- Klik op het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type" en selecteer "Platte tekst".
- Geef het bestand de gewenste naam en klik op Opslaan.
- Als het venster Bestandsconversie verschijnt, klikt u gewoon op OK.
Stap 8. Open het bestand in Excel
Nu u het bestand in platte tekst hebt opgeslagen, kunt u het openen in Excel.
- Klik op het tabblad Bestand en selecteer Openen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu "Alle Excel-bestanden" en selecteer "Tekstbestanden".
- Klik op Volgende > in het venster Wizard Tekst importeren.
- Selecteer "Comma" in de lijst met scheidingstekens. U kunt zien hoe de items worden gescheiden in het voorbeeld onderaan. Klik op Volgende >.
- Selecteer het gegevensformaat voor elk van de kolommen en klik op Voltooien.
Methode 2 van 2: Een tabel converteren
Stap 1. Maak een tabel in Word met je gegevens
Als u een lijst met gegevens in Word hebt, kunt u deze converteren naar een tabelindeling in Word en die tabel vervolgens snel naar Excel kopiëren. Als uw gegevens al in tabelindeling zijn, gaat u verder met de volgende stap.
- Selecteer alle tekst die u naar een tabel wilt converteren.
- Klik op het tabblad Invoegen en klik vervolgens op de knop Tabel.
- Selecteer "Tekst naar tabel converteren".
- Vul in het veld "Aantal kolommen" het aantal regels per record in. Als u een lege regel tussen elke record hebt, voegt u er een toe aan het totaal.
- Klik OK.
Stap 2. Controleer de opmaak van uw tabel
Word genereert een tabel op basis van uw instellingen. Controleer het nogmaals om er zeker van te zijn dat alles is waar het zou moeten zijn.
Stap 3. Klik op de kleine "+" knop die in de linkerbovenhoek van de tabel verschijnt
Dit verschijnt wanneer u met de muis over de tafel gaat. Als u hierop klikt, worden alle gegevens in de tabel geselecteerd.
Stap 4. Druk op
Ctrl+C om de gegevens te kopiëren.
U kunt ook op de knop "Kopiëren" op het tabblad Start klikken.
Stap 5. Open Excel
Nadat de gegevens zijn gekopieerd, kunt u Excel openen. Als u de gegevens in een bestaande spreadsheet wilt plaatsen, laadt u deze op. Plaats uw cursor in de cel waarin u de cel linksboven in de tabel wilt laten verschijnen.
Stap 6. Druk op
Ctrl+V om de gegevens te plakken.
De afzonderlijke cellen uit de Word-tabel worden in afzonderlijke cellen in het Excel-spreadsheet geplaatst.
Stap 7. Splits eventuele resterende kolommen
Afhankelijk van het type gegevens dat u importeert, moet u mogelijk nog wat extra opmaak uitvoeren. Als u bijvoorbeeld adressen importeert, kunnen de stad, de staatsafkorting en de postcode allemaal in dezelfde cel staan. U kunt deze automatisch laten opsplitsen in Excel.
- Klik op de kolomkop van de kolom die u wilt splitsen om de hele kolom te selecteren.
- Selecteer het tabblad "Gegevens" en klik op de knop "Tekst naar kolommen".
- Klik op Volgende > en selecteer vervolgens de "Komma" in het veld Scheidingstekens. Als u het bovenstaande voorbeeld gebruikt, scheidt dit de stad van de staatsafkorting en postcode.
- Klik op Voltooien om de wijzigingen op te slaan.
- Selecteer de kolom die nog moet worden gesplitst en herhaal het proces, selecteer "Space" in plaats van "Comma" als scheidingsteken. Dit scheidt de staatsafkorting van de postcode.
