Webinars worden gebruikt door bedrijven, bloggers en non-profitorganisaties om hun organisaties te promoten en trainingen te geven via internet. Als u uw eigen webinar wilt hosten, moet u beslissen wat u ermee wilt bereiken. Dit zal u helpen bij het plannen van het perfecte evenement. Wek vervolgens de interesse op en verzamel een publiek. Eindelijk is het tijd om het evenement daadwerkelijk te organiseren! Vergeet niet op te volgen als het voorbij is.
Stappen
Deel 1 van 3: Uw webinar schetsen en plannen
Stap 1. Zoek uit welk doel je wilt dat je webinar dient
Uw doel moet eenvoudig en haalbaar zijn, evenals iets dat een webinar u kan helpen bereiken. Als je eenmaal je belangrijkste doel hebt bepaald, is het veel gemakkelijker om de details van je evenement te plannen.
- Als je een financiële blogger bent, wil je misschien een webinar gebruiken om reclame te maken voor je expertise en meer volgers te krijgen.
- Als je een non-profitorganisatie bent, wil je je webinar waarschijnlijk gebruiken om aandacht te vragen voor je goede doel en geld in te zamelen.
Stap 2. Kies het webinar-hostingplatform dat het beste bij u past
Elke optie heeft een ander prijskaartje en een unieke set functies. Hoe meer functies uw platform biedt, hoe duurder het zal zijn. Start voor je eerste webinar met een gratis dienst. Als je eenmaal jezelf hebt gevestigd en genoeg geld hebt ingezameld om een webinar-budget te hebben, kies dan voor een meer permanente oplossing.
- Het is belangrijk om tijd vrij te maken om deze platforms te onderzoeken. Stem uw platform af op uw doel.
- Met YouTube Live kun je gratis een openbare live-uitzending opzetten via je Google-account. Live Q&A-functies zijn echter niet beschikbaar op dit platform en uw publiek zal het moeilijker hebben om rechtstreeks contact met u op te nemen tijdens het evenement.
- omNovia is een duurdere service waarmee je evenementen van topkwaliteit kunt creëren met vrijwel alle opties die je maar kunt bedenken. Neem contact met hen op voor een specifieke prijsopgave.
Stap 3. Kies sprekers om je te helpen een geweldig webinar te maken
Het is mogelijk dat u de enige spreker bent die in uw webinar te zien is. Maar als je wilt dat je webinar meer aanvoelt als een gesprek of zelfs een debat, heb je waarschijnlijk minimaal 2 sprekers nodig. Ga niet boven de 5 sprekers per webinar, omdat de sessie overweldigend kan worden voor het publiek als je panel te groot is.
- Kies mensen die je publiek kennis kunnen geven waar ze nog geen toegang toe hebben.
- U kunt ook een spreker zoeken die uw publiek zal herkennen. Dit kan veel kijkers trekken!
- Neem indien mogelijk contact op met sprekers via e-mail. Anders kunt u mogelijk sociale media gebruiken. Vertel ze dat je een webinar organiseert en dat hun expertise precies is wat je nodig hebt om er het perfecte evenement van te maken.
Stap 4. Gebruik assistenten en/of een organisator voor een groter publiek
Als uw publiek klein is, kunt u naast het leveren van uw belangrijkste inhoud mogelijk ook een live vraag- en antwoordsessie aan. Voor doelgroepen groter dan 25 is het echter een goed idee om ten minste één organisator of assistent te hebben. Ze kunnen de Q&A-feed volgen terwijl u praat, de beste vragen kiezen en u deze geven zodra de Q&A-sessie begint.
- Je kunt er ook voor kiezen om een organisator te hebben die de leiding heeft over 1-2 (of meer) assistenten.
- Het is vooral cruciaal om hulp te hebben als je tijdens het webinar met je publiek communiceert in plaats van in een vaste sessie aan het einde.
Stap 5. Schrijf een algemene opzet en script voor het webinar
Begin met een persoonlijk verhaal dat je kijkers helpt contact met je te maken en illustreert waarom het algemene doel van je webinar belangrijk is. Ga vervolgens verder met de hoofdinhoud van het webinar. Geef specifieke informatie over uw organisatie of maak een stapsgewijze handleiding die uw kijkers iets leert. Sluit het af met een conclusie en de Q&A.
- Je script hoeft niet woord voor woord weer te geven wat je gaat zeggen. Het is echter een goed idee om gedetailleerde gesprekspunten te hebben voor het geval je nerveus wordt of verdwaald raakt. Noteer alle bijzonderheden (zoals statistieken, namen en datums).
- Begin met een eenvoudig overzicht met opsommingstekens en vul het vervolgens in met meer details. Hiermee kunt u beginnen met het visualiseren van het hele evenement.
Stap 6. Maak visuals om uw publiek betrokken te houden
Gebruik een dienst als PowerPoint, Google Slides of iets dergelijks om een presentatie te maken die je publiek tijdens het webinar kan laten zien. Deze visual kan afbeeldingen, opsommingstekens met belangrijke informatie en eventuele referenties of handleidingen bevatten waarvan u denkt dat uw kijkers deze kunnen waarderen. Houd de visuele eenvoudig en beperk uw tekst.
Herhaal niet direct wat u zegt in uw dia's. Hoewel het een goed idee is om de belangrijkste punten samen te vatten of feiten en statistieken op te sommen, wil je niet dat je kijkers het gevoel hebben dat ze je presentatie zojuist hadden kunnen downloaden en het webinar hadden overgeslagen
Stap 7. Beslis of u de leden van het publiek moet laten betalen om aanwezig te zijn
Als je voor een non-profitorganisatie werkt, kun je kijkersvergoedingen gebruiken om het doel van de organisatie te ondersteunen. Als je echter een blogger bent die probeert je naam bekend te maken, wil je je misschien concentreren op het krijgen van veel kijkers in plaats van geld in te zamelen. Als je kijkers een vergoeding wilt laten betalen, heb je een webinarplatform nodig dat die service omvat.
Het kan gemakkelijker zijn om uw publiek in rekening te brengen als u eenmaal een succesvolle webinar-host bent geworden
Stap 8. Plan een oefensessie om eventuele problemen weg te werken
Voer het oefenwebinar 3-5 dagen voor uw echte evenement uit. Zie dit als een generale repetitie. Test alle technologie en ga door uw script of gesprekspunten. Vraag een vriend of assistent om een neppubliekslid te zijn, zodat je wat fictieve Q&A kunt doen. Noteer alles wat fout gaat of verbeterd kan worden.
Deel 2 van 3: Verbinding maken met uw publiek
Stap 1. Bepaal hoe groot je je publiek wilt hebben
Groter en kleiner publiek hebben verschillende voor- en nadelen. Een groter publiek kan sneller het woord verspreiden over wat u de wereld te bieden heeft, maar u kunt niet op individuele basis contact maken met leden van het publiek. Met een kleiner publiek kun je misschien alle vragen van je bezoekers beantwoorden, maar je bekendheid kan beperkt zijn.
- Een groter publiek vereist ook dat u een geavanceerder webinarplatform gebruikt. Veel basisdiensten sneden het aantal deelnemers af op 25.
- Als je al een gevestigde blogger of webinar-host bent, heb je de exposure misschien niet nodig.
Stap 2. Publiceer uw webinar op social media en uw website of blog.
Het is tijd om het woord naar buiten te brengen! Post een foto van jezelf waarop je een toespraak houdt op Instagram met een kort bijschrift dat het evenement beschrijft. Gebruik Facebook om een meer gedetailleerde beschrijving te geven. Tweet dagelijkse herinneringen aan je volgers over het evenement. En vergeet niet om uw eigen webpagina's te gebruiken voor promotie!
- Omdat Twitter en Instagram wat informeler zijn, kun je deze platforms gebruiken om je publiek met humor te betrekken. Je zou zelfs een-g.webp" />
- Begin minimaal 2 weken en maximaal een maand van tevoren met het promoten van je evenement.
Stap 3. Maak een aanmeldpagina voor je webinar
Veel webinarplatforms bieden deze service. Op de registratiepagina kunnen deelnemers zich aanmelden voor het evenement en gerelateerde herinnerings- en follow-up-e-mails ontvangen. Als u ervoor kiest, kunt u op deze pagina ook de mogelijkheid om presentiegeld te betalen instellen.
Stap 4. Stel een e-maillijst in om in contact te komen met registranten
Als je webinarplatform je niet de mogelijkheid geeft om een registratiepagina aan te maken, maak dan je eigen e-maillijst aan. Gebruik uw website of sociale media om contact te leggen met leden van het publiek en hun contactgegevens te verzamelen. Stel bijvoorbeeld voor dat deelnemers u een privé-direct bericht sturen met hun contactgegevens via Facebook of Twitter.
Stap 5. Stuur herinneringsmails om mensen te laten opdagen
Gebruik je registratiepagina of e-maillijst om 1 week, 24 uur en 1 uur voordat het evenement begint in contact te komen met je publiek. De herinnering moet een korte samenvatting bevatten van waar het webinar over gaat, evenals de datum en tijd van het evenement.
Deel 3 van 3: Het webinar zonder problemen uitvoeren
Stap 1. Laat je organisator de chat uitvoeren als je kunt
De organisator gedraagt zich als een regisseur. Ze moeten alle problemen die zich voordoen, met name problemen met technologie, snel aanpakken. Ze kunnen ook een kopie van het script hebben en je achter de schermen ondersteuning bieden als je dat nodig hebt.
Stap 2. Zorg dat alles een uur voordat je begint goed is ingesteld
Ga ruim voor de starttijd naar de ruimte waar u uw webinar filmt. Zorg ervoor dat het rustig blijft tijdens het evenement door ramen en deuren te sluiten en een bordje "Niet binnenkomen of storen" bij de ingang te plaatsen. Controleer al uw technologie (vooral uw microfoon) zodat u eventuele problemen kunt oplossen.
Stap 3. Besteed ongeveer 5 minuten aan je introductie
De introductie moet kort maar boeiend zijn. Gebruik deze tijd om je publiek meteen aan te trekken en met hen in contact te komen. In de inleiding moet ook het doel van het webinar worden uiteengezet en hoe u dit gaat bereiken.
Stel bijvoorbeeld dat uw webinar gaat over de beste manieren om geld te besparen met een krap budget. Je zou het webinar kunnen beginnen door iets te zeggen als: “Leven zonder spaargeld is eng. Ik ben daar geweest! En hoe graag ik ook Ramen-noedels at, ik kwam er al snel achter dat goedkoop eten niet genoeg was om mijn spaarrekening te vullen.”
Stap 4. Reserveer ongeveer 25 minuten voor de hoofdpresentatie
Dit is het hart van het webinar. Geef 4 tot 5 belangrijke lessen tijdens deze sectie. Elke les moet gemakkelijk te volgen zijn en het publiek moet aan het einde van de 25 minuten probleemloos kunnen doen wat je zegt. Gebruik je visuals om je lezing aan te vullen.
Besteed evenveel tijd aan elke les. Als u bijvoorbeeld 5 lessen in 25 minuten moet behandelen, besteed dan 5 minuten aan elke les
Stap 5. Doe aan het einde van de sessie een Q&A van 10 minuten
De Q&A is jouw kans om direct in contact te komen met je kijkers. Het stelt je ook in staat om je publiek te laten zien dat je kant-en-klare antwoorden hebt op vragen waarop je je niet had voorbereid. Hiermee laat je zien dat je echt een expert bent!
- Je kunt de Q&A ook gebruiken om gerelateerde onderwerpen te introduceren waar je geen tijd voor had in het hoofdgedeelte van het webinar.
- Als niemand vragen stelt, zorg dan dat je van tevoren minimaal 5 Q&A's hebt voorbereid. Introduceer deze vragen door iets te zeggen als: "Een vraag die mij vaak wordt gesteld, is hoeveel iemand van midden twintig elke maand opzij zou moeten zetten voor zijn pensioen."
Stap 6. Ga staan en gebruik een microfoon als je kunt
Je hebt toegang nodig tot een ruimte met een projector en scherm om te kunnen staan. U kunt dan met het publiek spreken terwijl u door uw beelden beweegt met een afstandsbediening die uw presentatie bestuurt. Deze methode communiceert energie en helpt je publiek betrokken te houden.
Stap 7. Richt de camera recht op je ogen als je niet staat
Gebruik je gezichtsuitdrukkingen om de energie na te bootsen die je niet krijgt van staan en rondlopen. Glimlach en maak oogcontact met de camera, onthoud dat je publiek zich aan de andere kant ervan bevindt.
Voor uw computer zitten kan een betere optie zijn als u van plan bent uw computerscherm te delen met uw publiek
Stap 8. Voeg interactieve componenten toe om iedereen erbij te betrekken
Laat uw assistenten of organisator een live-enquête (of meerdere) uitvoeren en de reactie van het publiek in uw presentatie integreren. Je moet er ook zeker van zijn dat bezoekers tijdens het evenement vragen kunnen stellen, zelfs als je ze verzamelt om aan het einde te beantwoorden.
Verschillende webinarplatforms bieden live polling-opties. Ze bieden ook chatboxen en andere interactieve opties. Denk eraan om deze opties in overweging te nemen bij het kiezen van een platform
Stap 9. Neem het webinar op om te delen met mensen die niet aanwezig konden zijn
Een deel van wat een webinar zo nuttig maakt, is dat het opnieuw kan worden geopend, zelfs nadat het evenement voorbij is. Plaats een link naar het opgenomen webinar op social media en op je website. Vertel volgers dat ze contact met je kunnen opnemen met vragen, zelfs als ze het live-evenement niet hebben bijgewoond.
Veel webinarplatforms bieden ook opnameservices
Stap 10. Follow-up via e-mail om de reacties van mensen op het webinar te achterhalen
Stuur 1 niet minder dan een uur nadat het evenement voorbij is, zodat het vers in het geheugen van het publiek zit. Stuur binnen een week nog een follow-up om mensen te bedanken voor hun aanwezigheid, om feedback te vragen en informatie te verstrekken over toekomstige evenementen die je hebt gepland.
Schrijf deze e-mails vóór het evenement, zodat je ze snel kunt versturen
Tips
- Over het algemeen mag je webinar niet langer dan een uur duren. Houd het kort en eenvoudig, zodat mensen tijd kunnen maken om uw inhoud bij te wonen en te verwerken.
- Leer hoe u uw publiek kunt betrekken door online TEDtalks of andere populaire webinars te bekijken.
