Als het idee van het hosten van een autoshow je motor echt op toeren brengt, staat je een traktatie te wachten! Het plannen van een show kan een leuke ervaring zijn. Begin met het uitwerken van basisdingen zoals het showthema, de datum en de locatie. Betrek vervolgens de rest van uw gemeenschap bij het zoeken naar sponsoring van lokale bedrijven en het inhuren van lokale verkopers om eten, prijzen en entertainment te bieden. Met een beetje planning en organisatie kun je een geweldige autoshow neerzetten en je community bruisen van opwinding.
Stappen
Deel 1 van 3: Details en logistiek
Stap 1. Kies een thema of autotype voor de show zodat het samenhangend aanvoelt
Een thema biedt richtlijnen voor uw deelnemers en geeft deelnemers een idee van wat ze kunnen verwachten op de showdag. Populaire thema's zijn klassieke auto's, antieke auto's, raceauto's, lowriders, luxe auto's en buitenlandse auto's. Zorg ervoor dat u het thema op uw flyers en aankondigingen vermeldt, zodat autobezitters weten of ze in aanmerking komen. Bijvoorbeeld:
- "Alle buitenlandse luxewagens en exotische racewagens zijn uitgenodigd om deel te nemen."
- "De show staat open voor alle hots rods van vóór 1948 en Amerikaanse klassieke auto's."
- "Eigenaars van aangepaste tuners en high-end, sterk aangepaste exotische auto's zijn welkom om zich aan te melden."
Stap 2. Houd je evenement op een zaterdag of zondag om het meeste publiek te trekken
Weekends zijn het beste voor autoshows, omdat de meeste mensen niet aan het werk zijn en op zoek zijn naar iets leuks om te doen. Nadat je een datum en tijd hebt gekozen, kun je online controleren of er geen andere lokale shows of evenementen tegelijkertijd plaatsvinden. Op die manier hoeft u niet met hen te concurreren voor deelname.
- Kies 2-3 mogelijke datums voor het geval de eerste niet lukt.
- Houd uw show in de lente of herfst bij zacht weer. De meeste eigenaren van showauto's willen hun voertuigen niet in het holst van de winter naar buiten brengen, en de hitte van het midden van de zomer kan ook voorkomen dat mensen komen opdagen.
Stap 3. Stel een budget in voor het evenement
Zoek uit hoeveel je moet uitgeven en hoe groot je de show wilt hebben. Verwacht ongeveer $ 2.000 te besteden voor een kleine show (50-100 auto's). Voor een middelgrote show met 100-150 auto's, budget minimaal $ 5.000. Maak vervolgens een lopende lijst met geschatte uitgaven om ervoor te zorgen dat u alles kunt dekken. Typische kosten zijn onder meer zaalhuur, leverancierskosten, kaartverkoop, vergunningen, verzekeringen, advertenties, flyers, entertainment en prijzen.
- Zorg ervoor dat u uw budget aanpast nadat elk item is afgerond. Zo werk je altijd met nauwkeurige cijfers.
- Vraag lokale bedrijven naar sponsoring als je weinig geld hebt! Goede opties zijn auto-onderdelen/onderhoudswinkels, carrosseriebedrijven en autoclubs. Voordelen voor sponsors zijn onder meer merkbekendheid, hun logo prominent weergegeven op alle bewegwijzering en de mogelijkheid om een verkopersstand op de show op te zetten.
Stap 4. Boek een locatie die geschikt is voor uw showgrootte en behoeften
Als u zelf een autowinkel runt, is de meest ideale locatie uw eigen parkeerplaats. Zoek anders naar lokale locaties met grote parkeerplaatsen. Bel rond om de prijzen te bespreken en verken elke locatie voordat u een definitieve beslissing neemt. Stel je voor waar de auto's worden opgesteld, waar je het registratiegebied plaatst, enzovoort. Als er geen toiletfaciliteiten op het terrein zijn, kun je Port-a-Potties huren voor het evenement. Denk aan locaties als:
- Gemeenschapscentra of VA-zalen
- Lokale autobedrijven of racecircuits
- Parken of gemeenschapsevenementen
- Lokale bedrijven met mooie parkeerplaatsen
- Schoolparkeerplaatsen
Stap 5. Sluit een verzekering af om onverwachte kosten of schade te dekken
Over het algemeen bepaalt de locatie welke verzekering vereist is om op hun eigendom te werken. Vraag de locatie en neem contact op met de lokale overheid over de dekkingsvereisten. Als de show op uw eigen terrein is, neem dan contact op met uw verzekeringsagent.
Bij de meeste autoshows zijn dure en/of klassieke auto's betrokken, en die auto's zijn duur. Het is een goed idee om een verzekering af te sluiten om eventuele problemen te dekken, voor het geval dat
Stap 6. Verkrijg alle vergunningen die vereist zijn door lokale stads-, provincie- of gemeenteambtenaren
Om legaal te opereren, heeft u waarschijnlijk minimaal 1-2 lokale vergunningen nodig. Zoek online naar informatie of neem rechtstreeks contact op met stadskantoren om erachter te komen wat u moet doen, eventuele relevante deadlines en vergunningskosten. Start dit proces zo snel mogelijk, zodat je klaar bent om op de showdatum te gaan. Enkele vergunningen die u mogelijk nodig heeft:
- Straatafsluiting
- Gebouw & Veiligheid
- Gezondheidsdiensten (voor voedselverkopers)
- Verkeerscontrole
- Brandweer/politieafdelingen
Stap 7. Stel pre-registratie in zodat mensen zich vroeg kunnen aanmelden
Bij de meeste shows is pre-registratie en registratie ter plaatse mogelijk, maar serieuze deelnemers geven er meestal de voorkeur aan dit van tevoren te doen. Voor kleine shows, vermeld uw contactgegevens op de flyers en moedig mensen aan om rechtstreeks contact op te nemen om zich aan te melden. Voor grotere shows, zet een showwebsite op en verwijs mensen daarheen om zich te registreren en het inschrijfgeld te betalen.
- Bied een gereduceerd inschrijfgeld aan als een stimulans voor vroege aanmelding.
- Informatie die moet worden vastgelegd voor registratie: de volledige naam, het thuisadres en het e-mailadres van de deelnemer. Het merk, het model, de kleur en het jaar van de auto.
- Verstuur registratiekits 2 weken voor de show naar de deelnemers. Elke kit moet een kaart, een vooruitbetaalde raamsticker, parkeerinformatie en andere speciale instructies bevatten.
Stap 8. Hang flyers voor evenementen op en verstuur uitnodigingen op sociale media
Ontwerp een aantrekkelijke flyer voor uw evenement en post kopieën bij lokale winkels en auto-evenementen. Maak vervolgens een Facebook-evenementpagina en moedig mensen aan om te reageren en deel de link om u te helpen het woord te verspreiden. Andere manieren om uw evenement te promoten:
- Maak een Twitter-account aan en tweet de evenementlink naar je volgers
- Adverteren op lokale radio en televisie
- Plaats advertenties in uw lokale krant
Deel 2 van 3: Verkopers en entertainment
Stap 1. Boek een lokale cateraar of foodtruck voor je evenement
Als je een kleine autoshow hebt, kun je waarschijnlijk wegkomen met het opzetten van een paar barbecueroosters. Ga voor grotere evenementen met een lokale cateraar of foodtruck-operator. Bel rond voor prijzen en boek uw voedselaanbieder zo vroeg mogelijk. Stel de leverancier vragen over:
- Hun minimumtarieven
- Als ze geschikt zijn voor de grootte van je show
- Wat ze van plan zijn om gasten in rekening te brengen?
- Aanbetalingspercentage en deadline
- Eventuele extra kosten
Stap 2. Huur een DJ of lokale band in om muziek te verzorgen
Muziek is een traditioneel onderdeel van elke autoshow en kan een heel leuke sfeer creëren voor uw evenement. Denk na over wat voor soort muziek logisch is voor uw verwachte publiek voordat u beslissingen neemt. Samenwerken met een lokaal radiostation kan ook een goede optie zijn. Ze zorgen voor muziek, zenden live uit en promoten de show tegelijkertijd!
- Als u een DJ inhuurt, overweeg dan om met hen te praten over catering voor het publiek.
- Het inhuren van een lokale band om live muziek te verzorgen kan voor een extra hype zorgen.
Stap 3. Stel een MC in als je een manier nodig hebt om aankondigingen te doen op de show
MC's kunnen zorgen voor een hype, het publiek betrekken en de nodige aankondigingen doen, zoals het winnen van lotnummers, trofeewinnaars, enzovoort. Als dit iets is dat je show nodig heeft, kijk dan naar lokale MC's die het werk kunnen doen.
Als je een DJ inhuurt, vraag dan of ze bereid zijn om naast het draaien van de muziek ook MC-taken te overwegen
Stap 4. Zoek een plaatselijk bedrijf om trofeeën voor uw winnaars te ontwerpen en te verstrekken
Als je autoshow een wedstrijd is, heb je prijzen en trofeeën nodig voor je winnaars. Raadpleeg je showcategorieën en jurybladen zodat je weet hoeveel trofeeën je nodig hebt. Neem dan contact op met een lokaal bedrijf voor ontwerp en productie. Streef naar minimaal 3-5 grote trofeeën.
Stap 5. Huur een springkussen als je kinderen verwacht op de show
Als je een ouder publiek verwacht, is dit niet nodig. Als je echter denkt dat je evenement veel gezinnen uit de gemeenschap zal trekken, overweeg dan om een soort entertainment voor kinderen aan te bieden. Misschien komen er meer mensen opdagen als ze hun kinderen kunnen meenemen. Ander kindvriendelijk entertainment om te overwegen:
- Schminken
- Ballonnen/ballondieren
- Clown of goochelaar
Stap 6. Kies je juryleden en bereid ze voor op categorieën en scores
U en uw personeel kunnen de jury zijn, of u kunt experts/enthousiastelingen van lokale autoclubs inschakelen om het werk te doen. Stel voor de show basisregels in en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de categorieën en specifieke puntensystemen als je die gebruikt.
- Streef naar 3-5 hoofdcategorieën zoals: Best in Show, Best Custom Mods, Best Performance, enzovoort.
- Een vooraf gemaakt beoordelingsblad kan een sectie voor elke categorie bevatten, een uitsplitsing van details in elke categorie en een uitleg van het puntensysteem/hoe het te gebruiken.
Deel 3 van 3: Showdag
Stap 1. Plaats borden en barrières om deelnemers en aanwezigen te begeleiden
Zorg ervoor dat de borden in de badkamer duidelijk zijn gemarkeerd en gemakkelijk te vinden zijn. Plaats in- en uitrijborden om u te helpen de verkeersstroom te beheersen. Plaats indien nodig borden met "verboden parkeren" in gebieden met beperkte toegang. Markeer de nooduitgangen en wijs een persoon aan of plaats barrières om die paden vrij te houden.
- Koop stevige borden met duidelijke letters, zodat iedereen ze gemakkelijk kan zien.
- Als u barrières nodig heeft, vraag dan uw lokale overheid om deze van tevoren te verstrekken.
Stap 2. Markeer parkeerplaatsen voor uw showauto's met witte spuitverf
Elke deelnemende auto heeft een specifieke parkeerplaats nodig, dus markeer die parkeerplaatsen enkele uren voordat de show begint. Neem een paar stokken en touw mee zodat je met witte spuitverf mooie, nette lijnen kunt maken.
Als u de parkeerplaatsen nummert, zorg er dan voor dat u elk nummer duidelijk in de juiste ruimte spuit
Stap 3. Leid de verkopers en entertainment naar hun gebieden voor installatie
Vraag verkopers en entertainment om 1 uur eerder te arriveren voor installatie. Laat de voedselverkoper zien waar hij heen moet en help de DJ of band bij het opzetten op een centrale locatie op het terrein. Zorg ervoor dat de stroomkabels en generatoren aanwezig zijn voordat iemand arriveert.
Stap 4. Richt een registratiegebied in bij de ingang van het evenement
Wijs een van uw teamleden aan die verantwoordelijk is voor het bijhouden van een logboek van deelnemers en het innen van toegangsprijzen. Geef elke geregistreerde deelnemer een raamkaart met hun naam, voertuiginformatie en voertuigklasse erop. Wijs elke auto een specifieke genummerde plek of duidelijk gemarkeerde parkeerplaats toe, zodat ze weten waar ze heen moeten.
