In het tijdperk van mobiele telefoons is de telefoonetiquette grotendeels verdwenen. Weten hoe u berichten moet aannemen, is nog steeds handig wanneer u op kantoor werkt of voor iemand anders belt. Beleefd zijn, alles opschrijven en de boodschap snel overbrengen zijn de sleutelwoorden!
Stappen
Stap 1. Beantwoord de telefoon
De persoon aan de andere kant vraagt naar uw directe leidinggevende of collega die niet aan zijn/haar bureau zit. Het eerste dat u moet doen, is zeggen: "Hij/zij is momenteel niet beschikbaar. Kan ik een bericht aannemen?" Ervan uitgaande dat ze ja zeggen, ga door naar de volgende stap. Als ze nee zeggen, sta er dan op dat ze je in ieder geval toestaan om hen te helpen. Als ze beleefd weigeren, vraag de persoon dan om op zijn minst hun naam en bedrijfsnaam te geven; noteer het nummer van de oproep-ID en laat de persoon weten wanneer hij het opnieuw kan proberen. Vergeet niet te vragen of u iets anders kunt doen - ze willen misschien terugbellen en een bericht achterlaten op het antwoordapparaat. Zorg ervoor dat u laat weten voor wie de oproep was en wanneer ze het misschien terug zouden proberen.
Stap 2. Schrijf alles op wat ze zeggen
Je denkt misschien niet dat wat ze zeggen belangrijk is, maar de persoon voor wie je het bericht schrijft, denkt misschien dat het dat wel is. Vraag hen indien nodig om informatie te herhalen.
Stap 3. Zeg gedag (en "Graag gedaan" als dat van toepassing is)
Stap 4. Geef het bericht zo snel mogelijk aan de persoon of laat het ergens achter waar ze het kunnen vinden
Tips
- Wees beleefd.
- Schrijf in keurig handschrift.
- Zorg ervoor dat je niet de verkeerde dingen opschrijft. Je zou niet willen dat de persoon die de boodschap krijgt het verkeerde idee krijgt.
