Hoewel mensen documenten met minder frequentie faxen dan vroeger, kan het zijn dat u toch af en toe een fax moet verzenden. Er zijn nog steeds veel goede redenen om een fax te verzenden, vooral als u contracten verzendt of als uw ontvanger niet over de technologie of apparatuur beschikt die nodig is om papieren op een andere manier te verzenden. Gelukkig kunt u documenten faxen met behulp van een faxapparaat, een computer of zelfs een smartphone.
Stappen
Methode 1 van 3: Een faxapparaat gebruiken
Stap 1. Stel uw faxapparaat in
Als u faxen wilt verzenden en ontvangen met een faxapparaat, moet u ervoor zorgen dat uw faxapparaat is aangesloten op en is aangesloten op uw vaste telefoonaansluiting.
- Een speciale lijn wordt aanbevolen als u van plan bent vaak te faxen, omdat u het faxapparaat en de telefoon niet tegelijkertijd kunt gebruiken.
- Zorg er ook voor dat uw faxapparaat toner en papier heeft als u van plan bent faxen te ontvangen.
- Als u thuis of op het werk geen faxapparaat heeft, kunt u er misschien een gratis opsturen vanuit uw plaatselijke openbare bibliotheek. U kunt tegen betaling ook naar een winkel als Kinko's of The UPS Store gaan om uw documenten te faxen. Deze opties werken het beste als u niet vaak faxen verwacht.
Stap 2. Pas je instellingen aan
Alle faxapparaten zijn anders, maar meestal heb je de mogelijkheid om bepaalde instellingen aan te passen. Lees uw gebruikershandleiding om meer te weten te komen over de specifieke functies die beschikbaar zijn op uw machine.
- Als u zeker wilt weten dat uw fax met succes is verzonden, schakelt u de instelling voor de bevestigingspagina in. Als deze functie is ingeschakeld, drukt de machine een pagina af nadat u een fax hebt verzonden, zodat u weet of deze is verzonden of niet.
- U kunt ook een faxkoptekst instellen, een regel tekst die bovenaan elk document dat u verzendt, wordt weergegeven. Het bevat meestal basisinformatie over van wie de fax afkomstig is.
- Als u van plan bent ook faxen te ontvangen, kunt u kiezen tussen automatische ontvangstmodus of handmatige ontvangstmodus, waarbij u elke inkomende fax moet accepteren.
Stap 3. Verzamel uw documenten
Door de originele documenten te gebruiken in plaats van fotokopieën, krijgt de ontvanger een document dat schoner en gemakkelijker te lezen is.
Gebruik een voorblad bovenop de pagina's die u gaat faxen. Het voorblad moet informatie bevatten zoals de naam en het faxnummer van de afzender, de naam en het faxnummer van de ontvanger, de datum en het aantal pagina's in de fax
Stap 4. Plaats uw documenten in de machine
Veel machines hebben zowel een papierinvoer als een flatbed-scherm. Als u slechts één pagina heeft, kunt u beide functies gebruiken. Als je meerdere pagina's hebt, werkt de papierinvoer meestal beter.
- Wanneer u de papierinvoer gebruikt, kunt u al uw pagina's tegelijk invoegen. Uw faxapparaat moet een pictogram hebben dat aangeeft in welke richting het papier in de papierinvoer moet liggen. Sommige faxmachines bieden ook de mogelijkheid om beide zijden van een document te scannen en te faxen, dus raadpleeg uw gebruikershandleiding om te zien of dit mogelijk is op uw machine.
- Als u het flatbed-scherm gebruikt, tilt u het deksel op de bovenkant van het apparaat op en plaatst u uw document met de bedrukte zijde naar beneden op het glazen scherm. Zorg ervoor dat u uw document op één lijn brengt met de markeringen op het scherm en sluit het deksel voordat u verdergaat.
Stap 5. Voer het faxnummer in
Zorg ervoor dat u bij het invoeren van het nummer het netnummer, de landcode en eventuele nummers die u moet bellen, vermeldt. U moet het nummer precies zo invoeren als u zou doen als u het nummer met een telefoon zou bellen.
Stap 6. Druk op de verzendknop
Na een paar seconden hoort u dat de machine de fax begint te verzenden en dat de papieren in de faxmachine worden ingevoerd.
De knop op uw machine kan "go" of "fax" zeggen in plaats van "verzenden"
Stap 7. Zoek naar een bevestigingsbericht
Sommige machines geven een bericht op het scherm weer om u te laten weten of uw fax met succes is verzonden. Als u uw instellingen hebt geconfigureerd om afgedrukte bevestigingen te ontvangen, drukt uw machine een pagina af met de status van uw fax.
Methode 2 van 3: Faxen met een computer
Stap 1. Kies een programma
Wanneer u een fax verzendt vanaf een computer, heeft u de mogelijkheid om software te gebruiken die op uw computer is geïnstalleerd of een online service.
- Sommige besturingssystemen worden geleverd met programma's waarmee u faxen kunt verzenden. Windows 7 heeft bijvoorbeeld een tool genaamd Fax and Scan, waarmee u een fax kunt verzenden zonder faxapparaat.
- Om computersoftware te kunnen gebruiken, moet u uw computer op een telefoonlijn aansluiten. Als dit niet mogelijk is, probeer dan een online service te gebruiken.
- Er zijn verschillende online diensten beschikbaar, waaronder MyFax, eFax en FaxZero. Sommige zijn gratis, sommige vereisen een abonnement of lidmaatschap en voor sommige diensten moet u per fax betalen.
Stap 2. Open het programma en maak een nieuwe fax aan
Elk programma is uniek, maar u zou een optie moeten zien met de naam "nieuwe fax maken" of iets dergelijks.
Stap 3. Voeg uw documenten toe
Om documenten te faxen met een computer, moet u ze uploaden naar uw bericht. U zou een knop moeten zien met de tekst "documenten uploaden" of iets dergelijks.
- Als u elektronische documenten heeft, kunt u deze op uw computer zoeken en bij uw bericht voegen.
- Als je papieren documenten hebt, moet je een scanner gebruiken om ze te digitaliseren. Als u geen scanner heeft, kunt u ook een foto van de documenten maken en deze naar uzelf e-mailen of de afbeelding rechtstreeks naar uw computer uploaden.
Stap 4. Voer het faxnummer en een bericht in
Typ een kort bericht aan uw ontvanger in de daarvoor bestemde ruimte op het scherm, net zoals u zou doen als u een e-mail zou sturen. Dit zal dienen als uw voorblad, u hoeft dus geen apart voorblad te bevestigen. U moet ook het faxnummer van de ontvanger invoeren in het veld AAN.
Mogelijk wordt u ook gevraagd een bevestigingscode in te voeren om te bewijzen dat u geen robot bent
Stap 5. Druk op verzenden
Nadat u uw documenten hebt bijgevoegd, uw bericht hebt getypt en het faxnummer van de ontvanger hebt ingevoerd, drukt u op de verzendknop en bent u klaar.
Methode 3 van 3: Een mobiele telefoon of tablet gebruiken
Stap 1. Download een app
Er zijn verschillende mobiele apps beschikbaar voor telefoons en tablets waarmee u faxen kunt verzenden zoals u dat vanaf uw computer zou doen. Sommige apps zijn gratis, terwijl andere mogelijk kosten in rekening brengen. Populaire apps zijn onder meer Files Anywhere, Fax Burner en JotNot Fax.
Sommige apps geven u een tijdelijk faxnummer, wat misschien niet ideaal is als u van plan bent regelmatig te verzenden en te ontvangen
Stap 2. Open de app en kies je document
Zodra u de app op uw mobiele apparaat opent, wordt u gevraagd een nieuwe fax te maken. Het eerste dat u hoeft te doen, is het document selecteren dat u wilt faxen.
- Als uw document lokaal op uw apparaat, in uw e-mail of in een cloudopslagservice zoals DropBox is opgeslagen, zou u uw document vanuit de app moeten kunnen zoeken en uploaden.
- Als u een papieren document heeft, kunt u uw telefoon of tablet gebruiken om een foto van uw document te maken en deze aan uw bericht toe te voegen.
Stap 3. Voer het faxnummer en een bericht in
Typ een bericht naar uw ontvanger, net zoals u zou doen als u de fax vanaf een computer zou verzenden. Zorg ervoor dat u het faxnummer van de ontvanger invoert in het AAN-veld van uw bericht.
Stap 4. Druk op verzenden
Nadat u uw documenten hebt bijgevoegd, uw bericht hebt getypt en het faxnummer van de ontvanger hebt ingevoerd, drukt u op de verzendknop en uw fax wordt verzonden.
Tips
- Upgrade naar een all-in-one printer als u thuis of op kantoor wilt kunnen faxen zonder software te downloaden, documenten naar een website te uploaden of een apart faxapparaat te kopen. Je hebt nog wel een telefoonverbinding nodig.
- Als u een account heeft bij een online faxservice zoals RingCentral of eFax, kunt u uw account gebruiken om rechtstreeks vanuit Gmail faxen te verzenden. Het enige dat u hoeft te doen, is het faxnummer waarnaar u wilt verzenden, gevolgd door @domeinnaam.com in het veld TO. Als u bijvoorbeeld eFax gebruikt, voert u [email protected] in.
- Faxapparaten lopen soms vast en pagina's plakken soms aan elkaar. Als dit gebeurt, moet u uw document opnieuw verzenden.
