Het schrijven van een e-mail is vrij eenvoudig, maar er is een algemeen formaat dat u in gedachten moet houden. Let ook op de verschillen tussen informele en formele e-mails. Dit is wat u moet weten.
Hoe de beste e-maildiavoorstelling te schrijven
Stappen
Deel 1 van 5: E-mail Essentials
Stap 1. Stel een e-mailadres in
Als u nog geen e-mailadres heeft, moet u zich aanmelden bij een e-mailprovider voordat u doorgaat. Gelukkig zijn er veel gratis webgebaseerde e-mailproviders waarmee u gratis een gratis e-mailadres kunt krijgen. Enkele van de meest populaire zijn:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo Mail
Stap 2. Klik op "Opstellen" of "Nieuw
Voordat u een e-mail kunt schrijven, moet u een nieuw, leeg berichtvenster openen om uw e-mail in te schrijven. De exacte methode is afhankelijk van de service die u gebruikt, maar meestal staat er een knop bovenaan de pagina met een label zoals 'Opstellen', 'Nieuw' of 'Nieuw bericht'.
Als je niet zeker weet hoe je een nieuw bericht moet maken, kijk dan op de helppagina's van je e-mailservice om er meer over te weten te komen
Stap 3. Maak een lijst van de e-mailadressen van de ontvangers
U hoeft niet uw eigen e-mailadres op te geven, maar u moet wel het e-mailadres opgeven van de persoon of personen aan wie u de e-mail wilt sturen.
- Een spatie is vaak voldoende om meerdere e-mailadressen van elkaar te scheiden, maar sommige services vragen u om meerdere adressen te scheiden met een komma of een andere vorm van interpunctie. Als dit het geval is, moeten deze instructies worden gespecificeerd door uw specifieke e-mailprovider.
- Typ het e-mailadres van de hoofdontvanger of ontvangers in het veld "Aan:". De hoofdontvanger verwijst meestal naar iedereen voor wie de e-mail rechtstreeks bedoeld of geadresseerd is in de hoofdtekst van de e-mail.
- Typ andere e-mailadressen in het veld "CC:". Dit is het veld "kopie". Een ontvanger moet worden vermeld in het veld "CC:" als de e-mail deze niet rechtstreeks vermeldt, maar verwijst naar iets waarvan de persoon op de hoogte moet zijn.
- Gebruik het veld "BCC:" om e-mailadressen te verbergen. Als u niet wilt dat de ontvangers van een e-mail een lijst met e-mailadressen zien waar het bericht naartoe is gegaan, typt u die e-mailadressen in het veld "blind copy".
Stap 4. Voeg een informatief onderwerp toe
Bij elke e-mailservice kunt u een onderwerp of titel voor uw e-mail typen in het vak "Onderwerp".
-
Het onderwerp moet kort zijn, maar het moet de ontvanger ook een idee geven van waar de e-mail over gaat.
- Een informele e-mail aan een vriend kan bijvoorbeeld eenvoudigweg zeggen "What's Up?" Als je echter e-mailt met een vraag over een opdracht, kan de onderwerpregel iets zijn als 'Wiskundehuiswerk'.
- Evenzo kan een vraag aan een supervisor of professor worden gelabeld met een onderwerpregel zoals "Vraag" of "Vraag over …" gevolgd door een kort label dat het onderwerp in kwestie beschrijft.
- Houd er rekening mee dat een bericht zonder onderwerp in de inbox van een ontvanger wordt weergegeven met het label '(geen onderwerp)'.
Stap 5. Schrijf de hoofdtekst van uw e-mail
De hoofdtekst van uw e-mail moet in het grote tekstvak onder de onderwerpregel worden geschreven.
- De hoofdtekst van elke e-mail moet doorgaans een aanhef, bericht en afsluiting bevatten.
- De aard van e-mail is snel, dus u moet de lengte van uw bericht over het algemeen vrij kort houden.
Stap 6. Druk op de knop "Verzenden"
Nadat u klaar bent met het typen van uw e-mail, controleert u deze om te controleren of er geen spel- of grammaticafouten zijn en dat het bericht duidelijk de kwestie behandelt die u wilde aankaarten. Als de e-mail gereed is, klikt u op de knop "Verzenden" in het berichtvenster om deze naar de vermelde ontvangers te verzenden.
Deel 2 van 5: Een vriendelijke e-mail schrijven
Stap 1. Weet wanneer een vriendelijke e-mail gepast is
Vriendelijke e-mails moeten worden gereserveerd voor dierbaren, inclusief vrienden, familie en romantische partners. Als het bericht informeel van aard is en u stuurt het naar iemand met wie u een informele relatie hebt, kunt u een vriendelijke e-mail sturen.
De enige keer dat u geen vriendelijke e-mail naar een familie of vriend stuurt, is als u een groepsmail van officiële aard stuurt, zoals een pleidooi voor donaties of een verkoopadvertentie. Aangezien deze e-mails waarschijnlijk ook worden verzonden naar mensen met wie u geen informele voorwaarden hebt, moet u de e-mail op hen afstemmen
Stap 2. Houd de onderwerpregel casual
Een onderwerpregel is niet strikt essentieel, maar het is toch een goed idee om een onderwerp op te nemen. Houd het kort, krachtig en to the point.
- Als je gewoon een e-mail schrijft om met een vriend bij te praten, kun je een humoristische onderwerpregel opnemen of een zo simpel als "Lang niet gezien!"
- Als je schrijft met een doel, vermeld dan wat dat doel is. Als u bijvoorbeeld besluit een e-mail te schrijven over een groepsuitje, labelt u de e-mail met een onderwerp waarin dat uitje specifiek wordt genoemd.
Stap 3. Overweeg de ontvanger bij naam aan te spreken
Voor een vriendelijke e-mail is dit niet strikt noodzakelijk, maar het is nog steeds een beleefde manier om de hoofdtekst van uw bericht te beginnen.
-
Uw aanhef kan zo simpel zijn als het noemen van de naam van de persoon:
Bob,
-
Als alternatief kunt u ook een vriendelijke begroeting met die naam opnemen:
- "Hé Bob!"
- "Hallo Bob,"
- "Morgen Bob!"
Stap 4. Schrijf uw boodschap duidelijk, maar houd uw taal ongedwongen
De inhoud van uw bericht moet gemakkelijk te begrijpen zijn, maar de toon moet informeel en gemoedelijk zijn.
- Lees uw e-mail en vraag uzelf af of de inhoud van de e-mail klinkt zoals u persoonlijk spreekt. Zo ja, dan heb je een goede toon voor een vriendelijke e-mail bereikt.
- Gebruik contracties. Contracties maken geen deel uit van formeel schrijven, maar ze zijn een normaal onderdeel van het dagelijkse gesprek, waardoor ze geschikt zijn voor een vriendelijke e-mail.
- Voel je vrij om jargon te gebruiken. Indien gewenst kunt u internettaal toevoegen: "thx" in plaats van "thanks", "4" in plaats van "for", "l8r" in plaats van "later", enz.
- Gebruik indien nodig ook emoticons.:)
Stap 5. Overweeg om uw naam te ondertekenen
Net als bij begroetingen is een afsluiting of handtekening niet strikt noodzakelijk voor een vriendelijke e-mail, maar het kan een goede manier zijn om het bericht te beëindigen.
-
Je afsluiting kan zo simpel zijn als je naam:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Je kunt ook wat creatiever worden met je afsluiting:
- "Later! Jen"
- "Deze e-mail vernietigt zichzelf over 3…2…1…"
Deel 3 van 5: Een formele e-mail schrijven
Stap 1. Begrijp wanneer formele e-mails nodig zijn
U moet een formele e-mail gebruiken wanneer u iemand schrijft met wie u geen informele voorwaarden hebt. Dit omvat onder andere supervisors, collega's, klanten en klanten, instructeurs en functionarissen uit de gemeenschap of politiek.
-
Houd er rekening mee dat u misschien zult merken dat strikte formele e-mails niet nodig zijn met iemand die in een van deze categorieën valt zodra u een werkrelatie met die persoon opbouwt. Wanneer een "formele" e-mail een beetje te rigide wordt, moet u een "semi-formele" e-mail schrijven.
- De toon van uw bericht kan wat gemoedelijker zijn, maar u moet wegblijven van internettaal.
- U moet nog steeds uw handtekening plaatsen, maar het is mogelijk dat u niet al uw contactgegevens onder uw naam hoeft te vermelden.
Stap 2. Voeg een informatief onderwerp toe
Het onderwerp moet kort maar nauwkeurig zijn. Ga direct naar de zaak.
-
Voorbeeld:
- "Essayvraag" (bij het schrijven van een e-mail aan een professor met het verzoek om details over een essayopdracht)
- "Sollicitatie Management Vacature" (bij het versturen van een e-mail naar aanleiding van een Vacature)
- "Probleem met onderdeel #00000" (bij het typen van een e-mail om klantenservice te vragen of om een technisch probleem te melden)
Stap 3. Typ een formele aanhef
Een formele aanhef moet het woord "Geachte" bevatten, gevolgd door de naam van de ontvanger. Gebruik de achternaam van de ontvanger en een toepasselijke titel, en volg de aanhef met een dubbele punt.
-
Voorbeeld:
- "Geachte heer Smith:"
- "Geachte mevrouw Jones:"
- "Beste Dr. Evans:"
Stap 4. Zorg ervoor dat de hoofdtekst van uw e-mail beknopt en nauwkeurig is
Beperk de inhoud van uw e-mail tot enkele alinea's die direct ingaan op het onderwerp van uw e-mail. Gebruik formele taal en zorg ervoor dat uw spelling en grammatica correct zijn.
- Vermijd het gebruik van weeën.
- Gebruik geen internettaal of emoticons.
Stap 5. Voeg een passende afsluiting toe
De meest voorkomende afsluiting is "Met vriendelijke groet", maar er zijn een paar andere die ook kunnen werken. Houd de afsluiting beleefd en volg deze met een komma.
-
Andere mogelijke sluitingen zijn:
- Groeten
- Met vriendelijke groet
- Met vriendelijke groet
- Bedankt
- Beste wensen
Stap 6. Vermeld zo nodig contactgegevens in uw handtekening
Vermeld uw volledige naam onder de afsluiting van uw e-mail. Onder uw naam wilt u misschien uw officiële titel en eventuele contactgegevens vermelden die van pas komen.
- Uw titel, als u die heeft, moet uw functie en de naam van het bedrijf of de instelling waarvan u deel uitmaakt, bevatten.
- Vermeld minimaal uw telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. U kunt ook uw postadres en website-URL vermelden.
Deel 4 van 5: Specifieke soorten vriendelijke e-mails
Stap 1. Schrijf een e-mail naar een vriend die is verhuisd.
Als een vriend, familielid of geliefde onlangs naar een nieuwe locatie is verhuisd, schrijf dan een e-mail om in te checken door te vragen hoe de verhuizing is verlopen, hoe de nieuwe buurt eruitziet, enzovoort.
Stap 2. Stuur een vriendelijke e-mail naar een vriend die je nooit een e-mailadres heeft gegeven
Als u het e-mailadres van een gewone vriend van een derde partij heeft gekregen, is het belangrijk dat u uw e-mailadres gebruikt om te controleren of het adres correct is en dat u snel duidelijk maakt wie u bent.
Stap 3. Leer hoe u een e-mail naar een man schrijft.
Als je een meisje bent dat voor de eerste keer een e-mail naar een man schrijft, voel je je misschien een beetje zenuwachtig. Dit geldt vooral als de persoon naar wie je schrijft potentieel verliefd materiaal is. Probeer een e-mail te schrijven die casual, maar toch intelligent en gecomponeerd lijkt.
Hoewel het een behoorlijk riskante zet is, kun je ook e-mail gebruiken om een man te vertellen dat je hem leuk vindt
Stap 4. Begrijp hoe je een e-mail naar een meisje schrijft.
Als je een man bent die voor de eerste keer een e-mail naar een meisje schrijft, kan de taak behoorlijk ontmoedigend lijken. Houd je hoofd koel en schrijf een bericht dat zowel casual als goed in elkaar zit.
Stap 5. Stel een flirterige e-mail op
Als je schattig en speels wilt zijn met de ontvanger van je e-mail, gebruik dan dezelfde soort taal die je zou gebruiken om in werkelijkheid met die persoon te flirten. Emoticons en "hugs and kisses" (xoxo) komen ook van pas.
Schrijf op dezelfde manier een flirterige e-mail naar iemand op een datingwebsite. Voor een e-mail als deze moet je echter zowel flirterig als informatief zijn, zodat de ontvanger een goed idee krijgt van wie je bent
Stap 6. Schrijf een liefdesmail
In dit digitale tijdperk kan de liefdesmail gezien worden als een equivalent van de liefdesbrief. Als je romantische partner weg is en je snel een berichtje wilt sturen om je liefde te uiten, dan is e-mail de snelste manier om dat te doen.
Deel 5 van 5: Specifieke soorten formele e-mails
Stap 1. Solliciteer via e-mail
Wanneer u uw cv en sollicitatie per e-mail opstuurt, moet u uitleggen voor welke baan u solliciteert, waarom u deze wilt en welke kwalificaties u heeft die u geschikt maken voor de baan. Voeg ook je cv toe als bijlage.
- Op dezelfde manier kun je ook een e-mail schrijven om te solliciteren voor een stage. Beschrijf wat voor soort stage je zoekt en hoe het je zal helpen je carrièredoelen te bereiken. Geef ook redenen aan waarom je moet worden geselecteerd voor de stage.
- Stuur een vervolgmail als je nog geen reactie hebt ontvangen over de functie waarop je hebt gesolliciteerd.
Stap 2. Weet hoe je een e-mail naar je professor schrijft
Een professor e-mailen lijkt misschien intimiderend, maar het is niet moeilijker dan elke andere formele e-mail. Uw professor heeft het waarschijnlijk druk, dus houd uw vragen zo beknopt mogelijk.
Als je professor je goed genoeg kent, kun je je professor ook een e-mail sturen als je om een aanbevelingsbrief vraagt
Stap 3. Schrijf een vraagbrief via e-mail
Een vraagbrief is een brief waarin een redacteur wordt gevraagd of hij of zij zou overwegen een geschreven werk voor publicatie in overweging te nemen. Je moet het betreffende werk goed genoeg omschrijven om de redacteur een goed idee te geven waar het over gaat.
Stap 4. Gebruik e-mail om contact op te nemen met personeelszaken
Als u een personeelsprobleem heeft met uw bedrijf, kunt u dit het snelst oplossen door een e-mail te sturen naar de juiste mensen in HR. Zorg ervoor dat de e-mail het probleem duidelijk behandelt.
Voorbeeld professionele e-mails
Voorbeeld van een herinneringsmail voor een telefonische vergadering
Ondersteuning wikiHow en ontgrendel alle voorbeelden.
Voorbeeld van een herinneringsmail voor een telefonische vergadering
Ondersteuning wikiHow en ontgrendel alle voorbeelden.
Voorbeeld e-mail naar werkgever die om referentie vraagt
Ondersteuning wikiHow en ontgrendel alle voorbeelden.
