Een e-mail voor het delen van kennis is een e-mail die is ontworpen om informatie te delen, met name op de werkplek of een andere professionele omgeving. Het delen van kennis is een geweldige manier om uw collega's te laten zien dat u om hen geeft en dat u uw kennis met hen wilt delen, in de hoop dat het hen in de toekomst kan helpen. Het kan ook helpen om uw professionele connecties te versterken. Probeer uw e-mails voor het delen van kennis zo duidelijk en verteerbaar mogelijk te maken. Dit maakt ze voor anderen gemakkelijk te begrijpen en te absorberen.
Stappen
Methode 1 van 2: Uw e-mail opstellen
Stap 1. Vermeld in de onderwerpregel duidelijk en kort het doel van uw e-mail
Schrijf een onderwerpregel die uw publiek een duidelijk voorbeeld geeft van wat ze kunnen verwachten wanneer ze uw e-mail openen. Probeer de lengte van de onderwerpregel op ongeveer 7 woorden te houden.
- Als je bijvoorbeeld de kennis die je hebt opgedaan tijdens het bijwonen van een codeerconferentie wilt delen, kun je de onderwerpregel zoiets maken als: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020."
- E-mails met vage of te lange onderwerpregels worden veel minder snel geopend. Vermijd korte onderwerpregels van slechts 1-2 woorden die niet effectief aangeven waar de e-mail over gaat.
Tip: Als u wilt dat mensen uw e-mail voor het delen van kennis binnen een bepaald tijdsbestek lezen, neemt u een datum op in de onderwerpregel. U kunt bijvoorbeeld 'Vooruitgangen in de sector bespreken in de vergadering van 2 augustus'.
Stap 2. Begin de e-mail met een begroeting gericht op uw specifieke doelgroep
Denk aan het publiek naar wie u uw e-mail voor het delen van kennis wilt sturen en kies een begroeting met een gepaste mate van formaliteit. Maak de begroeting inclusief iedereen die de e-mail zal ontvangen.
- Als je de e-mail bijvoorbeeld naar een klein team van programmeurs stuurt met wie je nauw samenwerkt en goed kent, kun je de e-mail beginnen met iets superinformeels en vriendelijks, zoals: "Goedemiddag, mijn mede-codeerninja's."
- Als u een e-mail voor het delen van kennis stuurt naar hogergeplaatsten of een soort groep met personen die u niet persoonlijk kent, kunt u een meer formele begroeting kiezen in de trant van: "Beste leden van de raad van bestuur", of " Goedemorgen, marketingteam.”
- Als je kennis deelt met slechts 1 of 2 mensen, kun je ze bij naam aanspreken in de begroeting van je e-mail.
- Bij twijfel kun je gewoon iets generieks gebruiken, zoals: "Hallo allemaal" of "Goedemiddag".
Stap 3. Schrijf een korte achtergrond of context aan het begin van de e-mail
Begin met een korte alinea, direct onder je begroeting, waarin wordt uitgelegd wat je in je e-mail gaat delen. Dit geeft lezers meer context voor wat ze gaan lezen dan de onderwerpregel.
Als je bijvoorbeeld lessen deelt van een codeerconferentie, kun je iets schrijven als: "Vorige week had ik het geluk om de 2020-editie van de Miami Coders-conferentie bij te wonen. Ik wil graag enkele van de belangrijkste inzichten met u delen van de tweedaagse conferentie, waarin we leerden over kunstmatige intelligentie en coderingstrends voor 2021. Ik hoop dat deze kennis net zo nuttig en interessant voor u zal zijn als voor mij.”
Stap 4. Verdeel de hoofdtekst van de e-mail in secties
Verdeel de belangrijkste punten die u wilt delen in samenhangende secties, zodat het gemakkelijker te volgen en te verwerken is. Zet koppen aan het begin van elk gedeelte met informatie om duidelijk te maken waar de onderstaande tekst over gaat. Verdeel lange secties in meerdere kortere alinea's om de informatie op te splitsen, in plaats van een hoop informatie in 1 lang tekstblok te dumpen.
- Zorg ervoor dat elk van uw alinea's gerelateerde punten bevat. Als je een nieuwe gedachte begint, begin dan met het schrijven van een nieuwe paragraaf.
- Als je bijvoorbeeld wilt delen wat je hebt geleerd over kunstmatige intelligentie en coderingstrends op een recente conferentie die je hebt bijgewoond, kun je je e-mail als volgt structureren: een sectiekop met de tekst 'Updates van de kunstmatige intelligentie-industrie', en schrijf dan een paar alinea's over het onderwerp, gevolgd door een andere sectiekop met de tekst 'Codingstrends voor 2021', gevolgd door nog een paar alinea's.
Stap 5. Sluit de hoofdtekst van de e-mail af met een samenvattende alinea
Schrijf een korte alinea voordat u zich afmeldt waarin enkele van de belangrijkste informatie uit uw e-mail wordt herhaald. Laat uw lezers weten wat u hoopt dat ze halen uit de gedeelde kennis en voeg eventuele relevante actiepunten toe.
- Je kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: "Zoals je kunt zien, zijn er veel spannende nieuwe ontwikkelingen in AI als het gaat om marketing en zijn er enkele interessante nieuwe programmeertrends om in 2021 op te letten. Ik hoop dat je deze informatie zult toepassen aan onze ontwikkelingsprojecten en na te denken over manieren waarop we onze producten het komende jaar kunnen verbeteren.”
- Een voorbeeld van een actiepunt zou zoiets zijn als: "Laten we plannen om enkele van onze gedachten over al deze informatie te delen in de vergadering op vrijdag. Kom alsjeblieft voorbereid met ten minste 1 punt om te bespreken.”
Stap 6. Beëindig uw e-mail met een afmelding gevolgd door uw naam en titel
Kies een afmelding die kort en vriendelijk is met een passend niveau van formaliteit voor uw publiek. Voeg je naam en titel helemaal aan het einde toe, zodat mensen precies weten van wie de e-mail die ze zojuist hebben gelezen, is, wat vooral belangrijk is als je niet alle leden van je publiek persoonlijk kent.
- Voorbeelden van informele afmeldingen die voor bijna elke e-mail werken zijn: "Bedankt", "Met vriendelijke groet" en "Het allerbeste".
- Enkele meer formele afmeldingen zijn: 'Met vriendelijke groet' en 'Met respect voor u'.
- Enkele ideeën voor nog meer informele afmeldingen, die u zou kunnen gebruiken voor een e-mail naar mensen om mee te werken of elke dag te zien, zijn: "Tot morgen allemaal" en "Proost".
- Als u kennis deelt buiten uw organisatie, vermeld dan ook de naam van uw organisatie achter uw naam en titel, zodat mensen weten waar u ze vandaan schrijft.
Methode 2 van 2: Uw e-mail leesvriendelijk maken
Stap 1. Houd je e-mail zo kort mogelijk
Probeer alle informatie die u wilt delen in zo weinig mogelijk woorden op te nemen. Hoe langer uw e-mail is, hoe kleiner de kans dat de mensen met wie u uw kennis wilt delen, het hele verhaal zullen lezen.
- Als u over een bijzonder complex onderwerp schrijft, kunt u altijd links naar externe bronnen of bijlagen toevoegen om meer gedetailleerde informatie te verstrekken. Op die manier kunnen degenen die geïnteresseerd zijn in wat u deelt, dieper in het onderwerp duiken.
- Er is geen vaste regel voor hoe lang een e-mail voor het delen van kennis moet zijn, en het zal sterk afhangen van het soort informatie dat u deelt en de complexiteit van het onderwerp. Een goede vuistregel is om een e-mail niet langer te schrijven dan je zelf zou willen lezen.
Stap 2. Markeer belangrijke informatie met opsommingstekens of genummerde lijsten
Herhaal belangrijke stukjes informatie uit uw tekstparagrafen in opsommingstekens of genummerde lijsten. Dit helpt de kennis die u deelt te herhalen en geeft lezers iets om snel naar te kijken om enkele van de belangrijkste punten van uw e-mail te krijgen.
U kunt bijvoorbeeld een lijst maken met een titel als "Top 5 marketingtrends voor 2021" en de trends van 1-5 opschrijven in een genummerde lijst eronder. Lezers kunnen gemakkelijk zien wat de trends zijn en vervolgens de tekst van uw e-mail lezen als ze meer diepgaande informatie willen
Stap 3. Gebruik zoveel mogelijk eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen taal
Vermijd het gebruik van grote woorden en jargon om uw punten uit te leggen, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Dit maakt uw e-mail veel gemakkelijker te lezen en te begrijpen door een breder publiek dat waarschijnlijk niet zo bekend is met het onderwerp waarover u schrijft als u.
Houd ook rekening met uw publiek wanneer u kiest welke taal u wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld naar een kleine groep programmeurs schrijft, kunt u waarschijnlijk wegkomen door meer codeerjargon in uw e-mail te gebruiken dan wanneer u naar een gevarieerd publiek schrijft
Tip: Als u absoluut een woord moet gebruiken dat mensen misschien niet kennen om een punt uit te leggen, geef dan een definitie op wanneer u het woord voor het eerst in de inhoud van uw e-mail gebruikt.
Stap 4. Schrijf op een professionele toon
Wees beleefd, gebruik de juiste grammatica en interpunctie en kies je woorden zorgvuldig. Vermijd om op een informele toon te schrijven en gebruik geen jargon of onprofessionele taal. Dit zal u helpen over te komen als professioneel en goed geïnformeerd over het onderwerp waarover u informatie deelt.
- Schrijf bijvoorbeeld woorden niet in hoofdletters en gebruik spaarzaam uitroeptekens, zodat je niet overkomt alsof je tegen je publiek schreeuwt.
- Gebruik geen jargonwoorden of -zinnen zoals 'yo', 'what's up' of 'y'all' om er maar een paar te noemen.
Stap 5. Blijf bij standaardlettertypen, tekens en e-mailopmaak
Gebruik geen lettertypen of speciale tekens die sommige systemen niet hebben. Gebruik een standaard systeemlettertype dat is ingebouwd in uw e-mailserver, blijf bij het gebruik van tekens die op een standaardtoetsenbord staan en knoei niet met de standaardopmaak van uw e-mail.
Dit zorgt ervoor dat vrijwel iedereen die uw e-mail op een andere computer of via een andere e-mailserver ontvangt, precies ziet wat u zag toen u uw e-mail schreef
Tips
- Houd altijd rekening met uw publiek wanneer u een e-mail voor het delen van kennis schrijft. Dit zal u helpen bij het bepalen van het niveau van formaliteit, toon en welke taal u moet gebruiken.
- Zorg ervoor dat u een e-mail voor het delen van kennis stuurt naar de mensen die er het meeste baat bij hebben. Een programmeur is bijvoorbeeld misschien niet geïnteresseerd in trends en ontwikkelingen in de marketingsector, maar iemand in de klantenservice wel.
- Vraag uzelf, voordat u een e-mail voor het delen van kennis opstelt, af of dit de beste manier is om de informatie te delen. In sommige gevallen zou u kunnen besluiten dat een persoonlijke vergadering of een videoconferentiepresentatie effectiever zou zijn.
- Maak een overzicht van wat u wilt delen voordat u uw e-mail schrijft. Als u bijvoorbeeld enkele marketingtechnieken wilt delen die u hebt geleerd in een webinar waar u naar toe bent geweest, kunt u de belangrijkste punten opschrijven, zoals 'nieuwe SEO-technieken', 'e-mailmarketingstrategieën' en 'best practices voor contentmarketing'.
Waarschuwingen
- Zorg ervoor dat de taal die u in uw e-mail gebruikt, begrijpelijk is voor iedereen in uw publiek. Gebruik bijvoorbeeld geen stapel programmeerjargon als je naar je hele bedrijf schrijft.
- Controleer en controleer uw e-mails altijd voordat u ze verstuurt. Als uw e-mail fouten bevat, komt u niet over als een betrouwbare bron van kennis.
