Microsoft Access is een programma voor het maken van databases waarmee iedereen eenvoudig een database kan onderhouden en bewerken. Het is geschikt voor alles, van kleine projecten tot grote bedrijven, en het is een zeer visueel programma. Dit maakt het ideaal voor het uitvoeren van gegevensinvoer, omdat u niet met tabellen en spreadsheets hoeft te werken.
Stappen
Deel 1 van 6: Een nieuwe database maken
Stap 1. Klik op het tabblad Bestand en selecteer "Nieuw"
De database is wat al uw gegevens in zijn verschillende vormen zal bevatten. U kunt ervoor kiezen om een lege database of een lege webdatabase te maken, of u kunt kiezen uit verschillende sjablonen.
- Een lege database is een standaard Access-database en is goed voor lokaal gebruik. Als u een lege database maakt, wordt ook één tabel gemaakt.
- Webdatabases zijn ontworpen om compatibel te zijn met de webpublicatietools van Access. Als u een lege database maakt, wordt ook één tabel gemaakt.
- Sjablonen zijn kant-en-klare databases die zijn ontworpen voor een breed scala aan toepassingen. Kies een sjabloon als u niet veel tijd wilt besteden aan het samenstellen van de databasestructuur.
Stap 2. Geef uw database een naam
Nadat u een databasetype hebt geselecteerd, geeft u het een naam die aangeeft waar het voor is. Dit is vooral handig als u met verschillende databases gaat werken. Typ de bestandsnaam van uw database in het vak "Bestandsnaam". Kies "Maken" om het nieuwe databasebestand te genereren.
Deel 2 van 6: Gegevens toevoegen aan de database
Stap 1. Bepaal de beste structuur voor uw gegevens
Als u een lege database maakt, moet u nadenken over de beste manier om uw gegevens te ordenen en de juiste structuur toe te voegen. Er zijn verschillende manieren waarop u uw gegevens kunt opmaken en gebruiken in Access:
- Tabellen - Dit is de belangrijkste manier waarop gegevens in uw database worden opgeslagen. Tabellen zijn te vergelijken met spreadsheets in Excel: de gegevens zijn geordend in rijen en kolommen. Hierdoor is het importeren van gegevens uit Excel en andere spreadsheetprogramma's een relatief eenvoudig proces.
- Formulieren – Formulieren zijn de manier waarop gegevens aan uw database worden toegevoegd. Hoewel u de gegevens rechtstreeks in de database in de tabellen kunt invoeren, zorgt het gebruik van formulieren voor snellere en meer visuele gegevensinvoer.
- Rapporten – Deze vatten de gegevens in uw database samen en geven ze weer. Rapporten zijn voor het analyseren van gegevens en het terugsturen van antwoorden op specifieke vragen, zoals hoeveel winst is gemaakt of waar klanten zich bevinden. Deze zijn meestal ontworpen om te worden afgedrukt.
- Query's - Dit is hoe u uw gegevens ophaalt en filtert. U kunt query's gebruiken om specifieke items uit meerdere tabellen weer te geven. U kunt ook query's gebruiken om gegevens te maken en bij te werken.
Stap 2. Maak je eerste tafel aan
Als u een lege database start, begint u automatisch met een lege tabel. U kunt beginnen met het invoeren van uw gegevens in deze tabel, hetzij met de hand, hetzij door ze uit een andere bron te kopiëren en te plakken.
- Elk stuk data moet zijn eigen kolom (veld) krijgen, terwijl elk record een aparte rij moet zijn. Elke rij zou bijvoorbeeld een klant zijn, terwijl elk veld een ander stuk informatie over die klant zou zijn (voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.).
- U kunt de kolomlabels hernoemen zodat u gemakkelijk kunt zien welk veld wat is. Dubbelklik op de kolomkop om de naam te wijzigen.
Stap 3. Gegevens importeren uit een andere bron
Als u wilt importeren vanuit een ondersteund bestand of locatie, kunt u Access instellen om de informatie op te halen en toe te voegen aan uw database. Dit is handig om gegevens van een webserver of een andere gedeelde bron te halen.
- Klik op het tabblad Externe gegevens.
- Selecteer het bestandstype dat u importeert. In het gedeelte "Importeren en koppelen" ziet u enkele opties voor gegevenstypen. U kunt op de knop Meer klikken om meer opties te zien. ODBC staat voor Open Database Connectivity en omvat databases zoals SQL.
- Navigeer naar de locatie van de gegevens. Als het op een server staat, moet u het serveradres opgeven.
- Kies in het volgende venster "Specificeer hoe en waar u de gegevens in de huidige database wilt opslaan". Kies "OK". Volg de stappen om uw gegevens te importeren.
Stap 4. Voeg nog een tabel toe
U wilt uw verschillende records in verschillende databases bewaren. Dit zal helpen om uw databases soepel te laten werken. U hebt bijvoorbeeld een tabel met klantgegevens en een andere tabel met bestelgegevens. U kunt dan de klantinformatie koppelen aan de bestelinformatietabel.
Klik in het gedeelte Maken van het tabblad Start op de tabelknop. Er verschijnt een nieuwe tabel in uw database. U kunt informatie op dezelfde manier invoeren als voor de eerste tabel
Deel 3 van 6: Tabelrelaties instellen
Stap 1. Begrijp hoe toetsen werken
Elke tabel heeft één primaire sleutel die uniek is voor elk item. Standaard maakt Access een ID-kolom die voor elk item in aantal toeneemt. Dit is ingesteld als de primaire sleutel. Tabellen kunnen ook externe sleutels hebben. Dit zijn velden die gekoppeld zijn aan een andere tabel in de database. De gekoppelde velden zouden dezelfde gegevens bevatten.
- In uw tabel Bestellingen kunt u bijvoorbeeld een veld Klant-ID hebben om bij te houden welke klant welk product heeft besteld. U kunt voor dat veld een relatie maken met het veld ID in uw tabel Klant.
- Door relaties te gebruiken, blijven uw gegevens consistent, efficiënt en leesbaar.
Stap 2. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen
Klik op de knop Relaties in het gedeelte Relaties. Dit opent een nieuw venster met een overzicht van alle tabellen in de database. Elk veld wordt weergegeven onder de naam van de tabel.
U moet het veld voor de refererende sleutel hebben gemaakt voordat u de relatie aanmaakt. Als u bijvoorbeeld de klant-ID in de tabel Orders wilt gebruiken, maakt u een veld in de tabel Orders met de naam Klant en laat u dit leeg. Zorg ervoor dat het hetzelfde formaat heeft als het veld dat u koppelt (nummers in dit geval)
Stap 3. Sleep het veld dat u als externe sleutel wilt gebruiken
Zet het neer in het veld dat u voor de externe sleutel hebt gemaakt. Klik op Maken in het venster dat verschijnt om de relatie voor de velden in te stellen. Er verschijnt een lijn tussen de twee tabellen die de velden met elkaar verbindt.
Vink het vakje aan om "Referentiële integriteit af te dwingen" bij het maken van de relatie. Dit betekent dat als gegevens in het ene veld worden gewijzigd, het andere veld automatisch wordt bijgewerkt. Dit zal helpen om uw gegevens nauwkeurig te houden
Deel 4 van 6: Vragen stellen
Stap 1. Begrijp de rol van query's
Query's zijn acties waarmee u snel de gegevens in uw database kunt bekijken, toevoegen en bewerken. Er is een grote verscheidenheid aan querytypen, variërend van eenvoudige zoekopdrachten tot het maken van nieuwe tabellen op basis van bestaande gegevens. Query's zijn essentiële hulpmiddelen voor het maken van rapporten.
Query's zijn onderverdeeld in twee hoofdtypen: Selecteren en Actie. Select-query's halen gegevens uit tabellen en kunnen berekeningen maken. Actiequery's kunnen gegevens uit tabellen toevoegen, bewerken en verwijderen
Stap 2. Gebruik de Query Wizard om een standaard Select-query te maken
Als u een basisselectiequery wilt maken, gebruikt u de wizard Query om u door de stappen te leiden. U kunt de Query-wizard openen via het tabblad Maken. Hiermee kunt u specifieke velden uit een tabel bekijken.
Een selectiequery maken met criteria
Stap 1. Open de tool Queryontwerp
U kunt criteria gebruiken om uw geselecteerde zoekopdracht te verfijnen en alleen de informatie weer te geven die u nodig hebt. Klik om te beginnen op het tabblad Maken en selecteer Query Deign.
Stap 2. Kies je tafel
Het venster Tabel weergeven wordt geopend. Dubbelklik op de tabel waarop u de query wilt uitvoeren en klik vervolgens op Sluiten.
Stap 3. Voeg velden toe die moeten worden opgehaald
Dubbelklik op elk veld in de tabel dat u aan de query wilt toevoegen. De velden worden toegevoegd aan het ontwerpraster.
Stap 4. Voeg uw criteria toe
U kunt verschillende soorten criteria gebruiken, zoals tekst of functies. Als u bijvoorbeeld alleen prijzen hoger dan $ 50 wilt weergeven in het veld 'Prijzen', voert u
=50
in de criteria. Als je alleen klanten uit het VK wilt laten zien, typ je
VK
in het veld Criteria.
U kunt meerdere criteria per zoekopdracht gebruiken
Stap 5. Klik op Uitvoeren om uw resultaten te zien
De knop Uitvoeren bevindt zich op het tabblad Ontwerpen. Uw Query-resultaten worden in het venster weergegeven. Druk op Ctrl + S om de zoekopdracht op te slaan.
Een selectiequery maken met parameters
Stap 1. Open de tool Queryontwerp
Met een parameterquery kunt u specificeren wat u wilt ophalen elke keer dat de query wordt uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld een database heeft met klanten uit verschillende steden, kunt u een parameterquery uitvoeren om te vragen voor welke stad u resultaten wilt weergeven.
Stap 2. Maak een selectiequery en geef de tabel(len) op
Voeg velden toe die moeten worden opgehaald in de query door erop te dubbelklikken in het tabeloverzicht.
Stap 3. Voeg een parameter toe aan de sectie Criteria
Parameters worden aangegeven met '' rond de parameter. De tekst tussen de haakjes wordt weergegeven in de prompt die verschijnt wanneer de query wordt uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld naar de stad wilt vragen, klikt u op de cel Criteria voor het veld voor de stad en typt u
[Welke stad?]
U kunt parameters beëindigen met "?" of “:”, maar niet met “!” of "."
Stap 4. Maak een query met meerdere parameters
U kunt meerdere parameters gebruiken om een aangepast bereik voor uw queryresultaten te maken. Als het veld bijvoorbeeld een Datumveld is, kunt u een datumbereik retourneren door te typen
Tussen [Voer startdatum in:] En [Voer einddatum in:]
. U ontvangt twee prompts wanneer u de query uitvoert.
Een Make Table Query maken
Stap 1. Klik op het tabblad Maken en selecteer Queryontwerp
U kunt query's gebruiken om specifieke gegevens uit bestaande tabellen te halen en met deze gegevens een nieuwe tabel te maken. Dit is vooral handig als u specifieke delen van uw database wilt delen of specifieke formulieren wilt maken voor subsets van uw database. U moet eerst een gewone selectiequery maken.
Stap 2. Selecteer de tabel(len) waaruit u gegevens wilt halen
Dubbelklik op de tabellen waaruit u uw gegevens wilt halen. U kunt indien nodig uit meerdere tabellen trekken.
Stap 3. Selecteer de velden waaruit u gegevens wilt ophalen
Dubbelklik op elk veld dat u wilt toevoegen uit het tabeloverzicht. Het wordt toegevoegd aan uw queryraster.
Stap 4. Stel uw criteria in
Als u specifieke gegevens uit een veld wilt specificeren, gebruikt u de sectie criteria om het filter in te stellen. Zie het gedeelte "Een selectiequery maken met criteria" hierboven voor meer informatie.
Stap 5. Test uw zoekopdracht om er zeker van te zijn dat deze de gewenste resultaten oplevert
Voordat u uw tabel maakt, voert u de query uit om ervoor te zorgen dat alle juiste gegevens worden opgehaald. Pas uw criteria en velden aan totdat u alle gewenste gegevens hebt.
Stap 6. Sla de zoekopdracht op
Druk op Ctrl + S om de query op te slaan voor later gebruik. Het verschijnt in uw navigatiekader aan de linkerkant van het scherm. Klik op de query om deze opnieuw te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Ontwerpen.
Stap 7. Klik op de knop "Tabel maken" in de groep Querytype
Er verschijnt een venster waarin u om uw nieuwe tafelnaam wordt gevraagd. Voer de naam voor de tabel in en klik op OK.
Stap 8. Klik op de knop Uitvoeren
Uw nieuwe tabel wordt gemaakt met de query die u hebt gemaakt. De tabel verschijnt aan de linkerkant in uw navigatieframe.
Een toevoegquery maken
Stap 1. Open een eerder gemaakte query
U kunt een toevoegquery gebruiken om gegevens toe te voegen aan een tabel die al bestaat uit een andere tabel. Dit is handig als u meer gegevens moet toevoegen aan een tabel die u hebt gemaakt met een tabel maken-query.
Stap 2. Klik op de knop Toevoegen op het tabblad Ontwerpen
Dit opent het dialoogvenster Toevoegen. Selecteer de tabel die u wilt toevoegen.
Stap 3. Wijzig de criteria van uw zoekopdracht zodat deze overeenkomen met wat u wilt toevoegen
Als u bijvoorbeeld een tabel hebt gemaakt met de criteria "2010" voor het veld Jaar, wijzigt u deze in het jaar dat u wilt toevoegen, zoals "2011".
Stap 4. Stel in waar u de gegevens wilt toevoegen
Zorg ervoor dat u de juiste velden instelt voor elke kolom die u toevoegt. Als u bijvoorbeeld de bovenstaande wijzigingen gebruikt, moeten gegevens worden toegevoegd aan het veld Jaar op de rij Toevoegen aan.
Stap 5. Voer de query uit
Klik op de knop Uitvoeren op het tabblad Deign. De query wordt uitgevoerd en de gegevens worden aan de tabel toegevoegd. U kunt de tabel openen om te controleren of de gegevens correct zijn toegevoegd.
Deel 5 van 6: Formulieren maken en gebruiken
Stap 1. Selecteer de tabel waarvoor u een formulier wilt maken
Met formulieren kunt u eenvoudig de gegevens voor elk veld bekijken, maar ook snel schakelen tussen records of nieuwe records maken. Formulieren zijn essentieel voor langere perioden van gegevensinvoer, omdat de meeste mensen ze veel gemakkelijker vinden om mee te werken dan tabellen.
Stap 2. Klik op de knop Formulier op het tabblad Maken
Hiermee wordt automatisch een formulier gemaakt op basis van de velden in de tabel. Access doet redelijk goed werk door automatisch velden te maken die de juiste grootte hebben, maar u kunt het formaat wijzigen en alle elementen op het formulier verplaatsen die u wilt.
- Als u niet wilt dat een specifiek veld op het formulier wordt weergegeven, kunt u er met de rechtermuisknop op klikken en Verwijderen selecteren.
- Als uw tabellen relaties hebben, verschijnt onder elk record een gegevensblad met de gekoppelde gegevens. U kunt uw verbonden gegevens op deze manier veel gemakkelijker bewerken. Elke verkoper in uw database kan bijvoorbeeld een klantendatabase aan zijn of haar record hebben gekoppeld.
Stap 3. Navigeer door uw nieuwe formulier
De pijlknoppen onderaan gaan van record naar record. De velden worden gevuld met uw recordgegevens terwijl u ertussen schakelt. U kunt de knoppen aan de randen gebruiken om naar het eerste of laatste record te gaan.
Stap 4. Klik op de datasheet-knop om de tabel te gebruiken
Deze bevindt zich in de linkerbovenhoek en stelt u in staat om de waarden van uw tabel te wijzigen met behulp van het formulier.
Stap 5. Breng wijzigingen aan in bestaande records
U kunt de tekst in elk veld van elk record bewerken om de gegevens in de tabel te wijzigen. De wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in de tabel, evenals in alle gekoppelde tabellen.
Stap 6. Voeg nieuwe records toe
Klik op de knop "Record toevoegen" naast de navigatieknoppen om een nieuw record aan het einde van de lijst te maken. U kunt dan de velden gebruiken om gegevens in te voeren in het lege record in de tabel. Dit is een veel eenvoudigere manier om nieuwe informatie toe te voegen dan via de tabelweergave.
Stap 7. Sla het formulier op als u klaar bent
Zorg ervoor dat u uw formulier opslaat door op Ctrl + S te drukken, zodat u het later gemakkelijk weer kunt openen. Het verschijnt in uw navigatiekader aan de linkerkant van het scherm.
Deel 6 van 6: Een rapport maken
Stap 1. Selecteer uw tabel of zoekopdracht
Met rapporten kunt u snel samenvattingen van uw gegevens weergeven. Ze worden vaak gebruikt voor inkomsten- en verzendrapporten en kunnen voor vrijwel elk gebruik worden aangepast. Rapporten halen gegevens uit tabellen of query's die u hebt gemaakt.
Stap 2. Klik op het tabblad Maken
Selecteer het type rapport dat u wilt maken. Er zijn een paar verschillende manieren waarop u een rapport kunt maken. Access kan uw rapport automatisch voor u maken, of u kunt een aangepast rapport maken.
- Rapport - Hiermee wordt een automatisch rapport gemaakt met alle gegevens van uw bron. Er wordt niets gegroepeerd, maar voor kleine databases is dit waarschijnlijk voldoende om te laten zien wat je nodig hebt.
- Leeg rapport - Hiermee wordt een leeg rapport gemaakt dat u naar eigen goeddunken kunt vullen met uw gegevens. U kunt uit elk beschikbaar veld kiezen om een aangepast rapport te maken.
- Rapportwizard – De rapportwizard leidt u door het proces voor het maken van rapporten, zodat u uw gegevens kunt kiezen en groeperen en deze vervolgens dienovereenkomstig kunt formatteren.
Stap 3. Stel een bron in voor een leeg rapport
Als u ervoor heeft gekozen een leeg rapport te maken, moet u er een bron voor selecteren. Klik eerst op het tabblad Schikken en selecteer vervolgens Eigenschappenblad. Als alternatief kunt u ook op alt=""Image" + Enter drukken.
Klik op de pijl-omlaag naast het veld Recordbron. Er verschijnt een lijst met uw beschikbare tabellen en query's. Selecteer er een en deze wordt aan het rapport toegewezen
Stap 4. Voeg velden toe aan uw rapport
Als u eenmaal een bron heeft, kunt u er velden uit toevoegen aan uw rapport. Klik op het tabblad Opmaak en klik vervolgens op Bestaande velden toevoegen. De lijst met velden verschijnt in het rechterframe.
- Klik en sleep de velden die u wilt toevoegen naar het ontwerpkader. Het record verschijnt in het rapport. Als u extra velden toevoegt, worden deze automatisch uitgelijnd met bestaande velden.
- U kunt de grootte van velden wijzigen door op de randen te klikken en de muis te slepen.
- Verwijder velden uit het rapport door op de kop te klikken en op de Delete-toets te drukken.
Stap 5. Voeg groepen toe aan uw rapport
Met groepen kunt u snel informatie in een rapport ontleden, omdat u hiermee gerelateerde informatie kunt ordenen. U wilt bijvoorbeeld verkopen per regio of per verkoper groeperen. Groepen stellen u in staat om dit te doen.
- Klik op het tabblad Ontwerpen, klik op de knop Groeperen en sorteren.
- Klik met de rechtermuisknop op een deel van het veld dat u aan een groep wilt toevoegen. Selecteer Groep aan in het menu.
- Er wordt een koptekst gemaakt voor de groep. U kunt de koptekst aanpassen aan wat u de groep wilt labelen.
Stap 6. Sla uw rapport op en deel het
Zodra uw rapport is voltooid, kunt u het opslaan en vervolgens delen of afdrukken zoals elk ander document. Gebruik dit om bedrijfsprestaties te delen met investeerders, contactgegevens voor werknemers en nog veel meer.
