Veel bedrijven gebruiken Microsoft Excel om afdelings- of algemene bedrijfskosten bij te houden. Aangezien Excel nu vaak wordt gebundeld met pc's die het Windows-besturingssysteem gebruiken, kunt u Excel op uw thuiscomputer gebruiken om uw rekeningen bij te houden. Er zijn een aantal sjablonen beschikbaar voor het bijhouden van uw uitgaven van Microsoft's en andere websites, en recente versies van Excel bevatten een sjabloon voor het volgen van uw rekeningen tussen de vooraf geïnstalleerde sjablonen. U kunt ook uw eigen spreadsheet instellen om uw facturen in Excel bij te houden. Hieronder volgen instructies voor beide benaderingen.
Stappen
Methode 1 van 2: Werken met een Excel-sjabloon
Stap 1. Kies een vooraf geïnstalleerde sjabloon
Recente versies van Excel bevatten een sjabloon voor het bijhouden van persoonlijke uitgaven, samen met sjablonen voor veelvoorkomende zakelijke toepassingen. U kunt deze sjablonen openen en gebruiken om uw facturen in Excel bij te houden.
- Selecteer in Excel 2003 "Nieuw" in het menu "Bestand". Selecteer "Op mijn computer" in het taakvenster "Nieuwe werkmap" om het dialoogvenster "Sjablonen" weer te geven.
- Selecteer in Excel 2007 "Nieuw" in het menu "Bestand". Hierdoor wordt het dialoogvenster "Nieuwe werkmap" weergegeven. Selecteer "Geïnstalleerde sjablonen" in het menu "Sjablonen" in het linkerdeelvenster. Selecteer "Persoonlijk maandelijks budget" uit de "Geïnstalleerde sjablonen" in het middelste deelvenster en klik op "Maken".
- Klik in Excel 2010 op het tabblad "Bestand" en selecteer vervolgens "Nieuw" in het menu "Bestand". Selecteer 'Voorbeeldsjablonen' in het bovenste gedeelte van het deelvenster 'Beschikbare sjablonen', selecteer vervolgens 'Persoonlijk maandbudget' in de weergave van voorbeeldsjablonen en klik op 'Maken'.
Stap 2. Kies een online sjabloon
Als het persoonlijk budgetsjabloon dat vooraf is geïnstalleerd met Microsoft Excel niet werkt voor het bijhouden van uw uitgaven, kunt u online een sjabloon selecteren. U kunt een sjabloon downloaden van een site van derden of Excel gebruiken om verbinding te maken met Microsoft Office Online.
- Voor Excel 2003 kunt u een geschikte sjabloon selecteren uit de Microsoft Office Online-bibliotheek op https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (U kunt hier ook sjablonen vinden die bedoeld zijn voor latere versies van Excel.)
- Kies in Excel 2007 "Budgetten" in het gedeelte Microsoft Office Online van het dialoogvenster "Nieuwe werkmap". U moet een werkende internetverbinding hebben om verbinding te maken met de online sjabloonbibliotheek van Office.
- Kies in Excel 2010 "Budgetten" in het gedeelte Office.com van het deelvenster Beschikbare sjablonen. U moet een werkende internetverbinding hebben om verbinding te maken met de online sjabloonbibliotheek van Office.
Stap 3. Voer uw gegevens in de daarvoor bestemde cellen in
De exacte informatie hangt af van de spreadsheetsjabloon die u gebruikt.
Stap 4. Sla uw spreadsheet op
U kunt de naam gebruiken die de sjabloon voor uw spreadsheet biedt of deze wijzigen in iets zinvoller. Het toevoegen van uw naam en het jaartal aan de bestaande bestandsnaam zou voldoende moeten zijn.
Methode 2 van 2: Uw eigen spreadsheet voor het bijhouden van uitgaven ontwerpen
Stap 1. Open Excel
Stap 2. Voer een naam in voor het werkblad in cel A1
Gebruik een betekenisvolle naam zoals 'Persoonlijk budget', 'Persoonlijke onkosten bijhouden' of iets dergelijks. (Sluit de aanhalingstekens uit bij het invoeren van de naam; ze worden hier alleen gebruikt om aan te tonen dat de namen voorbeelden zijn.)
Stap 3. Voer kolomtitels in rij 2 in
Voorgestelde titels en volgorde zijn 'Datum', 'Categorie begunstigde' (of 'Betalen aan'), 'Memo', 'Uitgaven', 'Inkomsten' (of 'Inkomsten' of 'Aanbetaling') en 'Saldo'. Voer deze titels in cellen A2 tot en met G2 in; mogelijk moet u de kolombreedten aanpassen om plaats te bieden aan lange kolomtitels of vermeldingen.
Nadat u de titel van de spreadsheet en de kolomkoppen hebt ingesteld, gebruikt u de functie "Panelen bevriezen" om deze koppen boven aan het scherm te houden terwijl u door uw invoer bladert. Panes bevriezen bevindt zich in het menu "Beeld" in Excel 2003 en eerder en in de groep "Venster" van het menulint "Beeld" in Excel 2007 en 2010
Stap 4. Voer uw eerste onkostenpost in de cellen van rij 3 in
Stap 5. Voer de balansformule in cel G3 in
Omdat dit de eerste saldo-invoer is, wordt het saldo bepaald door het verschil tussen de kosten en de opbrengsten te nemen. Hoe u dit instelt, hangt af van of u naar uitgaven of contant geld wilt kijken.
- Als u de spreadsheet instelt om voornamelijk naar uw uitgaven te kijken, zou de balansformule =E3-F3 zijn, waarbij E3 de cel is die de kosten vertegenwoordigt en F3 de cel is die de inkomsten vertegenwoordigt. Als u de formule op deze manier instelt, wordt het totaal van uw uitgaven een positief getal, wat gemakkelijker te begrijpen is.
- Als u de spreadsheet instelt om een doorlopend tabblad op uw contanten bij de hand te houden, zou de balansformule =F3-E3 zijn. Als u de spreadsheet op deze manier instelt, wordt het saldo als positief weergegeven wanneer uw cashflow uw uitgaven overschrijdt en negatief wanneer u meer uitgaven dan inkomsten heeft.
Stap 6. Voer uw tweede onkostenpost in de cellen van rij 4 in
Stap 7. Voer de balansformule in cel G4 in
Omdat de tweede en volgende boekingen een lopend saldo behouden, moet u het resultaat van het verschil tussen de kosten en opbrengsten optellen bij de waarde van het saldo voor de vorige boeking.
- Als u de spreadsheet instelt om voornamelijk naar uw uitgaven te kijken, zou de balansformule =G3+(E4-F4) zijn, waarbij G3 de cel is die het vorige saldo vertegenwoordigt, E4 de cel is die de kosten vertegenwoordigt en F4 de cel is de inkomsten vertegenwoordigen.
- Als u de spreadsheet instelt om een doorlopend overzicht van uw contanten bij de hand te houden, zou de saldoformule =G3+(F4-E4) zijn.
- De haakjes rond de cellen die het verschil tussen kosten en inkomsten vertegenwoordigen, zijn niet nodig; ze zijn opgenomen om het formuleconcept een beetje duidelijker te maken.
- Als u de cel met het saldo leeg wilt houden totdat een volledige boeking is gemaakt, kunt u een IF-statement in de formule gebruiken, zodat als er geen datum is ingevoerd, de saldocel geen waarde weergeeft. De formule hiervoor, voor de tweede invoer, luidt =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) als u de spreadsheet instelt om uitgaven bij te houden, en deze luidt =IF(A4=" ", "", G3+(F4-E4)) als u de spreadsheet zo instelt dat contant geld wordt weergegeven. (U mag de haakjes weglaten rond de cellen die de uitgaven en inkomsten vertegenwoordigen, maar niet de buitenste set haakjes.)
Stap 8. Kopieer de saldoformule naar de andere cellen in kolom G (de kolom Saldo)
Klik met de rechtermuisknop op Cell G3 en selecteer "Kopiëren" in het pop-upmenu; sleep vervolgens om de cellen eronder in de kolom te selecteren. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen en selecteer "Plakken" in het pop-upmenu om de formule in de geselecteerde cellen te plakken. (Kies in Excel 2010 de optie "Plakken" of "Formules plakken" in het pop-upmenu.) De formule werkt de celverwijzingen automatisch bij om de uitgaven, inkomsten en datumverwijzingen (indien gebruikt) van de huidige rij aan te geven en de balansreferentie van de rij boven de huidige rij.
Stap 9. Sla het werkblad op
Geef de spreadsheet een betekenisvolle naam, zoals 'Onkosten bijhouden.xls' of 'Persoonlijk budget.xls'. Net als bij een op een sjabloon gebaseerde budgetspreadsheet, wilt u misschien uw naam en het jaar in de bestandsnaam opnemen. (Nogmaals, houd er rekening mee dat de aanhalingstekens alleen worden gebruikt om de voorbeeldnamen weer te geven en niet mogen worden ingetypt. U typt ook niet het bestandsachtervoegsel in; Excel biedt het voor u.)
Excel 2003 en ouder slaan spreadsheetbestanden op in de oudere ".xls"-indeling, terwijl Excel 2007 en 2010 spreadsheets opslaan in de nieuwere XML-gebaseerde ".xlsx"-indeling, maar kunnen ook spreadsheets in de oudere ".xls"-indeling lezen en opslaan. Als u meerdere computers heeft en van plan bent deze spreadsheet op alle computers te bewaren, gebruik dan de oudere indeling als een van uw computers Excel 2003 of ouder heeft en de nieuwere indeling als al uw computers ten minste Excel 2007 hebben
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Gebruik "AutoAanvullen" voor uitgaven- en inkomstencategorieën om consistente spelling te garanderen.
- Om betaalde rekeningen te onderscheiden van onbetaalde maar verwachte uitgaven, kunt u de tekst voor betaalde rekeningen vetgedrukt of ingekleurd of celschaduw gebruiken.
- Om te voorkomen dat u per ongeluk een formule of kolomkop wijzigt, wilt u deze cellen mogelijk beschermen tegen wijzigingen. Selecteer de cellen die u wilt wijzigen (de datum, de categorie van de begunstigde, de kosten, de inkomsten en de memowaarden), ontgrendel die cellen en pas vervolgens de beveiliging toe op het hele werkblad.
