Veel mensen - vooral mensen met een handicap - gebruiken speciale software en apparaten, waaronder schermlezers, om toegang te krijgen tot computers en leesmateriaal. Of u nu schrijft voor zakelijke of academische doeleinden, het is een goed idee om ervoor te zorgen dat uw Word-documenten toegankelijk zijn voor deze doelgroep. Er zijn enkele eenvoudige ontwerpprincipes en stappen die u moet nemen bij het schrijven van Word-documenten om ervoor te zorgen dat iedereen er toegang toe heeft.
Opmerking: hoewel de hieronder beschreven schermafbeeldingen en specifieke menu's afkomstig zijn uit Microsoft Word, zijn de algemene principes van toepassing op het maken van toegankelijke Word-documenten met elke tekstverwerkingssoftware.
Stappen
Stap 1. Gebruik Koppen en Documentstijlen om een navigeerbare structuur te creëren
Omdat schermleessoftware (inclusief gekochte software-opties voor Windows-computers, evenals de VoiceOver-functie van Apple) alles voorleest wat zichtbaar is op het scherm, is het gebruik van Stijlen handig omdat het uw document structuur geeft. Schermleessoftware gebruikt audio om gebruikers te vertellen of een bepaald gedeelte van de tekst een titel, kop, tussenkop of normale/hoofdtekst is. Hierdoor kunnen gebruikers het document logisch begrijpen en naar bepaalde koppen en onderwerpen springen. Maar om de software dit te laten doen, moet de schrijver van het document dat onderscheid duidelijk maken! Anders wordt het hele document gelezen als één groot stuk "normale" hoofdtekst.
- Gebruik ten minste de belangrijkste stijlopties: Titel, Kop (met genummerde niveaus) en Normaal.
- Zorg ervoor dat u uw koppen in de juiste volgorde identificeert. Dit helpt om een gemakkelijk te begrijpen systeem te creëren voor iemand die door uw tekst navigeert. U kunt bijvoorbeeld uw papieren titel de Titel stijl, gebruik de Koptekst 1 stijl voor uw hoofdsectiekoppen, gebruik Kop 2 voor uw subsectiekoppen, enzovoort.
- Zorg ervoor dat u kopniveaus niet overslaat. Nest uw koppen zodat hun stijlnummers overeenkomen met hun hiërarchie (dwz ga niet van 1 naar 3 of gebruik 3 voor uw hoofdtitel en 1 voor uw ondertitels; zorg ervoor dat 1 de grootste kop is, dan 2, dan 3, enz..).
- Onthoud dat u kunt aanpassen hoe uw stijlen eruitzien zonder de toegankelijkheid te beïnvloeden. Voel vrij om doopvonten, grootte, en kleuren te veranderen. Zorg ervoor dat elke kop of elk stuk tekst is "getagd" met het juiste stijllabel, zodat schermlezers het kunnen identificeren.
- Overweeg voor langere documenten de ingebouwde inhoudsopgavefunctie van Word te gebruiken. Dit gebruikt automatisch uw koppen om een gekoppelde inhoudsopgave te maken die het navigeren door uw document voor alle lezers gemakkelijker maakt.
Stap 2. Gebruik de tekst alt=""Afbeelding".</h4" />
Mensen met een visuele beperking, of ze nu blind of slechtziend zijn, kunnen het mis hebben als u veel afbeeldingen, grafieken, vormen, foto's of clipart in uw documenten gebruikt. Dit betekent niet dat je die functies moet overslaan - je hoeft alleen wat alternatieve (of "alt") tekst of bijschriften toe te voegen om uit te leggen wat ze zijn. Schermleessoftware leest alt=""Image"-tekst of bijschriften hardop voor om ervoor te zorgen dat gebruikers met een visuele beperking niets missen.
-
Om alt=""Afbeelding" tekst toe te voegen, begint u door met de rechtermuisknop op uw afbeelding te klikken. Ga naar <strong" />Afbeelding opmaken en dan Alt-tekst.
Schrijf een eenvoudige maar volledige beschrijving van de afbeelding of ander visueel kenmerk in het titel- en/of beschrijvingsvak (afhankelijk van de lengte) en klik op OK.
Stap 3. Zorg ervoor dat tabellen toegankelijk zijn
Tabellen zijn geweldig voor het ordenen van gegevens en informatie, maar als ze worden gelezen door een schermlezer, kunnen ze verwarrend zijn. Door deze principes in gedachten te houden, kunnen ze toegankelijker worden:
- Gebruik duidelijke en aangewezen kolomkoppen. Net zoals u stijlkoppen in uw tekst gebruikt, kunt u kolomkoppen gebruiken om uw tabellen consistent en gemakkelijk te navigeren te maken. Zorg ervoor dat onder Tabel Opties, jij selecteert Koptekstrij zodat schermlezers de bovenste rij herkennen als kolomkoppen.
- Maak tabellen zo eenvoudig en logisch mogelijk. Vermijd indien mogelijk het samenvoegen of splitsen van cellen alleen in bepaalde kolommen of rijen, omdat dit verwarrend zal zijn wanneer de inhoud hardop wordt voorgelezen. Houd vast aan een standaard, gelijkmatig ingedeeld formaat.
- Probeer uw tabellen logisch te laten lezen van links naar rechts en van boven naar beneden (als u in het Engels werkt). Om een beter idee te krijgen van hoe een schermlezer door uw tabel navigeert, gebruikt u de tab-toets op uw toetsenbord om de volgorde te controleren waarin de cursor door uw kolommen en rijen gaat.
- Het gebruik van alt=""Image"-tekst voor tabellen, evenals afbeeldingen en grafieken, kan ook helpen.</li" />
Stap 4. Gebruik betekenisvolle hyperlinktekst
Als u gewoon een lange URL in uw document kopieert en plakt, zal de schermlezer elke letter proberen voor te lezen - wat lastig kan zijn. Een betere aanpak is het gebruik van betekenisvolle hyperlinktekst.
- Als u een hyperlink wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op de regel waar u de koppeling wilt hebben en selecteert u naar hyperlink (of ga naar Invoegen en dan hyperlink).
- Kopieer of typ de URL in het adres of link naar tekstveld.
-
Voeg een eenvoudige maar zinvolle beschrijving toe onder Scherm of tekst weer te geven.
Dit is het schrift dat daadwerkelijk zichtbaar zal zijn in uw document en wanneer erop wordt geklikt, wordt de lezer naar de website van de URL geleid.
Stap 5. Vermijd het gebruik van spaties of regels om opmaak of spatie te creëren
Als je de neiging hebt om keer op keer op "Tab" of "Enter" te drukken om de gewenste opmaak te creëren, probeer dan van de gewoonte af te komen. Het horen van een hoop witruimte (door een schermlezer geïdentificeerd als "leeg") kan vervelend zijn en kan gebruikers met een handicap de indruk geven dat het document is beëindigd.
- Gebruik in plaats daarvan documentopmaak. Vertrouw op inspringingen, regelafstand en stijlen om het gewenste effect te creëren.
-
Om extra ruimte te creëren na regels zonder op enter te drukken, klik met de rechtermuisknop en ga naar Paragraaf.
Onder Spatiëring, pas de opties voor, na en regelafstand naar wens aan om de gewenste lay-out te krijgen.
-
Een manier om te controleren hoe uw document eruit zou kunnen zien voor een schermlezer, is door de optie te selecteren om: toon alle niet-afdrukbare tekens zodat u het alineasymbool kunt zien dat elke keer dat u op de enter-toets drukt en de punt die verschijnt elke keer dat u op de spatiebalk drukt, verschijnt. Idealiter zouden deze alleen moeten verschijnen als je echt een oud woord of alinea stopt en een nieuwe begint. Ze zouden er niet moeten zijn als je gewoon extra ruimte wilt creëren.
Maak toegankelijke Word-documenten Stap 6 Stap 6. Vermijd zwevende voorwerpen
Wanneer u afbeeldingen, grafieken of andere objecten toevoegt, wees dan voorzichtig met uw tekstterugloop. Als u zwevende objecten gebruikt, kan schermleessoftware deze volledig negeren of hun alt=""Image"-tekst in de verkeerde volgorde lezen.
Gebruik in plaats daarvan de tekstterugloopopties "boven en onder" of "in lijn met tekst"
Stap 7. Zorg voor alternatieven voor audio-inhoud
Als je audioclips of video's hebt die mogelijk niet toegankelijk zijn voor dove mensen, probeer dan ondertiteling of transcripties te geven om ervoor te zorgen dat ze ook toegang hebben tot die inhoud.
Toegankelijke Word-documenten maken Stap 8 Stap 8. Schrijf en ontwerp met alle soorten gebruikers in gedachten, afhankelijk van je doelgroep
Sommige gebruikers kunnen cognitieve beperkingen hebben en profiteren van duidelijke taal. Sommigen hebben mogelijk kleurenblindheid of andere visuele beperkingen waardoor tekst met een laag contrast moeilijk van de achtergrond te scheiden is. Sommige gebruikers die afhankelijk zijn van schermlezers, zullen naar elk deel van uw document moeten luisteren, soms keer op keer. Als je onnodige inhoud hebt, probeer deze dan te verwijderen. Wees grondig met uw inhoud, maar blijf indien mogelijk eenvoudig in uw aanpak.
- Houd titels kort, vooral als ze vaak voorkomen.
- Als u kleur gebruikt, vermijd dan om zeer vergelijkbare kleuren op elkaar te plaatsen. Contrast maakt tekst voor iedereen beter leesbaar, vooral voor mensen met een visuele beperking.
- Vertrouw niet alleen op kleurcodering. Voor gebruikers die geen kleur kunnen waarnemen of schermlezers gebruiken, moet u ervoor zorgen dat informatie op meerdere manieren wordt overgebracht, niet alleen door de kleur van de tekst. Vermijd bijvoorbeeld een lange lijst met items waar rode tekst het ene betekent en blauw het andere.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Houd je publiek in gedachten. U hoeft misschien niet al deze stappen te doorlopen om een document te maken dat geschikt is voor uw publiek, maar door deze basisprincipes toe te passen, kunt u ervoor zorgen dat uw document toegankelijk is voor een groter aantal mensen.
- Als toegankelijkheid belangrijk is voor een bepaald project, vraag dan iemand met een handicap of met kennis van schermlezers en andere ondersteunende technologie om uw document te "testen" en u feedback te geven.
