Excel is een super handig programma, maar de verschillende functies lijken misschien overweldigend! Maak je geen zorgen. Er zijn veel tips en trucs die u kunt gebruiken om uw werk snel af te ronden. Je kunt je vaardigheden uitbreiden door een nieuwe reeks trucs te leren. U kunt ook leren draaitabellen te gebruiken om uw gegevens beter te analyseren. Besteed tot slot wat tijd aan het verkennen van nieuwe functies. Er zijn veel manieren om snel een Excel-meester te worden!
Stappen
Methode 1 van 4: Trucs en tijdbesparing leren
Stap 1. Gebruik sneltoetsen om sneller te navigeren
Implementeer sneltoetsen en bespaar tijd die nodig is om uw muis te gebruiken. Als u bijvoorbeeld de Ctrl-toets ingedrukt houdt terwijl u op een pijlknop klikt, selecteert u alle cellen tot aan het einde van het werkblad. Bekijk hoeveel sneller u kunt werken zonder uw muis!
- Verander getallen in valuta door tegelijkertijd op ctrl, shift en $ te drukken.
- Zet getallen om in datums door tegelijkertijd op ctrl, shift en # te drukken.
- Wissel snel van pagina door ctrl ingedrukt te houden terwijl u op pagina omhoog of pagina omlaag drukt, in de rechterbovenhoek van uw toetsenbord.
- Over het algemeen is Excel voor Mac bijgewerkt om sterk op Excel voor Windows te lijken. Als u problemen ondervindt bij het gebruik van deze snelkoppelingen, kunt u de instructies voor uw specifieke programma raadplegen.
Stap 2. Ga naar het menu Sorteren met een snelkoppeling:
commando, shift, r. Excel biedt aangepaste lijsten in het menu Sorteren. U kunt ervoor kiezen om uw producten bijvoorbeeld per week, maand of prioriteit te laten bezorgen. Nadat u dit menu hebt geopend, kunt u op de vervolgkeuzelijst "Sorteren op" klikken. Daar ziet u een breed scala aan opties op basis van uw eigen spreadsheet. Hoe nuttig is dat?
Stap 3. Druk op alt=""Image" en de pijl-omlaag om naar het filtermenu te gaan.</h4" />
Met deze snelkoppeling kom je nog sneller in het filtermenu! U ziet vervolgkeuzemenu's waarmee u kunt kiezen wat u in uw spreadsheet wilt markeren. U kunt ook verschillende andere sneltoetsen gebruiken om filters nog efficiënter te gebruiken:
- Druk op ctrl, shift, L om filters in of uit te schakelen.
- Druk op ALT, pijl omlaag om het vervolgkeuzemenu Filter weer te geven.
Stap 4. Zoek Snelle analyse in de benedenhoek
U kunt sneller basisanalyses uitvoeren zonder dat u naar de gewenste functie hoeft te zoeken. Snelle analyse heeft een klein menu in de rechterbenedenhoek van uw spreadsheet. In dit menu vindt u veel tools die kunnen worden gebruikt om verschillende delen van uw gegevens samen te brengen. Deze tijdbesparing zorgt ervoor dat u niet naar specifieke functies hoeft te zoeken - veel ervan staan in dit menu.
Stap 5. Ga naar Invoegen> Grafieken om nieuwe grafieken te vinden
Met grafieken kunnen uw gegevens er veel interessanter uitzien! Blijf niet vastzitten in de sleur van het gebruik van dezelfde oude cirkeldiagrammen. Maak indruk op uw baas en verlevendig uw gegevens met behulp van hiërarchische grafieken zoals een boomkaart. Hierdoor worden uw gegevens weergegeven als een vierkant (het geheel van uw gegevens) dat bestaat uit kleinere rechthoeken die de afzonderlijke componenten van uw gegevens vertegenwoordigen.
Een andere nieuwere grafiek is de waterval, die illustreert hoe delen van de gegevens bijdragen aan het geheel. Je kunt deze ook vinden in Grafieken
Stap 6. Maak solide voorspellingen met One-Click Forecasting
Met deze tool voel je je een professional. Selecteer de gegevens die u wilt analyseren. Ga naar het tabblad Gegevens en voer de groep Prognose in. Kies Prognoseblad en verken de opties in het dialoogvenster.
- U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om uw informatie als lijn- of staafdiagram weer te geven.
- U kunt ook de optie selecteren om te voorspellen op basis van seizoensinvloeden.
Methode 2 van 4: Draaitabellen gebruiken
Stap 1. Ga naar Gegevens in Excel en selecteer Draaitabellen
Het beheersen van draaitabellen kan een echte game-wisselaar zijn voor Excel-gebruikers. Met draaitabellen kunt u uw gegevens reorganiseren en er op verschillende manieren naar kijken. Excel vult automatisch uw gegevens in, maar u kunt deze naar wens verplaatsen. Nadat u de tabel hebt gemaakt, kunt u kiezen hoe u deze wilt indelen door een van de vier opties te kiezen:
- Rapportfilter, waarmee u alleen naar bepaalde rijen kunt kijken.
- Kolomlabels, die kunnen fungeren als uw koppen.
- Rijlabels, die u kunt gebruiken om uw rijen een naam te geven.
- Waarde, waarmee u kunt kiezen of u uw gegevens wilt tellen of optellen en biedt verschillende andere manipulaties.
Stap 2. Voeg meerdere rijen en kolommen tegelijk toe
Als je naar je tabel kijkt, kun je kiezen welke rijen of kolommen je wilt toevoegen. Markeer de rijen/kolommen die u wilt invoegen, klik met de rechtermuisknop en kies 'Invoegen'. Dit bespaart tijd, omdat dit veel sneller gaat dan het toevoegen van afzonderlijke kolommen of rijen.
Stap 3. Verdeel uw gegevens met filters
Wanneer u op het tabblad Gegevens in uw spreadsheet klikt, kiest u 'Filter'. U kunt vervolgens kiezen of u uw kolommen in aflopende of oplopende volgorde wilt bekijken door op de pijl naast uw kolomkop te klikken. U kunt dit ook doen om te kiezen welke rijen u wilt bekijken.
Stap 4. Markeer de kolom die u wilt transponeren
In sommige gevallen wilt u misschien uw gegevens wijzigen van rijen in kolommen, of omgekeerd. Markeer de rij of kolom die u wilt wijzigen en klik met de rechtermuisknop. Kies vervolgens 'Kopiëren'. Selecteer de cel waar u uw nieuwe rij of kolom wilt beginnen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop en kies "Plakken speciaal". Er verschijnt een nieuwe optie en u kunt op 'Transponeren' klikken.
Stap 5. Markeer een rij of kolom om duplicaten te verwijderen
Als u met een grote dataset werkt, heeft u mogelijk veel herhaling in uw gegevens. Selecteer de rij of kolom die u wilt verfijnen en markeer deze. Kijk op het tabblad Gegevens onder 'Extra' en selecteer 'Duplicaten verwijderen'.
Een pop-up zal u vragen om te bevestigen welke gegevens u wilt manipuleren. Selecteer nogmaals 'Duplicaten verwijderen'
Methode 3 van 4: Nieuwe formules en functies toevoegen aan uw repertoire
Stap 1. Gebruik de tool Formule invoegen
Wees niet bang om nieuwe formules uit te proberen. Om een functie in te voeren, markeert u de cel die de functie zal bevatten. Klik vervolgens op het tabblad Formule op het lint boven aan uw spreadsheet en kies 'Functie invoegen'. Als u de exacte formule weet die u wilt gebruiken, kunt u deze intypen. U kunt ook trefwoorden typen zoals "cellen tellen". Excel kan u helpen de formule te vinden die u nodig hebt, wat erg handig is.
Stap 2. Oefen met SOMPRODUCT in Excel
Deze functie wordt gebruikt om reeksen of bereiken te vermenigvuldigen en u de som van het product te geven. De syntaxis is: =SOMPRODUCT (array1, [array 2], …)
Er zijn verschillende functies binnen SUMPRODUCT. Als u bijvoorbeeld de onderste waarden van uw gegevens moet toevoegen, kunt u de functie KLEIN kiezen binnen de functie SOMPRODUCT
Stap 3. Gebruik de AANTAL. ALS-functie
Dit is handig als u wilt bepalen hoe vaak een getal of woord in uw spreadsheet voorkomt. De formule is =AANTAL. ALS(bereik, criteria).
Als u bijvoorbeeld wilt weten hoe vaak het woord "Californië" voorkomt, typt u =AANTAL. ALS(B:B, "Californië")
Stap 4. Gebruik VERT. ZOEKEN om gegevens te combineren
U kunt VERT. ZOEKEN zien als iets dat lijkt op het gebruik van een telefoonboek om de naam van een persoon te gebruiken om hun telefoonnummer te vinden. Met deze functie kunt u naar één stuk informatie kijken en de bijbehorende waarde in dezelfde of een andere rij of kolom vinden.
- Het kan zijn dat u 2 of meer spreadsheets in 1 wilt combineren. Zorg er eerst voor dat u in beide spreadsheets ten minste 1 kolom hebt die absoluut identiek is. De formule is: =VERT. ZOEKEN(opzoekwaarde, tabelmatrix, kolomnummer, [opzoeken bereik]).
-
Als u bijvoorbeeld uw eigen variabelen invoert, kan het er als volgt uitzien:
- =VERT. ZOEKEN(C2, Blad2!A:B, 2, ONWAAR)
- Dit zou handig zijn als u een onderdeelnummer van een apparaat had en de prijs van het onderdeel moest weten.
Methode 4 van 4: Andere bronnen raadplegen voor meer informatie
Stap 1. Ga naar Mr Excel voor lastige problemen
Zelfs een Excel-expert kan tegen problemen aanlopen. Dat is goed! Excel heeft zoveel functies, het zou best moeilijk zijn om ze allemaal te kennen. Als u vastloopt, gaat u gewoon naar www.mrexcel.com. Ten eerste kunt u proberen het antwoord op uw vraag te vinden op de prikborden. Andere toepassingen kunnen erg nuttig zijn om u te helpen.
Als u deskundige hulp nodig heeft, kunt u zich aanmelden voor een consult van Mr. Excel. U moet misschien wat geld uitgeven, maar u krijgt waarschijnlijk een oplossing op maat die u echt kan helpen
Stap 2. Volg een gratis online tutorial
Of je nu op zoek bent naar nieuwe snelkoppelingen, of gewoon je baas wilt verrassen met nieuwe vaardigheden, een tutorial kan je echt helpen om een voorsprong te nemen. GCF Learn Free biedt een zeer grondige cursus die een verscheidenheid aan Excel-problemen aanpakt. U kunt leren hoe u sneller Wat-als-analyse kunt gebruiken en voorbeelden bekijken van het gebruik van veel verschillende formules.
Stap 3. Zoek snel op internet om een klas bij jou in de buurt te vinden
Typ in uw zoekmachine gewoon "excel class" en waar u woont. U kunt bijvoorbeeld 'excel-klasse in Chicago' typen. Tegen betaling kun je je inschrijven voor persoonlijke of online lessen. Je kunt een deskundige instructeur vragen om je de nieuwste trucs te laten zien.
Tips
- U kunt online lessen in Excel volgen of persoonlijk op uw plaatselijke community college.
- Misschien vindt u het ook handig om enkele Excel-sjablonen te downloaden en te oefenen met uw nieuwe vaardigheden.
