Deze wikiHow leert je hoe je een database kunt maken met gegevens uit een Microsoft Excel-spreadsheet door de gegevens rechtstreeks te importeren in Access, de databasebeheersoftware van Microsoft, of door de Excel-gegevens te exporteren naar een indeling die met de meeste databasesoftware werkt. Microsoft Access maakt deel uit van de Microsoft Office-softwarebundel en is alleen beschikbaar voor Windows.
Stappen
Methode 1 van 2: Microsoft Access gebruiken
Stap 1. Open Microsoft Access
Het is de rode app met een EEN. Als u dit doet, wordt de Access-sjabloonpagina geopend.
Access is ontworpen voor gebruik met Excel en wordt geleverd met Excel in Microsoft Office Professional en is alleen beschikbaar voor Windows
Stap 2. Klik op Lege database
Deze optie bevindt zich in de linkerbovenhoek van het venster.
Als u een andere sjabloon voor uw Access-database wilt gebruiken, selecteert u in plaats daarvan de gewenste sjabloon
Stap 3. Klik op Maken wanneer daarom wordt gevraagd
Deze optie bevindt zich in de rechterbenedenhoek van het pop-upvenster. Uw Access-database wordt geopend.
Stap 4. Klik op het tabblad Externe gegevens
Het staat in de menubalk bovenaan het Access-venster.
Stap 5. Klik op Opgeslagen invoer
Je vindt dit helemaal links op de Externe gegevens werkbalk. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
Stap 6. Selecteer Bestand
Het staat in het vervolgkeuzemenu. Als u deze optie selecteert, verschijnt er een pop-outmenu.
Stap 7. Klik op Excel
Deze optie staat in het pop-outmenu. Als u erop klikt, wordt het importvenster geopend.
Stap 8. Klik op Bladeren
Het staat in de rechterbovenhoek van het venster.
Stap 9. Selecteer een Excel-spreadsheet
Ga naar de map waarin uw Excel-spreadsheet zich bevindt en klik vervolgens op de Excel-spreadsheet die u wilt openen.
Stap 10. Klik op Openen
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 11. Geef op hoe u naar de gegevens wilt overbrengen
Klik op het keuzerondje links van een van de volgende:
- Importeer de brongegevens in een nieuwe tabel in de huidige database - Kies deze optie als u een nieuwe database zonder tabellen heeft aangemaakt of als u een nieuwe tabel aan een bestaande database wilt toevoegen. Door een nieuwe tabel aan te maken, kunt u de informatie in Access bewerken.
- Voeg een kopie van de records toe aan de tabel - Kies deze optie als u een bestaande database gebruikt en de gegevens wilt toevoegen aan een van de tabellen in de database. Door een bestaande tabel toe te voegen, kunt u de informatie in Access bewerken.
- Link naar de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken - Kies deze optie om een hyperlink in de database aan te maken, waarmee de Excel-database in Excel wordt geopend. Met deze methode kunt u de informatie in Access niet bewerken.
Stap 12. Klik op OK
Deze vind je onderaan het venster.
Stap 13. Selecteer een blad
Klik boven aan het venster op de naam van het blad dat u uit uw geselecteerde Excel-document wilt importeren.
- Standaard maakt Excel werkmappen met drie spreadsheets met het label 'Blad 1,' 'Blad 2' en 'Blad 3'. U kunt slechts één vel tegelijk overdragen; als u informatie heeft over alle drie de bladen, moet u de overdracht met één blad voltooien en vervolgens teruggaan naar het tabblad "Externe gegevens" en alle stappen herhalen voor elk overblijvend blad.
- U kunt de namen van deze bladen in Excel verwijderen, toevoegen en bewerken, en alle wijzigingen die u aanbrengt, worden weergegeven in de Access-database.
Stap 14. Klik op Volgende
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 15. Schakel kolomkoppen in
Vink het vakje "Eerste rij bevat kolomkoppen" aan als uw Excel-blad zijn eigen kolomkoppen in de bovenste rij heeft (bijv. EEN rij).
Schakel het selectievakje uit als u wilt dat Access de kolomkoppen maakt
Stap 16. Klik op Volgende
Stap 17. Bewerk indien nodig de kolommen en velden van uw spreadsheet
Als u alle velden uit de spreadsheet ongewijzigd wilt importeren, slaat u deze stap over:
- Om een veld te bewerken, klikt u op de kolomkop die u wilt wijzigen en bewerkt u vervolgens de naam van het veld, het gegevenstype en/of of het al dan niet is geïndexeerd.
- Als u een veld niet wilt importeren, vink dan het vakje "Veld niet importeren (overslaan)" aan.
Stap 18. Klik op Volgende
Stap 19. Stel de primaire sleutel voor de database in
Voor de beste resultaten laat u de standaardinstelling hier ongewijzigd zodat Access de sleutel kan instellen.
U kunt ook uw eigen sleutel instellen door "Kies mijn eigen primaire sleutel" aan te vinken en deze in het veld naast die optie in te voeren, of u kunt "Geen primaire sleutel" selecteren (niet aanbevolen)
Stap 20. Klik op Volgende
Stap 21. Voeg een naam toe
Typ een naam voor het blad in het veld "Importeren naar tabel".
Sla deze stap over om de database op de standaardnaam te laten staan
Stap 22. Klik op Voltooien
Deze optie bevindt zich in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 23. Klik op Sluiten
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster. Hiermee wordt het importvenster gesloten en wordt uw database gemaakt.
U kunt eerst het vakje "Importstappen opslaan" aanvinken als u er zeker van wilt zijn dat Access uw instellingen voor deze database onthoudt
Methode 2 van 2: Databasesoftware van derden gebruiken
Stap 1. Open uw Excel-document
Dubbelklik op het Excel-document dat u naar een database wilt converteren.
Als u uw document nog niet hebt gemaakt, opent u Excel, klikt u op Lege werkmapen maak uw document aan voordat u doorgaat.
Stap 2. Klik op Bestand
Het bevindt zich in de menubalk bovenaan het Excel-venster (Windows) of bovenaan het scherm (Mac).
Stap 3. Klik op Opslaan als
U vindt deze optie in de Bestand menu.
Stap 4. Dubbelklik op Deze pc
Het staat in het midden van de pagina.
Sla deze stap over op een Mac
Stap 5. Selecteer een bestandsformaat
Klik op de vervolgkeuzelijst "Opslaan als type" (Windows) of "Bestandsindeling" (Mac) en selecteer een van de volgende opties:
- Als u een computergebaseerde databasetoepassing gebruikt, klikt u op a . CSV (door komma's gescheiden waarden) formaat.
-
Als u een webgebaseerde databasetoepassing gebruikt, klikt u op een . XML formaat.
Als uw Excel-document geen XML-gegevens bevat, kunt u XML niet kiezen
Stap 6. Klik op Opslaan
Het staat onderaan het venster. Hiermee wordt uw document opgeslagen met uw geselecteerde voorkeuren.
Stap 7. Maak een nieuwe database aan in uw databasetoepassing
Dit proces is afhankelijk van de applicatie die je gebruikt, maar meestal open je de applicatie, klik op Nieuw (of Bestand > Nieuw) en volg eventuele instructies op het scherm.
Stap 8. Zoek de knop Importeren…
Het wordt vaak gevonden door op de te klikken Bestand optie, maar uw databasetoepassing kan variëren.
Stap 9. Selecteer je Excel-bestand
Zoek en dubbelklik op het bestand dat u vanuit Excel hebt geëxporteerd.
Stap 10. Volg de aanwijzingen van de database-app om de gegevens te importeren
Stap 11. Sla de database op
U kunt het menu "Opslaan" meestal openen door op Ctrl+S (Windows) of ⌘ Command+S (Mac) te drukken.
Tips
- Er zijn verschillende gratis online databasewebsites die u kunt gebruiken om een database te maken, hoewel u zich bij de meeste van deze services moet aanmelden voor een account.
- Als u niet over volledig functionele databasesoftware beschikt, heeft u mogelijk ook een apart programma nodig om databasebestanden op pc of Mac te openen.
