Of je nu een jonge whipper bent die nog nooit van een fax heeft gehoord, of je bent in de buurt geweest maar gewoon vergeten, je zult waarschijnlijk op een gegeven moment moeten weten hoe je een fax moet verzenden. Houd er rekening mee dat er een aantal variaties zijn tussen faxapparaten, dus u moet de handleiding of instructies voor uw persoonlijke apparaat raadplegen als u deze bij de hand heeft. Om de meeste machines te gebruiken, moet u een begeleidende brief invoegen, het faxnummer kiezen en uw fax onderweg verzenden.
Stappen
Methode 1 van 2: Voordat u de fax verzendt
Stap 1. Maak de begeleidende brief
Faxapparaten worden vaak gedeeld door kantoren of meerdere personen binnen een kantoor. Aangezien iedereen een fax naar een faxapparaat kan zien, is het een goed idee om een begeleidende brief toe te voegen. Zo weet u zeker dat uw fax bij de juiste persoon terechtkomt.
De begeleidende brief bevat informatie zoals de naam van de ontvanger, de inhoud van de fax en het aantal pagina's dat deze bevat. Het moet ook de informatie van de afzender bevatten, zoals naam en faxnummer, zodat de ontvanger weet van wie het afkomstig is en indien nodig kan antwoorden
Stap 2. Kies het faxnummer
Vervolgens moet u het faxnummer kiezen, net zoals u dat op een telefoon zou doen. Op de meeste nieuwe faxapparaten hoeft het netnummer niet te worden gekozen voor een lokaal nummer, maar is het nog steeds nodig voor interlokale nummers. Voor sommige faxapparaten is het netnummer vereist, ongeacht de locatie. Controleer of vraag naar uw machine.
- De landcode (het nummer 1 voor Amerikaanse telefoons en faxnummers) moet soms ook vóór lokale nummers worden gekozen, maar alleen als het netnummer ook vereist is. De landcode is bijna altijd nodig om interlokale nummers te bellen.
- U zult vaak ook 9 moeten bellen voordat u interlokale nummers kiest. Bekijk de specificaties van of vraag naar uw individuele faxapparaat.
- Zorg ervoor dat het nummer dat u gebruikt het faxnummer is en niet het telefoonnummer van de persoon die u probeert te bereiken. Vaak staan de nummers naast elkaar op visitekaartjes en is het gemakkelijk om het verkeerd te lezen of naar het verkeerde nummer te kijken.
Stap 3. Bepaal de voedingswijze
Wanneer u de te faxen materialen in de machine plaatst, moet u ze in de juiste richting plaatsen. Het papier wordt gescand, dus als het papier de verkeerde kant op is gericht, wordt alleen de achterkant gescand en is de fax die u verzendt blanco. Zorg ervoor dat de papieren a met de goede kant naar boven gericht zijn voordat u de fax verzendt.
-
Verschillende faxapparaten worden op verschillende manieren ingevoerd. Handig is dat alle faxapparaten zijn gelabeld met de juiste richting om de papieren te plaatsen. Ergens in de buurt van het gebied waar u het papier invoert, zoekt u naar een symbool van een vel papier met een naar beneden gevouwen hoek. U ziet aan dit symbool dat de ene zijde van het vel lijnen heeft en de andere zijde blanco.
- Als de omgevouwen hoek lijnen heeft, betekent dit dat de vellen met de blanco zijde naar u toe in het faxapparaat moeten worden ingevoerd.
- Als de gevouwen hoek blanco is, betekent dit dat u de machine moet invoeren met de voorkant van het papier naar u toe.
Stap 4. Fax het juiste materiaal
Faxapparaten werken het beste met papier van standaardformaat. Het verzenden van iets in een niet-standaard formaat werkt mogelijk niet of het kan uw faxapparaat vastlopen of beschadigen. Als u iets van een afwijkend formaat wilt verzenden, zoals een kopie van de bon, moet u eerst een fotokopie van het item maken en de fotokopie faxen.
Het meest gebruikte papierformaat voor faxapparaten is, net als bij printers, A4 of Amerikaans briefhoofd
Methode 2 van 2: De fax verzenden
Stap 1. Gebruik uw faxapparaat om de fax te verzenden
Zodra u alles hebt gedaan wat hierboven is vermeld, bent u klaar om uw fax te verzenden. Als het papier correct is geplaatst en het nummer is gekozen, bent u klaar om op verzenden te drukken. Deze knop is meestal groot en goed gelabeld. Dat is het! U heeft uw fax verzonden!
U zult merken dat, nadat u op verzenden heeft gedrukt, de machine een reeks piepjes en zoemende geluiden zal maken. Dit is normaal. Deze geluiden zijn hoe de faxapparaten met elkaar communiceren. Wanneer een fax succesvol is doorgekomen, hoort u na enkele minuten meestal een lange, duidelijke piep. Als een fax een probleem tegenkomt en niet doorkomt, hoor je hem meestal een vreselijke doodsangst maken. Als u dit vreselijke geluid hoort, moet u het faxapparaat controleren om het probleem te beoordelen
Stap 2. Gebruik internet om een fax te verzenden
Het is ook mogelijk om via internet materiaal naar een faxapparaat te sturen. Er zijn een aantal diensten waarvan gebruik kan worden gemaakt, waarvan de meeste geld kosten. Dit kan echter een verstandige investering zijn als u niet vaak faxt en geen faxapparaat wilt kopen of diensten zoals FedEx wilt afnemen.
- PamFax is een uitstekende faxservice voor Skype. Voor dit programma wordt echter een kleine vergoeding gevraagd.
- HelloFax is een service die Google Drive goed integreert, zodat u gemakkelijk Google-documenten kunt faxen. Het omvat een bepaald aantal gratis faxen en brengt vervolgens een vergoeding in rekening.
Stap 3. Gebruik e-mail om een fax te verzenden
Afhankelijk van het nummer waarnaar u de fax verzendt, kan het mogelijk zijn om het bestand eenvoudig gratis naar het faxapparaat te e-mailen. Houd er echter rekening mee dat deze methode slechts een beperkt aantal faxnummers dekt en slechts beperkte informatie kan verzenden.
- U kunt controleren of het faxnummer wordt gedekt door online te kijken.
- Gebruik deze formule om het adres te maken waarnaar u de e-mail wilt verzenden: "remote-printer. [email protected]"
- Verwijder de offertes, wissel de nummers in voor het faxnummer (inclusief land- en netnummer) en voor- en achternaam voor de naam van de persoon naar wie u het verzendt.
- Houd er rekening mee dat alleen de tekst in het tekstvak op de fax wordt weergegeven. U kunt met deze methode geen PDF's of ander materiaal bijvoegen.
Tips
- Voer altijd het volledige nummer in, inclusief het netnummer en een cijfer 1 voor lange afstand.
- De meeste faxapparaten hebben instructies. Laat de wijsheid van degenen die u zijn voorgegaan u begeleiden op uw reis…
