Hoe u tijd kunt vrijmaken door georganiseerd te zijn in Microsoft Outlook. Dit vereist discipline maar vooral organisatie van het programma en wat je met de tools doet.
Stappen
Stap 1. Het eerste dat moet worden gedaan, is het uitschakelen van nieuwe e-mailmeldingen
Om dit te doen, trekt u het menu Bestand naar beneden, selecteert u Extra en vervolgens Opties. Het optievenster wordt geopend. Klik op het tabblad Voorkeuren op de knop "E-mailopties". Klik in het geopende optievenster op de knop "Geavanceerde e-mailopties". Kijk in het geopende optievenster in het gedeelte 'Wanneer nieuwe items in mijn inbox arriveren'. Deselecteer alle opties.
Stap 2. Maak van de agenda uw standaardweergave in Outlook
Het geeft u een overzicht van de geplande werkzaamheden voor de dag. Als u de agenda wilt instellen als uw standaardweergave, trekt u het menu Bestand naar beneden, selecteert u Extra en vervolgens Opties. Selecteer in het venster Opties het tabblad "Overige" en klik vervolgens op de knop "Geavanceerde opties". Kijk in het venster "Geavanceerde opties" in het gedeelte "Algemene instellingen" en klik op bladeren. De geselecteerde map wordt geopend. Selecteer in het venster "Map selecteren" "Agenda" en klik drie keer op OK.
Stap 3. Om uw taken in het standaardvenster op te nemen, trekt u het menu Bestand naar beneden en selecteert u Bekijken en vervolgens Taakblok
Stap 4. Om alleen taken te bekijken die vandaag moeten worden uitgevoerd, trekt u het menu Bestand naar beneden en selecteert u Bekijken, vervolgens selecteert u "Taakblokweergave" en vervolgens "Taken van vandaag"
Stap 5. Plan elke dag een specifieke tijd om uw e-mails te bekijken
Stel 2 tot 3 keer per dag in om met uw e-mails te werken en bekijk ze niet op een ander moment. E-mails zijn een afleiding en zorgen ervoor dat u het echte werk niet gedaan krijgt.
Stap 6. Wanneer u e-mails leest, maak dan altijd uw Postvak IN leeg. Er mag nooit iets overblijven aan het einde van de e-mailsessie. Om uw inbox leeg te maken, moet u beslissen wat u met elke e-mail wilt doen. Je hebt vier keuzes: Verwijderen, uitstellen, delegeren of doen.
Stap 7. Als je de e-mail hebt afgehandeld, verwijder deze dan
Stap 8. Om een e-mail uit te stellen, maakt u een taak aan door de e-mail naar de taakknop in de linkerbenedenhoek van Outlook te slepen
Er wordt automatisch een taak aangemaakt; selecteer een startdatum en -tijd en een vervaldatum en -tijd en sla deze vervolgens op.
Stap 9. Om een e-mail te delegeren, maakt u een taak aan en wijst u de taak toe aan een andere persoon of stuurt u de e-mail door naar een andere persoon
Stap 10. De laatste keuze is om te doen wat de taak is die de e-mail vereist
Als je het doet, verwijder het dan uit je inbox of verplaats het naar een persoonlijke map waar je oude afgehandelde e-mails bewaart.
Stap 11. Om tijd in uw agenda te blokkeren, sleept u een e-mail naar de agendaknop in de linkerbenedenhoek van Outlook
Er wordt een oproepingsbericht geopend. Voer de tijd en datum in die u wilt blokkeren en sla deze op. Een kopie van de e-mail wordt bij de oproeping van de vergadering gevoegd. Verwijder de e-mail uit de inbox of verplaats naar een persoonlijke map.
