Dubbele records kunnen verschijnen als meerdere mensen gegevens in een database invoeren zonder voldoende beveiligingen. Het samenvoegen van meerdere databases kan ook dubbele gegevens opleveren. Access biedt een querytool om duplicaten in uw database te vinden. U kunt ze vervolgens verwijderen of samenvoegen, waardoor uw database beter leesbaar en effectiever wordt.
Stappen
Stap 1. Weet wat gegevens "dupliceren" maakt
Dubbele gegevens betekenen niet dat alle velden identiek zijn. Een klant die bijvoorbeeld twee keer in de database is ingevoerd, kan twee verschillende ID's en mogelijk verschillende spellingen hebben. Aan de andere kant, als de naam veel voorkomt, kunnen het twee verschillende klanten zijn. U moet de beschikbare gegevens vergelijken en elk resultaat zorgvuldig controleren om te bepalen wat wel en niet dubbel is.
Stap 2. Maak een back-up van uw database
Het wordt aanbevolen dat u een nieuwe back-up maakt voordat u grote wijzigingen aanbrengt. Op deze manier kunt u de database herstellen als u per ongeluk de verkeerde invoer verwijdert.
- Klik op het menu Bestand en selecteer "Opslaan als" of "Opslaan en publiceren".
- Klik op "Back-updatabase" in het gedeelte Geavanceerd. Volg de aanwijzingen om een back-up van uw database te maken.
Stap 3. Informeer andere gebruikers dat u op het punt staat wijzigingen aan te brengen
Om gegevensconflicten te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat geen andere gebruikers gegevens aan de database toevoegen. Dit is niet verplicht, maar kan u later hoofdpijn besparen als er iets misgaat.
Stel uw database indien mogelijk in op de exclusieve modus. Dit voorkomt dat er wijzigingen worden aangebracht door andere gebruikers. Klik op het menu Bestand en selecteer "Opties" en selecteer vervolgens "Clientinstellingen". Selecteer in het gedeelte "Standaard open modus" de optie "Exclusief". Als er niet veel mensen zijn die de database gebruiken, hoeft u zich hier over het algemeen geen zorgen over te maken
Stap 4. Open de Query-wizard
De Query-tool kan items vinden die dubbele inhoud bevatten. Het proces voor het starten van de wizard is afhankelijk van de versie van Access die u gebruikt:
- 2013/2010 - Klik op het tabblad "Maken" en klik vervolgens op "Wizard Query".
- 2007 - Klik op het tabblad "Invoegen" of "Maken" en selecteer "Wizard opvragen".
- 2003 - Open het databasevenster en selecteer het tabblad "Queries". Klik op de knop "Nieuw".
Stap 5. Selecteer de "Zoek wizard Duplicaten Query"
Deze query vergelijkt velden om dubbele vermeldingen te vinden.
Stap 6. Kies de tabel die u wilt doorzoeken
Alle tabellen in uw database worden weergegeven. Selecteer de tabel die u op duplicaten wilt controleren.
Voor de meeste duplicaatcontroles moet u de weergave 'Tabellen' geselecteerd houden
Stap 7. Selecteer de velden waarvan u denkt dat ze duplicaten bevatten
Selecteer alle velden die u wilt vergelijken voor dubbele gegevens. Neem voldoende velden op om een oordeel te vellen. Duplicaten worden alleen geretourneerd als de velden teken voor teken overeenkomen. U kunt uitdrukkingen gebruiken om gedeeltelijke overeenkomsten te vinden.
- Vermijd het gebruik van algemene velden. Vermijd het gebruik van velden zoals de datum of locatie om rommel te voorkomen bij het vergelijken van items.
- Zonder voldoende velden om onderscheid te maken tussen records, of met velden die te algemeen zijn, krijg je veel dubbele resultaten.
Stap 8. Selecteer extra velden om te bekijken
Een of twee extra velden kunnen u helpen te beslissen of de gegevens daadwerkelijk duplicaat zijn. Met een veld Order-ID kunt u bijvoorbeeld bepalen of twee keer dezelfde naam afzonderlijke vermeldingen zijn. Voeg ten minste één veld toe om dit onderscheid te maken en onbedoeld gegevensverlies te voorkomen.
Stap 9. Maak de query
U wordt gevraagd de query een naam te geven. Klik op "Voltooien" om de resultaten te zien.
Stap 10. Bekijk uw resultaten zorgvuldig
Alle mogelijke duplicaten op basis van uw criteria worden weergegeven. Ga door elk van de resultaten en gebruik de kennis die u over uw bedrijf heeft om te beslissen of de invoer een duplicaat is. Zorg ervoor dat een record een duplicaat is voordat u het verwijdert.
Als u niet kunt beslissen, maakt u de zoekopdracht opnieuw met een extra veld om u te helpen bij het nemen van uw beslissing
Stap 11. Verwijder dubbele records
Klik met de rechtermuisknop op de linkerkolom en selecteer "Record verwijderen" om een duplicaat te verwijderen. U kunt meerdere records selecteren om ze allemaal tegelijk te verwijderen.
- Misschien wilt u enkele gegevens uit een van de dubbele records samenvoegen met de record die u wilt behouden.
- Zorg ervoor dat u niet alle records verwijdert die in de dubbele resultatenlijst staan, anders houdt u geen originele record meer over.
