Als u met spreadsheets werkt en een spreadsheet krijgt met voor- en achternaam gecombineerd, weet u dat u niet op achternaam kunt sorteren. Sorteren op veld met zowel eerste als laatste gecombineerd heeft geen zin. In deze gevallen moet u de voor- en achternaam scheiden voordat u gaat sorteren.
Stappen
Stap 1. Je hebt je spreadsheet, met zowel voor- als achternaam gecombineerd zoals in deze illustratie
Stap 2. In dit voorbeeld houdt u uw cursor boven de kolomkop "B" totdat deze een pijl naar beneden maakt en klikt u vervolgens met de linkermuisknop om de hele kolom te selecteren, zoals hier wordt weergegeven
Stap 3. Vervolgens selecteert u het tabblad DATA en selecteert u vervolgens de knop TEKST NAAR KOLOMMEN
Merk op dat u meerdere lege kolommen moet hebben na de kolom die u aan het converteren bent. Markeer indien nodig de kolom en voeg 2-3 nieuwe kolommen in. Anders overschrijft de conversie de gegevens in opeenvolgende kolommen.
Stap 4. In het eerste venster van de Wizard Tekst naar kolommen kiest u GESCHEIDEN
Je kiest alleen een vaste breedte als de segmenten die je wilt scheiden allemaal exact even breed zijn (zoals het scheiden van netnummers van telefoonnummers)
Stap 5. In het tweede venster van de wizard Tekst naar kolommen kiest u het scheidingsteken, of wat u wilt scheiden van de dingen die u in afzonderlijke kolommen wilt hebben
In ons geval is het gewoon een ruimte, dus we selecteren ruimte. U kunt ook "Behandel opeenvolgende scheidingstekens als één" aanvinken.
Als u namen had gescheiden door komma's (zoals Brown, James), zou u de komma gebruiken als scheidingsteken, enz
Stap 6. Kies in het derde venster van de Wizard Tekst naar kolommen de opmaak "algemeen" en laat de rest zoals het is
Druk op de knop "Voltooien" om door te gaan.
Dit gebied wordt alleen gewijzigd als u te maken heeft met getallen of datums
Stap 7. Beoordeel je werk
De spreadsheet zou er nu zo uit moeten zien.
Stap 8. U kunt nu de kopteksten wijzigen in Voornaam en Achternaam als u dat wilt, en sorteren op achternaam als u dat wilt
Dit is hoe de spreadsheet eruit ziet met bijgewerkte koppen en alfa gesorteerd op achternaam.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
Hiervoor heeft men niet de nieuwste versie nodig, dit kan ook in Excel 2003
Waarschuwingen
- Maak ALTIJD een kopie van uw spreadsheet voordat u dit probeert en werk aan de kopie in plaats van aan het origineel!
- ZORG ERVOOR dat u een paar extra kolommen aan de rechterkant van de kolom die u aan het bewerken bent invoegt, omdat het alle kolommen overschrijft die u hebt ingevuld als u dat niet doet!
