E-mails zijn een snelle en gemakkelijke manier om in contact te komen met collega's en andere zakenrelaties, en zijn een effectief hulpmiddel voor het plannen van allerlei soorten vergaderingen. Of u nu een afspraak probeert te maken met een collega, meerdere of een volslagen onbekende, u moet de e-mail eerst opmaken met een duidelijke onderwerpregel en hoofdtekst. Nadat je je e-mail hebt afgemeld en het bericht hebt verzonden, wacht je 3-5 dagen voordat je een vervolgreactie stuurt.
Stappen
Methode 1 van 2: De e-mail opmaken
Stap 1. Vermeld in de onderwerpregel dat je graag kennis wilt maken
Vermeld je doel duidelijk in de onderwerpregel van de e-mail, zodat de ontvanger meteen weet dat je hem wilt ontmoeten. Vermijd het gebruik van vage taal zoals 'Vergadering' of 'Mogelijke vergadertijd'. Gebruik in plaats daarvan specifieke datums en tijdframes in de onderwerpregel, zodat uw ontvanger meteen weet wat hij kan verwachten.
Typ bijvoorbeeld zoiets als dit: "Vergaderverzoek voor 17-05 om 11 uur."
Stap 2. Gebruik een goede begroeting om uw e-mail te beginnen
Probeer een standaard, formele begroeting te gebruiken wanneer u begint met het schrijven van uw bericht. Als je contact zoekt met een overheidsfunctionaris of een andere vooraanstaande persoon die je nog nooit hebt ontmoet, gebruik dan hun volledige titel in de kop. Als u contact opneemt met een collega of leidinggevende, gebruik dan een eretitel zoals 'Mr.', 'Mevr.', 'Mx.' of 'Miss'. Als algemene vuistregel kunt u begroetingen gebruiken zoals 'Beste', 'Hallo' en 'Hallo' om uw e-mail te beginnen.
- Als u een algemeen kantoor of een groep aanspreekt in plaats van een individu, gebruikt u in plaats daarvan 'Aan wie het aangaat'.
-
Als u bijvoorbeeld contact zoekt met uw meerdere, kunt u de aanhef als volgt opstellen:
“Geachte heer Jackson, Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt! Ik wilde contact met je opnemen over een mogelijke ontmoeting.”
Stap 3. Stel jezelf voor als je een volslagen vreemde ontmoet
Wijd uw eerste alinea aan een korte introductie als u schrijft aan een ambtenaar of andere persoon die u nog nooit eerder hebt ontmoet. Concentreer u op uw naam, functie en professionele connectie, zodat de ontvanger weet wie u bent en waarom u contact met hen opneemt. Als je contact opneemt met iemand die je al kent, zoals een baas of collega, voel je dan niet verplicht om een inleidende paragraaf op te nemen.
- Je inleiding zou niet lang moeten duren om te lezen.
-
Probeer iets als dit te schrijven:
Beste mevrouw Atkins, Mijn naam is Sarah Clement en ik werk voor de Jones County Animal Shelter.
Stap 4. Beschrijf de reden voor de bijeenkomst en het algemene belang ervan
Geef aan het begin van de e-mail (na uw introductie, als u ervoor kiest om er een op te nemen), het type ontmoeting dat u met de ontvanger wilt hebben, en of het een formele of informele aangelegenheid zal zijn. Nadat u hebt uitgelegd waar de vergadering voor is, legt u uit waarom de vergadering belangrijk is voor de taak die u probeert te voltooien. Probeer je uitleg kort te houden, want je ontvanger heeft misschien niet veel tijd om je e-mail door te nemen.
Probeer bijvoorbeeld iets als dit te schrijven: 'Kun je volgende week met me afspreken om de aanstaande adoptieactie te bespreken? Aangezien je de huidige financieel adviseur van het dierenasiel bent, denk ik dat je veel inzicht zou kunnen geven in het werkbudget van de organisatie voor het evenement.”
Stap 5. Stel een mogelijke locatie en tijd voor uw vergadering voor
Probeer een plaats te bedenken die bekend is en gemakkelijk toegankelijk is voor de ontvanger. Als u in hetzelfde gebouw of dezelfde algemene locatie werkt als de persoon die u e-mailt, kijk dan of u tijdens een lunchpauze kunt afspreken. Als jij en de ontvanger niet in een nabijgelegen locatie wonen of werken, probeer dan een restaurant of andere openbare ruimte voor te stellen waar je elkaar zou kunnen ontmoeten. Vermeld daarnaast een reeks tijden die voor u werken, zodat de ontvanger u gemakkelijker kan vertellen dat ze beschikbaar zijn.
- Als jullie allebei een drukke agenda hebben, overweeg dan om een telefoon- of videoconferentievergadering te plannen.
- Stel bijvoorbeeld zoiets als dit op: “Zou je deze week een keer langs het dierenasiel kunnen slingeren? Ik sta elke dag van 9 tot 5 bij de receptie.”
Stap 6. Vraag de ontvanger om uw bericht te beantwoorden
Aangezien je technisch gezien een evenement plant, vraag de ontvanger beleefd om te antwoorden met hun beschikbaarheid. Als u contact opneemt met een bijzonder druk persoon, houd er dan rekening mee dat het een dag of twee kan duren voordat ze reageren. rug.
Zeg bijvoorbeeld iets als dit: "Als u me uw beschikbaarheid voor volgende week zou kunnen laten weten, zou ik het zeer op prijs stellen!"
Stap 7. Gebruik hartelijke slottaal bij het beëindigen van de e-mail
Stel een slotzin op die het doel van uw e-mail herhaalt, zodat de ontvanger het doel van de vergadering duidelijk begrijpt. Gebruik een vriendelijke toon om uw e-mail af te melden, met zinnen als 'Met vriendelijke groet', 'Dank u' of 'Beste wensen'. Laat na het aftekenen een handtekening achter onder uw naam, die uw functie of huidige carrière weergeeft.
- Stem uw taal af op de ontvanger. Als je met een collega praat, is een afmelding als "Tot ziens" logischer dan "Respect met de jouwe". Als u contact opneemt met een leidinggevende, is 'Met vriendelijke groet' of 'Beste wensen' meer geschikt dan een informele afmelding zoals 'Tot ziens'.
-
Schrijf bijvoorbeeld zoiets als dit:
Ik kijk ernaar uit je binnenkort te ontmoeten, want ik wil dat deze adoptieactie zo succesvol mogelijk verloopt.
Eerlijk, Sarah Clemens
Activiteitencoördinator, Jones County Animal Shelter
Stap 8. Voeg alle relevante bijlagen toe die betrekking hebben op de vergadering
Voeg alle documenten, spreadsheets of andere relevante bestanden toe die de ontvanger kunnen helpen zich voor te bereiden op de vergadering. Als u contact opneemt met iemand over een complex onderwerp, voeg dan alle pamfletten of gegevensbladen toe die nodig zijn om de ontvanger te helpen het onderwerp van de vergadering te begrijpen.
Als je bijvoorbeeld budgetwijzigingen voor een aankomend evenement bespreekt, wil je misschien een spreadsheet van het budget van het voorgaande jaar toevoegen
Stap 9. Gebruik professionele taal en de juiste grammatica in de e-mail
Controleer uw bericht op eventuele duidelijke grammaticale fouten en spelfouten, zodat uw definitieve versie er zo gepolijst en schoon mogelijk uitziet. Verwijder daarnaast eventuele afkortingen of jargon waardoor de boodschap nonchalanter of moeilijker te begrijpen lijkt. Als uw definitieve ontwerp er niet professioneel uitziet en klinkt, neemt de ontvanger uw verzoek mogelijk niet serieus.
Hoewel emoji's leuk kunnen zijn om te gebruiken in sms'jes en informele e-mails, moet je ze niet gebruiken om een vergadering aan te vragen
Methode 2 van 2: Opvolgen met de ontvanger
Stap 1. Stel een vervolg-e-mail op als de ontvanger niet binnen 3-5 dagen contact met u opneemt
Geef de ontvanger een paar dagen de tijd om uw verzoek te lezen en te beantwoorden. Als u binnen een werkweek niets hoort, stuurt u de persoon een korte e-mail om hem eraan te herinneren dat u op een antwoord wacht. Benadruk dat je dankbaar bent voor de gelegenheid om ze te ontmoeten, en dat je dankbaar bent voor hun tijd.
- Vervolggesprekken zijn ook een efficiënte manier om in te checken bij de persoon die u probeert te ontmoeten.
- Stel bijvoorbeeld zoiets als dit op: "Ik wilde u alleen even informeren over mijn vergaderverzoek. Als je een vrij moment hebt, zou je me dan kunnen vertellen of je ergens volgende week beschikbaar bent voor een vergadering?”
Stap 2. Strijk de details van de vergadering uit in een extra e-mail
Onderhandel met het schema van iemand anders zodra deze heeft geantwoord. Noteer de beschikbaarheid van de andere persoon en bevestig een vergadertijd op een datum waarop jullie allebei beschikbaar zijn. Probeer een datum en tijd binnen 1-2 e-mails te bevestigen om verwarring en rommel in uw inbox te voorkomen.
- Probeer zo flexibel mogelijk te zijn. Als je contact zoekt met een druk persoon, kan hij of zij je misschien niet meteen ontmoeten.
- Plan een afspraak niet op het laatste moment. Als de ontvanger het druk heeft, kun je het misschien niet eens worden over een afspraak.
Stap 3. Stuur enkele dagen voor de afspraak een herinnering of bevestiging
Als je extra voorbereid wilt zijn voor de geplande vergadering, stuur dan een bevestigingsmail naar de ontvanger als herinnering. Maak deze e-mail niet te lang, vermeld in plaats daarvan de dag, tijd en plaats waarop u van plan bent te vergaderen om te controleren of de vergadering nog doorgaat zoals gepland.
-
Schrijf bijvoorbeeld zoiets als dit:
Ik wilde even bevestigen dat we elkaar nog steeds ontmoeten op 17 mei om 11 uur in de Jones County Animal Shelter.
