Als je het kantoor even moet verlaten, of als je van plan bent om op vakantie te gaan, wil je misschien de mensen die je e-mail sturen laten weten dat je weg bent. Als u een Exchange-account hebt, wordt Outlook geleverd met de ingebouwde functionaliteit. Als je geen Exchange-account hebt, kun je nog steeds automatisch reageren op e-mails door een paar regels te maken. Volg deze handleiding om uw automatische antwoorden in te stellen, of u nu een Exchange-account hebt of niet.
Stappen
Methode 1 van 4: Outlook 2010/2013
Stap 1. Schakel automatische antwoorden in
Selecteer een Exchange-map. Selecteer de map uit uw berichtenarchief. U moet een Exchange-map hebben geselecteerd om de optie Automatische antwoorden te zien. Open het menu Automatische antwoorden (Afwezig). U kunt deze vinden door op het tabblad Bestand te klikken en vervolgens het tabblad Info te selecteren.
Stap 2. Configureer uw antwoorden
Vink in het menu Automatische antwoorden het vakje aan met het label Automatische antwoorden verzenden. U kunt de tijd aanpassen dat de assistent actief is door het vakje aan te vinken en de tijd en het datumbereik in te stellen.
Stap 3. Schrijf uw antwoorden
Gebruik het tabblad Inside My Organization voor e-mails die vanuit uw Exchange-server worden verzonden. Gebruik het tabblad Buiten mijn organisatie voor antwoorden op e-mails die van iemand anders zijn ontvangen. Als u tevreden bent met uw antwoorden, klikt u op OK.
Stap 4. Schakel automatische antwoorden uit
Als u een datumbereik instelt voor uw automatische antwoorden, stopt de assistent automatisch wanneer het datumbereik voorbij is. Als je geen bereik hebt ingesteld, gaat dit door totdat je het menu Automatische antwoorden opent en 'Geen automatische antwoorden verzenden' selecteert.
Methode 2 van 4: Outlook 2007
Stap 1. Schakel de Office-assistent in
Klik op het tabblad Hulpprogramma's. Selecteer in het menu Extra de optie Afwezigheidsassistent. Vink het vakje aan met het label 'Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden'. U kunt de tijd aanpassen dat de assistent actief is door het vakje aan te vinken en de tijd en het datumbereik in te stellen.
Stap 2. Schrijf uw antwoorden
Gebruik het tabblad Inside My Organization voor e-mails die vanuit uw Exchange-server worden verzonden. Gebruik het tabblad Buiten mijn organisatie voor antwoorden op e-mails die van iemand anders zijn ontvangen. Als u tevreden bent met uw antwoorden, klikt u op OK.
Stap 3. Schakel de afwezigheidsassistent uit
Als u een datumbereik instelt voor uw automatische antwoorden, stopt de assistent automatisch wanneer het datumbereik voorbij is. Als je geen bereik hebt ingesteld, gaat dit door totdat je het menu Automatische antwoorden opent en 'Geen automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden' selecteert.
Methode 3 van 4: Outlook 2003
Stap 1. Schakel de Office-assistent in
Selecteer in het menu Extra de optie Afwezigheidsassistent. Vink het vakje aan met het label 'Ik ben momenteel niet op kantoor'.
Stap 2. Schrijf uw antwoorden
Voer in het vak met het label "Slechts één keer automatisch beantwoorden aan elke afzender met de volgende tekst:" het antwoord in waarmee u wilt reageren.
Stap 3. Regels toevoegen
Je kunt regels aan je Assistent toevoegen, zoals het doorsturen van berichten van bepaalde afzenders naar een andere ontvanger. Klik op de knop Regel toevoegen… om een aangepaste regel te configureren. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die e-mail van een specifieke klant doorstuurt naar uw medewerker, zodat de belangrijke e-mails niet worden gemist terwijl u weg bent.
Stap 4. Schakel de afwezigheidsassistent uit
Afwezigheidsassistent gaat door totdat u het menu Automatische antwoorden opent en "Verzend geen automatische antwoorden bij afwezigheid" selecteert.
Methode 4 van 4: Stuur een automatisch antwoord zonder een Exchange-account
Stap 1. Maak uw sjabloon aan
Zonder Exchange-account zijn de opties voor Automatisch beantwoorden niet beschikbaar. Het is nog steeds mogelijk om een geautomatiseerd antwoord op te zetten met behulp van een sjabloon en enkele regels. Begin met het maken van een nieuwe e-mail. Dit wordt de sjabloon voor uw automatische reactie.
- Kies een onderwerp dat de situatie beknopt uitlegt. Bijvoorbeeld “Niet op kantoor tot”. U kunt ook de woorden "auto-reply" in het onderwerp schrijven om de ontvanger onmiddellijk te laten weten dat het antwoord geautomatiseerd is.
- Schrijf een kort bericht. Schrijf in de hoofdtekst van de e-mail een algemeen bericht dat van toepassing kan zijn op iedereen die het ontvangt. Laat de ontvanger weten hoe hij u kan bereiken of met wie hij anders contact moet opnemen.
Stap 2. Sla uw sjabloon op
Als u tevreden bent met het bericht, klikt u op Opslaan als… Selecteer in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type" Outlook-sjabloon. Hiermee wordt het bestand opgeslagen als een sjabloon die in Outlook wordt geladen.
Stap 3. Maak de regels
Om de automatische reactie correct te laten werken, moet u enkele regels definiëren om het proces te automatiseren. Klik in Office 2003/2007 op het menu Extra en selecteer Regels en waarschuwingen. Klik in Office 2010/2013 op het tabblad Bestand, selecteer Info en klik vervolgens op Regels en waarschuwingen. Dit opent het menu E-mailregels.
- Klik op de knop Nieuwe regel. U wordt gevraagd een sjabloon te selecteren. Selecteer in het gedeelte 'Begin met een lege regel' de optie 'Berichten controleren wanneer ze binnenkomen'. Klik volgende.
- Bepaal op welke berichten wordt gereageerd. Als je wilt reageren op elk bericht dat je in je inbox ontvangt, vink je het vakje aan voor "waar mijn naam is in het vak Aan". U kunt het beperken door specifieke verzendingen of e-mails aan te duiden met specifieke woorden in het onderwerp of de hoofdtekst. Klik op Volgende nadat u uw selecties heeft gemaakt
- Laad uw sjabloon. Selecteer het vak "beantwoorden met een specifieke sjabloon" in het volgende venster om het bericht te laden dat u eerder hebt gemaakt. Klik op de link in het vakbeschrijving voor "een specifieke sjabloon". Dit opent een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd waar u naar sjablonen kunt zoeken. Selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem". Open het bericht dat u eerder hebt gemaakt.
- Stel uw uitzonderingen in. Nadat de sjabloon is geladen, kunt u gevallen definiëren waarin u niet wilt dat het antwoord wordt verzonden, bijvoorbeeld naar een specifieke ontvanger of voor specifieke soorten berichten. Klik op Volgende nadat u uw selecties heeft gemaakt.
- Geef uw regel een naam. Voordat u kunt voltooien, moet u een naam voor uw regel instellen. Gebruik iets dat gemakkelijk te onthouden is, zodat u de regel in de toekomst snel kunt uitschakelen. Vink het vakje "Deze regel inschakelen" aan om de regel te activeren en klik vervolgens op Voltooien.
Stap 4. Schakel de regel uit
Wanneer u weer op kantoor bent, kunt u de regel uitschakelen door het menu Regels en waarschuwingen opnieuw te openen. Selecteer de afwezigheidsregel die u hebt gemaakt in uw lijst met actieve regels en klik vervolgens op de knop Verwijderen.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Organisatie wordt meestal gedefinieerd als uw bedrijf en omvat mensen die een Exchange Server-account op uw e-mailsysteem hebben.
- Het menu Extra verschijnt in het hoofdvenster van Outlook. Het hoofdvenster is hetzelfde venster dat verschijnt wanneer u Outlook start en bevat de menu's Bestand, Bewerken, Weergeven, Ga, Extra, Acties en Help. Er is geen menu Extra in vensters waar u items zoals e-mailberichten, contacten of taken kunt maken of bekijken.
- Als het selectievakje Automatisch beantwoorden aan mensen buiten mijn organisatie is ingeschakeld, wordt het tabblad Buiten mijn organisatie weergegeven (Aan) naast de naam van het tabblad.
- De contactpersoon moet in uw Exchange Server-map met contactpersonen staan. Als de contactpersoon alleen in een map staat die deel uitmaakt van een Personal Folders-bestand (.pst), wordt het automatische antwoordbericht niet verzonden.
