Vrij vragen van het werk kan intimiderend en ongemakkelijk zijn, maar het is vaak noodzakelijk. Als u uw tijd buiten het werk plant zodat het minimale problemen voor uw werkgever veroorzaakt, heeft u een betere kans om die dagen vrij te krijgen. Wanneer u gaat zitten om uw e-mailverzoek te schrijven, wees dan direct, vriendelijk en geef een goede uitleg waarom u wilt stoppen met werken. Of u nu op vakantie gaat of zich bezighoudt met persoonlijke zaken, u kunt met vertrouwen verlof aanvragen als u beleefd bent en rekening houdt met de gevolgen van uw afwezigheid voor uw werkplek.
Stappen
Deel 1 van 2: Timing van uw verzoek
Stap 1. Controleer het beleid van uw bedrijf voor het aanvragen van verlof
Kijk in je personeelshandboek of vraag een leidinggevende wat het vakantiebeleid op jouw werkplek is. Zoek uit hoeveel dagen je beschikbaar hebt, hoe en wanneer ze oplopen en of je in aanmerking komt voor betaald verlof.
- Anciënniteit kan ook van invloed zijn op het aantal dagen dat u vrij kunt nemen en wanneer u op vakantie kunt gaan.
- Bent u een nieuwe werknemer, controleer dan of u al in aanmerking komt voor vrije tijd. Vrij nemen als nieuwe werknemer kan moeilijk zijn en je leidinggevende is misschien niet enthousiast.
Stap 2. Plan je vrije dagen op een geschikt moment
Het is gemakkelijker om vrij te nemen als u niet betrokken bent bij een lopend project of als er geen deadlines naderen. Als uw bedrijf een bepaalde tijd van het jaar erg druk heeft, moet u proberen om in die periode geen vrije dagen op te nemen.
- Als u tijdens een drukke periode vrijaf nodig heeft vanwege een onverwachte noodsituatie of gelegenheid, geef dan een duidelijke verklaring voor uw verzoek.
- Vraag indien mogelijk of iemand anders overweegt vrij te nemen rond de data die u wilt. Als uw standplaats personeelstekort heeft, zal het voor uw leidinggevende moeilijker zijn om uw verzoek in te willigen.
- Als uw verzoek om verlof wordt ingewilligd, herinner uw collega's er dan aan dat u ongeveer een week voordat u vrij neemt van uw werk weg zult zijn.
Stap 3. Dien uw aanvraag minimaal 2 weken van tevoren in
U dient uw vrije dagen minimaal 2 weken voor de datum waarop u uw vrije tijd wilt ingaan, aan te vragen. Over het algemeen geldt: hoe meer van tevoren u kunt melden, hoe groter de kans dat u vrijaf krijgt. Als u uw leidinggevende laat weten dat u van plan bent enkele weken of zelfs een maand vrij te nemen voordat u van plan bent te vertrekken, kan uw werkplek zich voorbereiden op uw afwezigheid.
Hoe langer u van plan bent te stoppen met werken, hoe meer voorafgaande kennisgeving u moet doen. Een opzegtermijn van 2 weken voor een paar vrije dagen is voldoende. Als je een week of langer weg bent, moet je proberen je baas minstens 1 maand voordat je van plan bent te vertrekken te laten weten
Stap 4. Voltooi zoveel mogelijk werk voordat je vertrekt
Als er taken en verantwoordelijkheden zijn die u zou doen gedurende de tijd dat u verlof aanvraagt, voltooi er dan zoveel mogelijk voordat u vertrekt. Door uw collega's te verzekeren dat uw afwezigheid hen niet al te veel zal belasten, wordt dit zeer op prijs gesteld en wordt het voor uw supervisor gemakkelijker om uw verzoek in te willigen.
Als je werkverantwoordelijkheden hebt die niet kunnen worden voltooid voordat je vertrekt, maak dan afspraken met collega's om voor je te zorgen. Zorg ervoor dat ze de taken die u ze moet uitvoeren volledig begrijpen. Geef hen contactgegevens voor het geval ze uw hulp nodig hebben
Deel 2 van 2: Uw e-mail schrijven
Stap 1. Zet uw verzoek in de onderwerpregel van de e-mail
U wilt dat uw supervisor uw verzoek onmiddellijk begrijpt zonder de e-mail te openen. Vermeld specifiek dat u verlof aanvraagt en vermeld de datums die u aanvraagt in de onderwerpregel.
Een onderwerpregel kan bijvoorbeeld zijn: "Pat Smith verzoekt vakantiedagen 2020-10-10 tot 2020-10-25."
Stap 2. Open met een vriendelijke groet
Spreek uw leidinggevende rechtstreeks aan met uw naam en voeg een aanhef toe. Het lijkt misschien overbodig of onbelangrijk, maar het zet een warme toon en maakt de e-mail professioneler.
- Je begroeting hoeft niets bijzonders te zijn. Iets eenvoudigs zeggen als "Hey Jane", "Hallo Dave" of "Groeten Aden" is prima.
- Houd rekening met de titels en voorkeuren van uw supervisor voor de manier waarop deze worden aangesproken. Als uw werkplek doorgaans achternamen gebruikt in communicatie, kan het oneerbiedig lijken om de voornaam van uw supervisor in een e-mail te gebruiken. Evenzo, als uw supervisor een titelvoorvoegsel gebruikt (zoals dokter, professor, rechter, enz.), moet u dit in uw begroeting gebruiken.
Stap 3. Geef uw vakantiedata op
Ook al heb je de gewenste datums al in de onderwerpregel van de e-mail gezet, je moet ze in de eerste regel van je e-mail herhalen. Zet deze informatie in de vorm van een verzoek.
U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik wil graag verlof aanvragen van woensdag 10 oktober tot en met donderdag 25 oktober."
Stap 4. Leg uit waarom je vrij wilt
Geef onmiddellijk nadat u uw datums hebt opgegeven die u wilt vrij, de reden op waarom u het verzoek doet. Je moet eerlijk zijn over waarom je vrij wilt, zelfs als je denkt dat je reden geen positief antwoord zal krijgen. Als je liegt over waarom je vrije tijd nodig hebt, kan dat ernstige gevolgen hebben, en het zal in de toekomst veel moeilijker zijn om vrije tijd aan te vragen.
- U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik vraag om deze vrije dagen omdat mijn familie op vakantie gaat naar Hawaï."
- Vraagt u vrijaf vanwege een calamiteit of een onverwachte gebeurtenis, benadruk dit dan in uw toelichting. Begrafenissen, medische problemen of zelfs verrassingshuwelijken zijn enkele voorbeelden van onverwachte gebeurtenissen waardoor de kans groter is dat uw leidinggevende een last-minute verzoek inwilligt.
Stap 5. Stel je leidinggevende gerust dat je een plan hebt voor je afwezigheid
Laat uw werkgever weten dat u goed heeft nagedacht over de gevolgen van uw afwezigheid voor de werkplek. Als u regelingen moet treffen voor iemand om voor u te dekken of als bestaande projecten en klanten uw aandacht nodig hebben tijdens uw vrije tijd, leg dan uit hoe u deze problemen gaat oplossen. Hoe meer werk en frustratie u uw leidinggevende kunt besparen, hoe comfortabeler hij zal zijn als u vrijaf neemt.
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Ik heb ervoor gezorgd dat mijn verantwoordelijkheden worden afgehandeld als ik weg ben. Ik heb geregeld dat Charlie mijn klanten afhandelt. Ook heb ik al het papierwerk dat ik tijdens mijn afwezigheid."
- Het is altijd een goed idee om uw leidinggevende te vertellen hoe u tijdens uw afwezigheid bereikbaar bent. Als u geen telefoonnummer of e-mailadres kunt of wilt opgeven waarop u tijdens uw vrije tijd bereikbaar bent, moet u deze informatie in uw verzoek vermelden.
Stap 6. Eindig met een positieve noot
In de laatste regel van uw e-mail moet worden gevraagd of het verzoek dat u hebt opgesteld in orde is bij uw werkgever. Je moet ook je leidinggevende bedanken voordat je je afmeldt met je naam. Hierdoor blijft de vriendelijke en professionele toon behouden die begon met uw begroeting.
Het afsluitende deel van uw e-mail kan bijvoorbeeld luiden: "Klinkt dit allemaal goed? Bedankt, Pat.”
Deskundig advies
Zo haal je het meeste uit je vrije tijd:
- Stel een doel voor jezelf in termen van iets dat je wilt leren of bereiken in de komende 6 maanden. Iets hebben om naar uit te kijken kan je helpen om gemotiveerd te blijven in de eerste maand nadat je terugkomt van een lange werkvakantie.
- Denk tijdens je vrije tijd aan je carrière. Vraag jezelf af waar je wilt zijn en of je baan je dat ook echt biedt. Brainstorm vervolgens over mogelijkheden binnen uw baan die u kunnen helpen dichter bij uw langetermijndoelen te komen.
- Als je gelukkig bent op je werkplek, maar niet in de exacte rol die je hebt, overweeg dan om met je baas te praten voordat je terugkomt over de mogelijke overgang naar een andere rol in het bedrijf.
Van Archana Ramamoorthy, MS Chief Technology Officer, Workday
