Hoewel ze tegenwoordig niet zo vaak worden gebruikt, is een faxapparaat nog steeds een belangrijk apparaat om belangrijke documenten, formulieren en handgeschreven notities snel en efficiënt te verzenden, vooral in een kantooromgeving. Een faxapparaat gebruikt een actieve vaste telefoonlijn om documenten te verzenden en te ontvangen, en het gebruik ervan is net zo eenvoudig als het kiezen van een telefoonnummer. Zodra u uw faxapparaat correct hebt ingesteld en vertrouwd raakt met de methoden voor het verzenden en ontvangen van een fax, verzendt u in een mum van tijd documenten met gemak!
Stappen
Deel 1 van 3: Uw faxapparaat instellen
Stap 1. Plaats het faxapparaat
Plaats het faxapparaat op een vlakke ondergrond in de buurt van stopcontacten en een telefoonaansluiting. Zorg ervoor dat de papierinvoer naar buiten is gericht. Dit helpt voorkomen dat binnenkomende faxen en gescande documenten tussen de muur en het apparaat blijven steken en dat ze beschadigd raken.
Stap 2. Sluit de stroombron aan
Sluit de faxmachine aan op het dichtstbijzijnde stopcontact. Zorg ervoor dat de verbinding goed is en dat de stekker goed in het stopcontact past. Als het faxapparaat eenmaal is aangesloten op de stroombron, zorg er dan voor dat het uitgeschakeld blijft voor de rest van de installatie.
Stap 3. Beveilig de telefoonlijn
Een faxapparaat gebruikt een telefoonlijn om gegevens te verzenden en te ontvangen om documenten te maken en af te drukken. Ze werken niet via een op internet gebaseerde telefoonlijn. Zorg ervoor dat u een actieve telefoonlijn en een telefoonnummer voor het faxapparaat hebt, zodat uw apparaat signalen kan verzenden en ontvangen om de documenten te maken.
Bel indien nodig uw kabel- en telefoonprovider om een vaste lijn in te stellen
Stap 4. Sluit de telefoonkabel aan
Een standaard telefoonkabel moet worden aangesloten op de telefoonaansluiting van de faxmachine, die zich meestal aan de achterkant van de machine bevindt. Het andere uiteinde van het snoer moet rechtstreeks in de dichtstbijzijnde telefoonaansluiting in de muur worden bevestigd. Controleer nogmaals of het snoer is aangesloten op de machine en de telefoonaansluiting in de muur.
Stap 5. Voeg papier en inkt toe
De fax vereist een voorraad papier en inkt om de binnenkomende documenten te maken en af te drukken. Zorg dat je deze benodigdheden bij de hand hebt.
- Voordat u het papier plaatst, waaiert u uit of bladert u door de stapel papier om ervoor te zorgen dat ze niet aan elkaar plakken. Dit helpt papierstoringen te voorkomen.
- Elke machine bevat een bepaald type, formaat en aantal inktcartridges. Zorg ervoor dat u de instructies van het apparaat leest om te beslissen welke inkt het beste bij uw apparaat past.
Stap 6. Controleer de verbinding
Zodra uw faxapparaat is aangesloten en het papier en de inkt zijn geplaatst, zet u het apparaat aan en controleert u de telefoonverbinding. De verbinding moet beveiligd zijn om het faxapparaat te kunnen gebruiken.
- Controleer of de vaste lijn goed is aangesloten door de ontvanger van het faxapparaat op te nemen als deze beschikbaar is op uw apparaat. De ontvanger moet op een telefoon lijken. Luister naar het zoemende geluid van een kiestoon, wat aangeeft dat de verbinding veilig is.
- Als de fax geen ontvanger heeft, kunt u een telefoon aansluiten via de externe telefoonaansluiting op het faxapparaat. U zou het zoemende geluid van een kiestoon moeten horen als de verbinding goed is.
Deel 2 van 3: Een fax verzenden
Stap 1. Zet de machine aan
Zorg ervoor dat de machine is ingeschakeld en dat het telefoonsnoer goed op zijn plaats zit voordat u een document verzendt. U kunt de ontvanger controleren op een kiestoon om er zeker van te zijn dat de verbinding veilig is.
Stap 2. Gebruik een voorblad
Een voorblad is een geweldige manier om te garanderen dat uw document bij de juiste persoon terechtkomt. Dit is vooral handig bij het verzenden van faxen naar een bedrijf waar meerdere werknemers hetzelfde apparaat gebruiken. Een voorblad moet de naam van de ontvanger bevatten, hun faxnummer en dat van u, uw contactgegevens en het aantal pagina's dat de ontvanger in de fax mag verwachten.
Het opnemen van het aantal pagina's op het voorblad is handig voor de ontvanger, zodat hij weet of hij alle benodigde pagina's heeft ontvangen
Stap 3. Bestel de documenten goed
Zorg ervoor dat u paginanummers toevoegt en de pagina's van het document in de volgorde plaatst waarin u ze wilt ontvangen. Je wilt niet dat de ontvanger de pagina's in elkaar puzzelt. Dit kan verwarring veroorzaken en kan interfereren met de beoogde betekenis achter het document. Door de pagina's te ordenen en te nummeren, wordt een efficiënte informatieoverdracht gegarandeerd.
Stap 4. Plaats de documenten in de scanner
Bij de meeste faxapparaten moet u het document met de bedrukte zijde naar boven of naar beneden in het scannergedeelte van de faxmachine plaatsen. Er is geen standaardmethode voor alle apparaten. De meeste faxapparaten geven aan welke methode moet worden gebruikt met een gemakkelijk te lezen symbool op de voorkant van het apparaat.
Stap 5. Kies het faxnummer van de ontvanger
Gebruik het toetsenblok aan de voorkant van de fax om het faxnummer van de ontvanger te kiezen, inclusief het netnummer. Als u een document internationaal faxt, moet u de landcode invoeren. Als er een zakelijk nummer is dat wordt gebruikt om extern te bellen (vaak "7" of "9"), zorg er dan voor dat u dat cijfer vóór het netnummer of de landcode en het faxnummer indrukt.
Stap 6. Verstuur de documenten
Nadat u het nummer hebt gekozen, vereisen de meeste faxapparaten dat u op de knop "verzenden" of "start" drukt om het document te verzenden. Kijk hoe het document wordt verzonden voor het geval er een fout is of een papierstoring. Wanneer de documentoverdracht is gelukt, drukt de fax met een voortgangsrapport of bevestigingspagina af. Als u een foutmelding krijgt, probeert u het document opnieuw te verzenden.
Deel 3 van 3: Een fax ontvangen
Stap 1. Controleer de verbinding
Zorg ervoor dat het faxapparaat is ingeschakeld. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat het faxapparaat is aangesloten op een stroombron en de telefoonaansluiting om faxen te kunnen ontvangen. Misschien wilt u de hoorn opnemen en luisteren naar de kiestoon om zeker te zijn van een goede verbinding.
Stap 2. Inspecteer de papier- en inkttoevoer
U wilt voor voldoende papier en inkt in het faxapparaat zorgen. Als u veel documenten via een faxapparaat ontvangt, moet u deze benodigdheden regelmatig controleren. Anders kan dit voorkomen dat u een document in zijn geheel ontvangt of de aankomst ervan vertragen.
Stap 3. Luister naar de beltoon
Het faxapparaat gaat over of maakt een inbelgeluid wanneer het een binnenkomend document ontvangt. De machine is ingesteld om deze documenten automatisch te verwerken, dus u hoeft op dit moment niets te doen. Vermijd het indrukken van knoppen op de machine gedurende deze tijd, anders kan de verbinding worden verstoord of verbroken.
Stap 4. Bekijk het document
Zodra het faxapparaat het document met succes heeft ontvangen, zal het de pagina's afdrukken in de volgorde waarin ze door de afzender zijn geplaatst. Bekijk het voorblad om er zeker van te zijn dat u de beoogde ontvanger bent en dat alle pagina's met succes zijn verzonden en afgedrukt.
Stap 5. Follow-up met de afzender
Als je wilt bevestigen dat je de fax hebt ontvangen, of als je bang bent dat je niet alle benodigde informatie hebt ontvangen, kun je contact opnemen met de afzender via telefoon of e-mail. De contactgegevens kunnen op het voorblad staan, dus raadpleeg deze pagina als u de gegevens van de afzender niet bij de hand hebt.
