Het is altijd frustrerend als je moet wachten op een reactie, of het nu gaat om een sollicitatiegesprek, een zakelijk voorstel of gewoon plannen maken met een vriend. Het verzenden van een vervolg-e-mail kan zeer effectief zijn om dat antwoord te krijgen, vooral als u uw verzoek na een redelijke wachttijd indient en het duidelijk, beknopt en respectvol schrijft. Om uw kansen op succes verder te vergroten, moet u zoveel mogelijk "beenwerk" doen om het uw ontvanger gemakkelijker te maken.
Stappen
Methode 1 van 3: Kiezen wanneer en waar follow-ups moeten worden verzonden
Stap 1. Wacht minimaal 3 werkdagen om een follow-up te sturen
Er is geen universele regel voor hoe lang je moet wachten voordat je een vervolgmail stuurt. Een goede vuistregel is 3 werkdagen, tenzij uw contactpersoon een specifieke datum heeft gegeven waarop ze zouden reageren. Wacht dan minimaal 1 werkdag na die datum.
- Als de persoon bijvoorbeeld zei dat hij vóór of op dinsdag de 19e zou reageren, wacht dan tot ten minste woensdag de 20e om te antwoorden.
- Voor de follow-up van sollicitatiegesprekken is het meestal beter om minimaal 5 werkdagen te wachten.
- Het is niet nodig om alleen werkdagen te tellen (d.w.z. weekends en feestdagen overslaan) bij het opvolgen op persoonlijke titel.
- Ga niet van het ergste uit, zoals dat u de baan niet hebt gekregen of dat ze niet geïnteresseerd zijn in uw zakelijke voorstel, alleen omdat u geen snel antwoord kreeg. Het kan zijn dat uw contactpersoon het gewoon heel druk heeft!
Stap 2. Adresseer de e-mail rechtstreeks aan uw contactpersoon
Dit is natuurlijk altijd het geval voor persoonlijke e-mails, en meestal de beste strategie voor zakelijke follow-ups. Als de persoon je zijn contactgegevens heeft gegeven of je heeft uitgenodigd om contact met hem op te nemen, stuur het bericht dan altijd rechtstreeks naar hem of haar (en alleen naar hem/haar).
- Als de persoon u geen contactgegevens heeft gegeven of u niet heeft uitgenodigd om contact met hen op te nemen, stuurt u uw e-mail naar de door u aangewezen contactpersoon (zoals een administratief medewerker of wervingscoördinator). Verzoek in de onderwerpregel dat het bericht wordt doorgestuurd naar de persoon met wie u eerder te maken had.
- Als u eerder per e-mail contact heeft gehad met de persoon, gebruik dan dezelfde "aan" en "van" e-mailadressen als voorheen.
Stap 3. Stuur in totaal niet meer dan 2 vervolgmails
Het is al moeilijk genoeg om te weten wanneer je een follow-up moet sturen, dus hoe zit het met een follow-up op een follow-up? Als uw eerste follow-up onbeantwoord blijft, wacht dan minimaal 1-2 werkdagen om de tweede follow-up te verzenden. Als dit tweede bericht niet wordt beantwoord, stop dan met de follow-up of neem contact op met iemand anders binnen het bedrijf.
- Hoewel je desgewenst een nieuw vervolgbericht kunt maken, is het ook prima om hetzelfde bericht te verzenden als je oorspronkelijke vervolgbericht, maar voeg bovenaan een notitie toe, zoals het volgende: "(Tom: ik heb dit vervolgbericht verzonden op dinsdag en ik hoor graag van u over de zakelijke mogelijkheid die we afgelopen donderdag hebben besproken. Bedankt, Jan)”
- Als algemene vuistregel: maak je geen zorgen (over het niet krijgen van de baan, enz.) als je 1 follow-up moet sturen. Maak je maar een beetje zorgen als je 2 follow-ups moet sturen. Begin je wat meer zorgen te maken als je na de tweede follow-up niets hoort!
Stap 4. Voorkom de noodzaak van een follow-up met een bedankmail
Het is altijd beleefd om de dag na een zakelijke bijeenkomst een bedankmail te sturen - vooral, maar niet alleen, een sollicitatiegesprek - en ook na veel persoonlijke contactscenario's. Als je een vervolgvermelding in dit bedankje opneemt, kun je misschien een reactie aanmoedigen zonder een paar dagen later een aparte follow-up te hoeven sturen.
- De bedankmail kan bijna hetzelfde formaat en dezelfde inhoud gebruiken als een vervolg-e-mail, alleen met wat meer ruimte voor het bedanken van de persoon en iets minder voor het aanvragen van een reactie.
- Dit telt echter niet als een "officiële" follow-up, dus u kunt indien nodig nog steeds maximaal 2 "echte" follow-ups sturen!
Methode 2 van 3: Vervolg-e-mails opmaken
Stap 1. Verwijs in de onderwerpregel rechtstreeks naar uw eerdere contactpersoon
Als uw onderwerpregel vaag of irrelevant is, kan uw follow-up ongelezen of in de prullenbak terechtkomen. Kies je woorden zorgvuldig, zodat de onderwerpregel direct en expliciet aansluit bij je interactie met de ontvanger.
- Een strategie is om "RE:" toe te voegen aan een beschrijving van uw eerdere interactie, zodat het leest als een voortzetting van die gebeurtenis: "RE: Interview vrijdag 9/23 om 11 uur."
- Een andere optie is om uw naam, een korte en directe beschrijving en de reden voor uw e-mail op te nemen: "Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up."
- Ga er nooit vanuit dat de persoon uw e-mailadres zal herkennen en het bericht zal openen. Gebruik de onderwerpregel in uw voordeel.
Stap 2. Noem de ontvanger in je begroeting en bedank ze in je afsluiting
Hoewel u voor een persoonlijke follow-up e-mail op gepaste wijze informeel kunt zijn, moet een zakelijke follow-up een evenwicht vinden tussen respectvolle formaliteit en de vertrouwdheid die voortkomt uit uw eerdere interactie. In de meeste gevallen kun je de persoon bijvoorbeeld bij zijn voornaam begroeten, zolang hij zich maar voorstelt als 'Joe Selmon' of 'noem me Barb'.
- Uw begroeting kan er meestal als volgt uitzien: "Dear Joe," of "Dear Barb", tenzij u denkt dat meer formaliteit gepast is: "Dear Mr. Selmon," of "Dear Dr. Bennet."
- Voor de afsluiting, bedank ze nog een laatste keer en gebruik je voor- en achternaam: "Thank You, Steve Caraway."
Stap 3. Gebruik niet meer dan 3-4 alinea's, elk 2-3 zinnen lang
Als het gaat om het schrijven van follow-ups, kom dan ter zake en kom er snel! Dit betekent niet dat u slechts een enkele zin hoeft te schrijven, maar het betekent wel dat u een gestroomlijnde e-mail maakt zonder overbodige inhoud. Maak slanke, schone alinea's langs de volgende regels (of iets dergelijks):
- Groet
- Paragraaf 1: een bedankje en een duidelijke verklaring die je opvolgt.
- Paragraaf 2: een korte samenvatting van de gegevens van uw contactpersoon.
- Lid 3: een snelle herbevestiging van uw interesse of gretigheid.
- Paragraaf 4: een verklaring dat u "uitkijkt" naar een update of dat deze "op prijs zou worden gesteld".
- Sluitend
Stap 4. Geef alle relevante informatie die de ontvanger nodig heeft
Zorg ervoor dat de ander zo min mogelijk hoeft te doen om u een follow-up te geven. De enige reden dat ze je nog niet hebben teruggebeld, is waarschijnlijk omdat ze het druk hebben gehad. Dus als ze hun aantekeningen of bestanden moeten doorbladeren om informatie te krijgen over uw eerdere interactie, zullen ze eerder besluiten dat het ook niet de moeite waard is om nu contact met u op te nemen.
- Als je een interview hebt gehad, vermeld dan de specifieke datum en tijd, de naam van de functie en ofwel een zeer korte samenvatting van het interview of een geselecteerde anekdote of aflevering daaruit. Bijvoorbeeld: “Ik schrijf naar aanleiding van ons interview van afgelopen maandag de 23e om 12.00 uur. U herinnert zich waarschijnlijk nog dat ik zo graag over de functie van verkoopmanager wilde praten dat ik bijna mijn koffie op uw bureau morste!”
- Zorg ervoor dat u duidelijke informatie verstrekt voor elke vorm van contact waarvan u wilt dat ze de optie hebben om te gebruiken: e-mail, telefoon/sms, e-mail, enz.
Methode 3 van 3: Duidelijk, beknopt en respectvol zijn
Stap 1. Bedank de ontvanger en geef aan het begin aan dat je het opvolgt
Begraaf het feit niet dat je midden in de e-mail een follow-up schrijft. Laat de persoon in plaats daarvan meteen weten waarom je contact met hem opneemt - en toon hem wat waardering terwijl je toch bezig bent!
Probeer iets als dit: "Nogmaals bedankt dat je de tijd hebt genomen om me afgelopen donderdag te ontmoeten. Ik schrijf naar aanleiding van die ontmoeting en uw mening over mijn voorstel.'
Stap 2. Sluit uw interactie opnieuw af en bevestig uw interesse snel opnieuw
Geef de persoon een opfrisbeurt over uw eerdere contact, vooral in een zakelijk scenario wanneer u weet dat de andere persoon veel interviews, vergaderingen, enzovoort heeft afgehandeld. Zorg ervoor dat ze meteen onthouden wie je bent en wat je hebt besproken.
Bijvoorbeeld: "Het was een genoegen om mijn plan voor het stroomlijnen van uw factureringsactiviteiten te presenteren, en ik hoop dat u mijn enthousiasme deelt om samen te werken om het uit te voeren."
Stap 3. Wees direct en beleefd, niet opdringerig, verontschuldigend of passief-agressief
Schaam je niet om op te volgen! Het is goed om uw interesse te bevestigen en uw wens om te weten waar u aan toe bent, zolang u dit beleefd en respectvol doet. Onthoud dat u geen antwoord op uw voorwaarden verschuldigd bent, maar doe een verzoek, geen eis.
- Gebruik een toon als deze: "Ik kijk ernaar uit om te horen waar ik sta met betrekking tot de positie van de gemeenschap."
- Wees niet opdringerig: "Je hebt gisteren een reactie beloofd en ik wil zo snel mogelijk iets van je horen."
- Wees ook niet passief-agressief: "Ik denk dat ik de baan niet heb gekregen omdat je nooit contact met me hebt opgenomen, maar daar wil ik graag een bevestiging van."
Stap 4. Laat de ontvanger zien en vertel hem dat je zijn tijd op prijs stelt
Door een duidelijke onderwerpregel te gebruiken en meteen ter zake van uw e-mail te komen, toont u respect voor de tijd van de ander. Het is ook een goed idee om een of twee keer in het bericht specifiek te vermelden dat je de tijd die ze aan je besteden op prijs stelt. Overdrijven met vleierij is niet nodig of zelfs maar nuttig, maar het tonen van enig respect vergroot altijd je kansen op een snelle reactie.
- Bijvoorbeeld: "Ik weet dat je het erg druk hebt in deze tijd van het jaar en ik waardeer de tijd die je met me hebt doorgebracht."
- Of: “Nogmaals bedankt dat je afgelopen donderdag de tijd hebt genomen om mijn vragen te beantwoorden. Ik heb nog één kort verzoek.”
- Als de persoon het te druk heeft gehad om contact met je op te nemen, is het een geweldige manier om hem of haar over te halen om te reageren!
