Het maken van een ideale voicemailbegroeting is belangrijk. Het kan bellers een eerste indruk van u geven, dus een beleefde, professionele begroeting achterlaten is belangrijk, vooral als een potentiële werkgever u belt. Weg met die oude voicemail voor grappen die je moeder ergert, en neem een informatieve en vriendelijke begroeting op waardoor je er goed uitziet.
Stappen
Deel 1 van 3: Plannen wat je wilt zeggen
Stap 1. Schrijf een lijst met informatie die u in uw voicemailbegroeting wilt opnemen
Het schrijven van een lijst met op te nemen punten klinkt misschien moeilijk, maar als uw voicemail mogelijk de eerste indruk is die iemand van u heeft, is het het beste als deze niet gepaard gaat met een hoop "eh, uh", geluiden en ongemakkelijke pauzes.
- U wilt dat uw voicemail op een beleefde manier wat basisinformatie bevat, zodat de beller weet dat u het bent, en informatie om te vertrekken, zodat u zo snel mogelijk kunt terugbellen.
- Vermeld uw naam (en het bedrijf als dit een zakelijke voicemail is), een verklaring waarmee de beller weet dat u zich verontschuldigt voor het missen van de oproep, en informatie die u van de beller wilt hebben, zoals naam, nummer en een kort bericht over het doel van de oproep.
Stap 2. Schrijf een script op voor je begroeting
U wilt een script maken waaruit u kunt voorlezen terwijl u uw voicemail inspreekt. Door iets te lezen, kunt u ontspannen en beleefd en zelfverzekerd klinken.
- Begin met een beleefd "Hallo". Informeer de beller wie je bent en bied je excuses aan voor het missen van de oproep.
- Beëindig uw script door de beller te vragen een naam en telefoonnummer achter te laten met een kort bericht. Laat de beller weten dat u zo snel mogelijk contact met hem opneemt. Je kunt je ook afmelden met een vriendelijke "Fijne dag verder", als je dat wilt.
Stap 3. Lees je script door
U wilt er zeker van zijn dat het professioneel en vriendelijk klinkt en tegelijkertijd een duidelijke boodschap overbrengt. Denk aan het soort mensen dat je voicemail zou kunnen achterlaten en zorg ervoor dat die van jou persoonlijk en informatief is.
- Zorg ervoor dat uw script de informatie uit uw lijst bevat. Vermijd gewone, platte begroetingen zoals 'Uw telefoontje is erg belangrijk voor mij'. Als de oproep belangrijk is, doe je de moeite om deze zo snel mogelijk terug te bellen.
- Als u een voicemail voor uw werk instelt, zelfs als deze op uw mobiele telefoon staat, kunt u overwegen bellers alternatieve manieren te geven om u te bereiken. Geef een e-mailadres op, of het adres van uw website waar meer informatie te vinden is.
- Als je je voicemail eenmaal hardop hebt voorgelezen en het gevoel hebt dat deze op een vriendelijke, professionele manier relevante informatie geeft, ben je klaar om op te nemen.
Deel 2 van 3: Uw voicemail opnemen
Stap 1. Beperk achtergrondgeluid
Je wilt dat je stem helder en duidelijk overkomt, dus zorg ervoor dat er geen ruis op de achtergrond is, zoals een radio, tv of pratende mensen.
- De beste plaats om uw voicemail op te nemen, is in een stille kamer zonder overmatig lawaai.
- Kleinere kamers zullen ook beter werken omdat er niet zoveel omgevingsgeluid zal zijn als in een grote, open ruimte.
Stap 2. Voer de functie voor het instellen van voicemail op uw telefoon in
Afhankelijk van uw provider en telefoon zijn er verschillende manieren om een nieuwe begroeting op te nemen.
- Als je een iPhone hebt en iOS 8 of hoger hebt, kun je naar je "Telefoon" -app gaan en op de knop "Voicemail" klikken. Dit brengt je naar een scherm met je voicemails, en in de linkerbovenhoek is een optie voor "Begroeting", klik daarop en van daaruit kun je naar je begroeting luisteren of deze bewerken.
- Android-gebruikers kunnen de 1-toets in de kiezer ingedrukt houden totdat uw telefoon verbinding maakt met de voicemailservice. Voer uw pincode in wanneer daarom wordt gevraagd of stel uw voicemail-inbox voor de eerste keer in en volg de aanwijzingen om een nieuwe begroeting op te nemen. Sommige Android-apparaten worden mogelijk geleverd met een voicemail-app, afhankelijk van uw provider.
- Probeer uw eigen telefoonnummer te kiezen als u problemen ondervindt bij het bereiken van uw voicemailservice.
Stap 3. Lees je script
Je bent klaar om op te nemen, je bevindt je op een comfortabele rustige plek en je hebt je script in de hand. Lees gewoon uw prachtige script wanneer u wordt gevraagd om op te nemen.
- Probeer geen volledig monotone stem te gebruiken. U wilt spreken met een vriendelijke gesprekstoon.
- Als je moeite hebt om wat uitdrukking aan je stem toe te voegen of duidelijk te spreken, probeer dan je begroeting te oefenen voor een vriend om feedback te krijgen en je meer op je gemak te voelen.
Stap 4. Bekijk een voorbeeld van uw opname
Nadat u uw voicemailbegroeting hebt opgenomen, kunt u deze bekijken voordat u deze opslaat. Luister naar uw voicemail om ervoor te zorgen dat u op een duidelijke en beleefde manier hebt gesproken en dat u alle belangrijke informatie hebt opgenomen.
- Onthoud dat u uw naam of de naam van uw familie wilt opnemen.
- Laat de beller weten dat u zich verontschuldigt voor het missen van de oproep en dat u hem zo snel mogelijk terugbelt.
- Geef een korte reeks instructies over de informatie die u wilt dat de beller verstrekt, zodat u op de hoogte bent wanneer u terugbelt.
Stap 5. Laat een vriend je bellen
Laat iemand die u vertrouwt naar uw voicemailbegroeting luisteren en u feedback geven.
Als een vriend uw telefoon belt en naar uw voicemailbegroeting luistert, is dit een geweldige manier om te zien of u een vriendelijke en correcte begroeting hebt opgenomen die echte bellers kunnen horen en begrijpen
Deel 3 van 3: Problemen oplossen
Stap 1. Probeer uw telefoon opnieuw op te starten als uw voicemail niet werkt
Het opnieuw opstarten van uw telefoon is een snelle oplossing voor veel voorkomende voicemailproblemen. Als u geen verbinding kunt maken met uw voicemailservice of andere voicemailproblemen ondervindt, kunt u proberen uw telefoon opnieuw op te starten voordat u verdergaat.
Stap 2. Controleer of de voicemail is ingesteld op uw telefoon
Als je een nieuwe telefoon gebruikt of net van simkaart bent gewisseld, moet je voicemail voor je account instellen voordat je je nieuwe begroeting kunt opnemen. Er zijn verschillende manieren waarop u toegang kunt krijgen tot uw voicemailfuncties, afhankelijk van uw service en apparaat:
- Houd 1 op de kiezer van de telefoon ingedrukt. Dit werkt op de meeste apparaten en services.
- Tik op de Voicemail-knop op de kiezer van je iPhone.
- Kies *86 (Verizon) of 123 (T-Mobile).
- Kies uw eigen nummer vanaf uw telefoon. Voor veel diensten zal dit uw voicemail bellen.
Stap 3. Zorg ervoor dat uw abonnement voicemail bevat
Hoewel de meeste abonnementen tegenwoordig standaard voicemailservices bevatten, is het nog steeds mogelijk dat u een abonnement heeft dat geen voicemailfunctie heeft. Controleer uw maandoverzicht of neem contact op met uw provider als u het niet zeker weet.
Stap 4. Neem contact op met uw provider als u uw voicemailwachtwoord bent vergeten of als de voicemail niet werkt
Als u eerder uw voicemail had ingesteld maar uw wachtwoord niet meer weet, moet u contact opnemen met de klantenservice van uw provider. Een servicemedewerker kan uw voicemailwachtwoord opnieuw instellen. De afdeling Klantenservice zou u ook moeten kunnen helpen bij eventuele andere problemen met uw voicemail.
Tips
- Neem de begroeting indien nodig opnieuw op. Neem de tijd en haast je niet.
- U kunt ook een meertalige begroeting overwegen als u of iemand die beschikbaar is die taal spreekt. De tweede taal (talen) kan de Engelse begroeting volgen.
- Wanneer u uw voicemailbegroeting opneemt, sta dan op en loop zelfs een beetje rond.
- Houd je opname kort en krachtig.
- Als u een voicemailbegroeting opneemt voor een bedrijf, zeg dan wie er bij uw bedrijf zijn en de naam van het bedrijf. U kunt ook alternatieve methoden opnemen om u te bereiken.
- Als u een voicemailbegroeting opneemt die tijdelijk is omdat u weg bent, laat bellers dan niet weten waar u heen gaat of dat u niet thuis bent.
