Als u voor uw werk telefonisch contact moet opnemen met klanten, is de kans groot dat u veel voicemails achterlaat. Maar wat moet je precies zeggen na de piep? Het kan zenuwslopend zijn om alle relevante informatie op te roepen die je nodig hebt om over te brengen, met als gevolg dat belangrijke details worden weggelaten. Laat de verstrooide, geïmproviseerde berichten achter door een systeem te bedenken voor het achterlaten van voicemails. Door een snelle checklist in je hoofd door te nemen, kun je ervoor zorgen dat je alle informatie hebt verstrekt die je nodig hebt om aan de ontvanger door te geven en je kansen om teruggebeld te worden vergroot.
Stappen
Deel 1 van 3: Jezelf identificeren
Stap 1. Gebruik de juiste tone of voice
Spreek met een duidelijke, hoorbare stem zodra u begint met het opnemen van uw bericht. Mompel of praat niet te snel. Doe je best om geïnteresseerd en energiek te klinken om de aandacht van je luisteraar te trekken. Ook al kan de ontvanger u niet zien, uw algemene toon komt over via de telefoon, dus zorg ervoor dat u de juiste overbrengt.
- Spreek alles uit wat je zegt. Een slechte ontvangst kan uw stem vervormen en ervoor zorgen dat u uitvalt. Zelfs een gewone spreekstem kan verward raken door de telefoon.
- De kwaliteit van uw stem moet de manier van bellen goed weerspiegelen. Het is bijvoorbeeld prima om opgewonden te klinken als je een voicemail achterlaat om je neef te feliciteren met zijn middelbare schooldiploma. Als je echter je medeleven betuigt aan een rouwende vriend, moet je je toon plechtig en respectvol houden.
Stap 2. Vermeld je naam
Geef de ontvanger als eerste uw naam. Op deze manier weet de persoon die u belt meteen wie u bent. Een simpele "dit is (uw voornaam)" is in de meeste situaties voldoende, of een meer inleidende "mijn naam is (volledige naam)" als de persoon die u belt u nog niet eerder heeft ontmoet. Vrienden en familieleden zullen u herkennen zonder dat u zich verder hoeft te identificeren. Als het een professionele oproep is, hebben ze een naam om te associëren met de stem en het bericht, wat zal helpen een persoonlijkere communicatielijn te openen.
- Deze stap lijkt een gegeven, maar wordt vaak vergeten door bellers wanneer ze ter plaatse worden gezet.
- Als u een functietitel of een beschrijving van uzelf hebt die nuttig kan zijn voor de ontvanger in een vervolggesprek, vermeld deze dan achter uw naam, bijv. "Mijn naam is Dr. Holdsworth, senior radioloog bij Sacred Heart Medical Center," of 'Dit is Gloria Carpenter, ik ben Chloe's moeder van school.'
Stap 3. Laat je telefoonnummer achter
Reciteer uw telefoonnummer direct achter uw naam. De meeste bellers wachten tot het einde van de voicemail om hun contactgegevens door te geven, maar als de ontvanger het de eerste keer niet begrijpt, moeten ze het hele bericht opnieuw beluisteren. Denk eraan om langzaam te spreken en te articuleren wanneer u uw telefoonnummer achterlaat, zodat het begrijpelijk is.
- Een eenvoudige manier om uw telefoonnummer aan het begin van het bericht te vermelden, is door iets te zeggen als "dit is (uw naam), mijn nummer is (uw telefoonnummer), " of "mijn naam belt (naam) van (nummer).”
- Ondanks de prevalentie van nummerherkenningsfuncties, is het altijd raadzaam om uw telefoonnummer achter te laten voor het geval de persoon die u belt uw nummer niet heeft opgeslagen, of als u wilt dat ze u terugbellen op een ander toestel.
Stap 4. Maak een verbinding
Bij het luisteren naar zakelijke voicemails of berichten van onbekende afzenders, zullen mensen achterdochtig of ongeïnteresseerd worden als ze niet weten wie u bent of waarom u belt. Stel ze op hun gemak door een wederzijdse vriend of referentie te noemen die je hun nummer heeft gegeven. Nogmaals, dit maakt het gesprek persoonlijker. De voicemail zal minder opdringerig lijken en de kans is groter dat u een reactie ontvangt.
- Probeer een korte introductie te maken die de luisteraar een idee geeft, zoals "Ik heb je nummer van Pat, die zegt dat je geïnteresseerd bent in het verkopen van je boot."
- Zelfs als u niet zakelijk belt, kan het tot stand brengen van een verbinding ervoor zorgen dat uw ontvanger zich meer op zijn gemak voelt. "Dit is Bob, je buurman van de overkant van de straat" is persoonlijker dan "Dit is Robert Henderson."
Scoren
0 / 0
Deel 1 Quiz
Als je een bericht achterlaat voor een vriend of familielid, hoe moet je jezelf dan voorstellen?
Met alleen je voornaam.
Precies! Als je iemand belt die je goed kent, kunnen ze je alleen aan je voornaam herkennen. Je volledige naam achterlaten voor een familielid of vriend klinkt gewoon stijf en ongemakkelijk. Lees verder voor een andere quizvraag.
Met alleen je achternaam.
Probeer het opnieuw! Tenzij je je achternaam gebruikt met je vrienden, is het vreemd om jezelf op die manier voor te stellen in een spraakbericht. En veel van uw familieleden hebben waarschijnlijk dezelfde achternaam, dus dat zal hen niet helpen u te identificeren. Raad nogmaals!
Met je volledige naam.
Niet helemaal! Spreek je volledige naam in als je een voicemail inspreekt voor iemand die je nog nooit hebt ontmoet. Maar een familielid of vriend heeft uw volledige naam niet nodig om u te identificeren. Raad nogmaals!
Eigenlijk hoef je je naam niet te geven aan iemand die je goed kent.
Niet noodzakelijk! Houd er rekening mee dat telefoneren uw stem vervormt. Daarom herkennen zelfs mensen die u goed kennen uw stem misschien niet via de telefoon. Kies een ander antwoord!
Wil je meer quizzen?
Blijf jezelf testen!
Deel 2 van 3: Uw bedrijf vermelden
Stap 1. Bedenk van tevoren wat je gaat zeggen
Zorg dat je een duidelijk idee hebt van wat je gaat zeggen voordat je een voicemail inspreekt. Dit zou niet zo'n probleem moeten zijn als u met een specifieke bedoeling belt, maar als u de piep aan de andere kant hoort en weet dat ze worden opgenomen, kunnen veel bellers een blanco nemen. Breek de informatie op in opsommingstekens en raak ze allemaal aan voordat je ophangt.
- Overweeg voor voicemails die bijzonder dringend of belangrijk zijn, van tevoren een ruw script te schrijven.
- Als je merkt dat je afstand neemt, concentreer je dan gewoon op het uitspreken van je naam, het terugbelnummer en de reden voor het bellen in een paar woorden.
- Stel je voor dat je een voicemail stuurt om te reageren op een romantische interesse over de date van gisteravond. Het mentaal schetsen van uw boodschap voordat u deze opneemt, kan het verschil betekenen tussen koel, kalm en beheerst overkomen en een stamelend, nerveus wrak.
Stap 2. Houd uw bericht kort
Beperk uw voicemailbericht tot 20-30 seconden. Er zal zelden een gelegenheid zijn dat een voicemail langer moet duren. Je wilt de ontvanger niet vervelen met een te lange, meanderende introductie of verhaal. Blijf kort en bondig. Een kort bericht kan nieuwsgierigheid opwekken en een persoon overhalen om terug te bellen als ze dat anders misschien niet hadden gedaan.
- Aan de andere kant, als je een voicemail achterlaat die te kort is, kan je ontvanger denken dat het onbelangrijk is en het verwijderen zonder er zelfs maar naar te luisteren. Dit is vooral waarschijnlijk als u belt vanaf een niet-geregistreerd nummer.
- Het punt van het achterlaten van een voicemail is om iemand te dwingen u terug te bellen, niet om alle informatie die u tijdens het gesprek met hen zou delen, te verwijderen.
Stap 3. Open met de belangrijkste info
Zet de achtervolging in en wees expliciet over uw reden om te bellen. Als je de basis net aanraakt, zeg dat dan; als u een verkoopaanbieding heeft, een transactie volgt of een afspraak bevestigt, laat het de ontvanger weten. Je luisteraar zal snel zijn interesse verliezen en kan het bericht verwijderen als je hem niet van tevoren op de hoogte stelt van je doel.
- Je hebt maar een korte tijd om je punt duidelijk te maken. Als je er omheen draait, kan je luisteraar de boodschap opgeven voordat hij bij cruciale informatie komt.
- Het is veel beter om moeilijk nieuws te brengen, zoals 'pa ligt in het ziekenhuis', en de rest van het bericht te gebruiken om te troosten en uit te leggen, dan om rond het onderwerp te dansen en je luisteraar zorgen te maken.
Stap 4. Wees persoonlijk en organisch
Weersta de drang om weg te glijden in een hoogdravende, generiek klinkende 'telefoonstem'. Wees gewoon beleefd, wees jezelf en spreek natuurlijk. Mensen kunnen zien wanneer iemand hen iets probeert te verkopen of op een bepaalde manier overkomt, en ze zullen je veel meer de tijd van de dag geven als ze het gevoel hebben dat je ze op gelijke voet benadert.
Als je klinkt alsof je uit een script leest, krijgt je luisteraar de indruk dat het gewoon een telefoontje is dat je moet doen
Scoren
0 / 0
Deel 2 Quiz
Hoeveel informatie moet je geven tijdens je voicemail?
Zo min mogelijk, bijvoorbeeld uw naam en nummer.
Nee! Probeer niet mysterieus te zijn via voicemail, vooral niet als u belt vanaf een niet-geregistreerd nummer. Als je te cryptisch bent, kan de persoon die je belt je voicemail verwijderen als onbelangrijk. Kies een ander antwoord!
Net genoeg om uit te leggen waarom ze je terug moeten bellen.
Juist! Wees beknopt, maar geef de persoon die u belt voldoende informatie om te weten waarom u heeft gebeld. Ze zullen je eerder terugbellen als je niet te terughoudend of te spraakzaam bent. Lees verder voor een andere quizvraag.
Alle informatie die je zou hebben gegeven als ze de telefoon hadden opgenomen.
Niet precies! Spraakberichten zijn geen vervanging voor volledige gesprekken. Als je langer dan 20 of 30 seconden praat, zal de persoon die je hebt gebeld zich waarschijnlijk vervelen of geïrriteerd raken en zullen ze je waarschijnlijk niet terugbellen. Kies een ander antwoord!
Wil je meer quizzen?
Blijf jezelf testen!
Deel 3 van 3: Afmelden
Stap 1. Stel een specifieke vraag of verzoek
Als u uw bericht afsluit, moet u specifiek zijn over waarom u wilt dat de ontvanger u terugbelt. Stel ze een precieze vraag of doe een verzoek dat hen motiveert om de telefoon op te nemen. Als ze zich verward of onzeker voelen over je bedoelingen nadat ze naar je voicemail hebben geluisterd, heeft het zijn werk niet gedaan.
- Probeer zinnen als "laat me weten hoe je het recept dat ik je heb gestuurd leuk vond" of "Ik ben geïnteresseerd in je ideeën over dit voorstel."
- Mensen zijn meer gemotiveerd om contact op te nemen als je ze hebt uitgekozen met een verzoek dan wanneer je gewoon zegt "bel me terug".
Stap 2. Herhaal uw naam en contactgegevens
Sluit uw bericht nogmaals af en geef de luisteraar uw naam en telefoonnummer. Herhaal uw telefoonnummer twee keer, zodat er geen kans is dat ze een cijfer verkeerd krijgen of het niet opschrijven. Zorg ervoor dat u ook alle details opneemt die nuttig kunnen zijn wanneer de ontvanger uw oproep beantwoordt, zoals wanneer u wel en niet beschikbaar bent en de beste tijd van de dag om te bellen.
- Je telefoonnummer meer dan twee keer spellen aan het einde van een gesprek is overdreven en kan zelfs als onbeleefd worden geïnterpreteerd.
- U kunt ook uw achternaam spellen als de beller u nog nooit eerder heeft ontmoet.
- U hoeft zich geen zorgen te maken over deze stap als uw bericht een informeel bericht is voor een vriend of familielid.
Stap 3. Vermijd langdradige eindes
Als het tijd is om op te hangen, ga dan niet treuzelen of verleng het bericht niet onnodig. Tenzij het een persoonlijk telefoontje is naar een geliefde, is het niet nodig om iemand een geweldige dag te wensen. De aandacht van de ontvanger zal afnemen naarmate de voicemail langer duurt, dus probeer aan het einde de focus niet te verliezen. Bedank hen voor hun tijd en laat de volgende fase van communicatie aan hen over.
- Vriendelijke afsluitingen zoals "Ik kijk ernaar uit van u te horen" zijn warmer en daarom effectiever dan algemene, commerciële zoals "een fijne dag verder".
- Recapituleer of vat uw bericht aan het einde niet samen. Als de ontvanger een bepaald detail opnieuw moet horen, kan hij het later opnieuw afspelen.
Scoren
0 / 0
Deel 3 Quiz
Hoe vaak moet je je telefoonnummer zeggen aan het einde van een voicemailbericht?
Geen, ervan uitgaande dat u het aan het begin van het bericht zei.
Niet helemaal! Ja, u dient uw nummer aan het begin van de voicemail door te geven. Maar zelfs dan is er een kans dat de persoon het de eerste keer heeft gemist, dus het is goed om het aan het einde van je bericht te herhalen. Klik op een ander antwoord om het juiste antwoord te vinden…
Een keer
Dichtbij! Eén keer je nummer zeggen aan het einde van je bericht is zeker beter dan het helemaal niet zeggen. Maar idealiter zou je het meer dan eens moeten herhalen om er zeker van te zijn dat de persoon het begrijpt. Kies een ander antwoord!
Tweemaal
JEP! Helemaal aan het einde van uw bericht herhaalt u uw nummer twee keer. Dat is het ideale aantal om ervoor te zorgen dat de persoon het goed hoort zonder opdringerig of onbeleefd over te komen. Lees verder voor een andere quizvraag.
Drie keer
Bijna! Je hoeft niet drie keer je nummer te noemen aan het einde van een voicemail. De persoon die u belt, krijgt uw nummer met minder herhalingen dan dit. En erger nog, het drie keer of vaker herhalen kan onbeleefd overkomen. Probeer een ander antwoord…
Wil je meer quizzen?
Blijf jezelf testen!
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Denk eens aan de keren dat je voicemailberichten hebt gekregen waardoor je dacht: "Wat wil deze persoon?" Spreek het soort voicemail in dat u wilt ontvangen.
- Geef uw e-mailadres of een andere manier van contact op naast uw telefoonnummer wanneer dit relevant is voor uw interactie met de ontvanger.
- Glimlach! Het komt door, zelfs via de telefoon.
- Vergeet niet de datum te vermelden als u tijdgevoelige informatie deelt.
- Als u belt over een gevoelig onderwerp, beperk dan de informatie die u in de voicemail opneemt voor het geval anderen dit afluisteren.
- In het geval van een noodgeval of natuurramp, gebruik je uitgaande voicemailbericht om mensen te laten weten dat je in orde bent.
Waarschuwingen
- Als u iemand probeert terug te laten bellen, begin dan niet met eerdere mislukte oproeppogingen. Hierdoor lijkt u misschien geïrriteerd en zullen ze zich minder op hun gemak voelen in de omgang met u.
- In professionele omstandigheden moet u altijd de voicemail inspreken als de persoon die u belt niet opneemt. Het zien van meerdere gemiste oproepen zonder voicemailberichten ondermijnt het belang van uw bedrijf.
