Het creëren van een effectieve e-mail waarin om bijdragen wordt gevraagd, vereist een toon die opwinding over uw organisatie oproept. Het gebruik van e-mail als medium voor fondsenwerving neemt toe omdat de kosten lager zijn dan die per post of telefoon, en de communicatie onmiddellijk is. Er zijn manieren om boeiende, bruikbare e-mails te maken, zodat u de gewenste resultaten krijgt: veel donaties.
Stappen
Voorbeeld e-mails
Voorbeeld e-mail voor schooldonatie
Voorbeeld e-mail voor zakelijke donatie
Voorbeeld e-mail voor donatie aan goede doelen
Deel 1 van 3: Uw e-mail structureren
Stap 1. Schrijf een sterke kop
Een kop is de eerste regel van een e-mail en functioneert als een titel. Slechts ongeveer 15% van de e-mails wordt ooit geopend, dus het schrijven van een goede kop is uiterst belangrijk om de aandacht van die 15% vast te houden en hen te dwingen te blijven lezen. In de meeste e-mailaccounts kunt u zelfs de eerste regel van een e-mail lezen in het veld naast het onderwerp, dus koppen zijn niet alleen een reden om een e-mail te blijven lezen, ze zijn ook een reden om er een te openen.
- Gebruik actieve werkwoorden en zelfstandige naamwoorden om de aandacht te trekken, evenals vetgedrukte, centrerende en grotere lettertypen.
- Maak de kop kort en bondig, zodat het doel van uw e-mail vanaf het begin duidelijk is. Dwing de lezer om te denken dat het lezen van deze e-mail nuttig, actueel en zeer relevant voor hun leven zal zijn.
- Beantwoord de vraag die de lezer wil weten: What's in it for me?
- Uw onderwerpregel kan de lezer plagen, een oproep tot actie zijn, een actueel onderwerp zijn of over een lokale plaats of evenement gaan als uw organisatie strikt op de gemeenschap is gebaseerd.
- Een goed voorbeeld van een kop is: "New York City daagt de aardgasregelgeving van de staat uit voor de rechtbank"
Stap 2. Vertel alles in de eerste alinea
Kom meteen ter zake. Lezers willen zich halverwege niet afvragen waar uw e-mail over gaat, wat een reden is dat ze de e-mail kunnen verwijderen zonder een donatie te doen. Wees in deze paragraaf heel duidelijk wat je wilt dat de lezer doet en waarom je deze e-mail verstuurt.
- In deze eerste paragraaf moet je de lezer om hun donatie vragen. Hoewel je ze misschien zachtjes wilt vertellen dat je geld wilt, eisen e-mails je "vraag" vanaf het begin. Zorg ervoor dat dit verzoek gemakkelijk te zien is, bijvoorbeeld in vet of groter lettertype.
- Vertel de lezers in uw 'vraag' wat hun geld zal doen. Als een klein bedrag iets, zo niet alles, zal doen, vertel het hen dan. Als je bijvoorbeeld met $ 50 100 kinderen te eten geeft, krijg je misschien meer reacties dan als je zegt dat je $ 1.000 nodig hebt om een hut te bouwen.
- Vertel hen dat het oké is om nee te zeggen. Statistieken tonen aan dat meer mensen geven wanneer ze de vrijheid voelen om de keuze te maken over geven, in plaats van zich onder druk gezet te voelen.
- Leg uit en beschrijf je doel in deze eerste alinea, zodat het duidelijk is dat je het geld wilt om iets te doen, en niet alleen maar geld te krijgen om geld te hebben.
Stap 3. Gebruik uw microcontent verstandig
Microcontent is alle korte zinnen en subkoppen die een e-mail sieren. U wilt uw microcontent gebruiken om uw belangrijkste punten te benadrukken, zodat lezers die de e-mail willen doorbladeren voordat ze lezen, zich genoodzaakt voelen om de tekst te lezen.
- Microcontent omvat koppen, subkoppen, de onderwerpregel en links en knoppen.
- Gebruik actieve werkwoorden, beschrijvende bijwoorden en zelfstandige naamwoorden. Je doel is om ze de eigenlijke tekst te laten lezen.
- Een goede kop kan er als volgt uitzien: "Doneer $ 50 om een dolfijn te redden"
- Maak ze vetgedrukt of grotere tekst zodat ze opvallen. Ze verschijnen meestal aan het begin van alinea's of nieuwe secties.
- Schrijf eenvoudige tussenkopjes. U kunt wel of geen tussenkopjes hebben, maar ze zijn handig om op te nemen als u vindt dat een kop te kort is. Volg dezelfde principes: kort, uitvoerbaar, gedurfd.
Stap 4. Vertel een verhaal
Een verhaal vertellen met uw e-mail is aantrekkelijker voor lezers. De hoofdtekst van uw e-mail zal dit verhaal bevatten. Onthoud dat verhalen een begin, midden en einde hebben. Misschien wilt u een emotioneel geladen verhaal gebruiken om lezers te dwingen zich financieel bij uw zaak aan te sluiten, een verhaal dat daadwerkelijk is gebeurd binnen uw organisatie of als gevolg van uw activiteit.
Stap 5. Schrijf korte hoofdparagrafen
Maak de hoofdtekst van uw e-mail in korte, to-the-point alinea's. Dit komt omdat lezers uitgeput raken door de enorme hoeveelheid e-mails die ze ontvangen. Door de lengte van uw e-mail te beperken, valt u op.
- Breng slechts één of twee hoofdpunten naar voren.
- Wees heel beknopt, ongeacht hoeveel bewerkingen en revisies de e-mail moet doorlopen om dit te bereiken.
- Neem niet de geschiedenis op van waarom u om geld vraagt. Het gebruik dat je in de openingsparagraaf geeft en je verhaal in de hoofdparagrafen zijn voldoende om uit te leggen waarom je geld nodig hebt.
Stap 6. Zorg voor links en knoppen - maar blijf op de hoogte
Het kan verleidelijk zijn om massa's links aan uw e-mail toe te voegen, maar dit kan een afleiding zijn en de lezer gemakkelijk van uw hoofdboodschap afleiden - om een donatie te krijgen. Een gemakkelijke manier om de nieuwsgierige lezer van informatie te voorzien zonder veel afleidende links toe te voegen, is door alle relevante informatie op uw website te hebben en vervolgens alleen een link naar uw website op te nemen. Als er bijvoorbeeld onderzoek is waaruit blijkt dat uw beweringen waar zijn, plaats dan een link naar dat onderzoek op uw website in plaats van rechtstreeks te linken naar een lang, ingewikkeld onderzoek waar de lezer in kan verdwalen (en zorg ervoor dat de optie om te doneren prominent aanwezig is op uw website).
Stap 7. Voeg afbeeldingen zorgvuldig toe
Misschien wilt u een of twee afbeeldingen toevoegen om uw punt te benadrukken, maar dit is niet nodig. In feite kunnen kleuren en afbeeldingen ervoor zorgen dat e-mails als spam aanvoelen. Probeer afbeeldingen alleen aan de boven- of onderkant in te voegen en beperk het gebruik ervan tot wanneer u denkt dat een afbeelding absoluut noodzakelijk is om uw punt over te brengen of sympathie op te wekken.
- Een nuttig beeld kan een onderwerp zijn van uw liefdadigheidsinstelling die de effecten van donaties ervaart, zoals een arm meisje dat voor het eerst nieuwe kleren krijgt.
- Het invoegen van uw logo op een onopvallende locatie, zoals een benedenhoek, kan een uitzondering op deze regel zijn, omdat het zorgt voor onmiddellijke herkenning door de lezer.
Stap 8. Schrijf een directe volgende stap/call to action
Het laatste deel van een e-mail is de oproep tot actie, en door het op te laten vallen, kunnen lezers het scannen voordat ze alle redenen lezen waarom ze zouden moeten doneren. Dit dient om lezers te informeren waarom u ze e-mailt, zodat ze betrokken blijven. Wees duidelijk over hoe u de donatie doet.
- Als een lezer niet weet waarom hij een e-mail leest, is de kans groter dat hij een e-mail weggooit.
- Zorg ervoor dat deze laatste "vraag" opvalt tussen de rest van de e-mail en wees heel duidelijk over wat je vraagt. Zorg ervoor dat het een eigen alinea heeft, vetgedrukt of groter/ander lettertype is en een felgekleurde link of donatieknop bevat.
- Als lezers op de knop of link moeten klikken, zeg dan dat ze dat moeten doen. Als ze de e-mail moeten beantwoorden voor verdere instructies, vertel ze dan dat dit een niet mis te verstane bewoording is: "Klik nu op de knop om een aap te redden!" of "Druk op dit moment op je antwoordknop en typ de zin 'donatiegegevens' in de body."
- Het is logischer voor lezers om meteen op een link te kunnen klikken, en u zult op deze manier waarschijnlijk meer donaties krijgen, dus probeer een link of knop aan uw organisatie te geven.
- Zet een website of online donatiepagina op zodat lezers online kunnen bijdragen. Dit verwachten lezers sowieso van een donatiemail.
Stap 9. Houd het kort
Als uw e-mail lang is, is het niet eenvoudig om te scannen. Door alinea's en kopjes kort te houden, zorgt u ervoor dat uw e-mail goed wordt gescand voordat de lezer besluit om verder te lezen of niet.
Deel 2 van 3: Houd je publiek in gedachten
Stap 1. Houd de toon meer casual dan een brief
Een formele brief die per post wordt verzonden van een organisatie naar een persoon, is vaak formeel en afstandelijk vanwege de manier van communiceren. Een e-mail is echter, net als een blog, minder formeel van toon.
- Gebruik de tweede persoon "jij" wanneer je de lezer aanspreekt.
- Gebruik bekende uitdrukkingen om de lezer te helpen met u om te gaan, zoals 'Het kostte een arm en een been' of 'Hij was kniehoog voor een sprinkhaan'.
- Gebruik directe, eerlijke, open taal wanneer je de lezer aanspreekt, zodat ze zich verbonden voelen en je als authentiek zien.
Stap 2. Maak woorden gemakkelijk leesbaar
Gebruik basislettertypen en stroomlijn de visuele aantrekkingskracht van de e-mail. Probeer geen fancy, cursief lettertype te gebruiken - alleen een standaard serif-lettertype is voldoende. En gebruik geen twee verschillende lettertypen voor de koppen en tekst. Gewoon vet maken of sommige tekst groter maken dan andere, zal punten prima benadrukken.
Uw e-mail moet ook gemakkelijk te lezen zijn vanuit een taalstandpunt - uw schrijven moet op leesniveau van groep 8 zijn. Maak het niet te langdradig of ingewikkeld. Uw schrijven moet duidelijk, foutloos (geen grammatica- of spelfouten) en gemakkelijk te lezen zijn
Stap 3. Meld u aan voor een e-mailservice
Als u er zeker van wilt zijn dat uw e-mails worden geopend, of wilt bepalen wat voor soort mensen uw e-mails meer lezen dan anderen, hoeft u niet te wachten op antwoorden of donaties. Als u zich aanmeldt voor een e-mailservice zoals MailChimp, kunt u elke keer dat u een e-mail verzendt een hele lijst met verschillende statistieken meten om uw e-mails af te stemmen op uw werkelijke lezers.
- U kunt statistieken bekijken zoals klikfrequenties, openingspercentages en rapporten lezen.
- Open rates zijn vooral handig om te bepalen welke onderwerpregels populair zijn, waardoor het aantal mensen dat uw e-mails leest, toeneemt.
- Een andere reden waarom een e-mailservice nuttig is, is dat als u regelmatig massale e-mails verzendt waarin om donaties wordt gevraagd, uw e-mailprovider achterdochtig wordt en u zelfs afsnijdt als vermoedelijke spammer. Het kost ook veel tijd om lijsten samen te stellen, uw verzendlijst op te splitsen om te voldoen aan de vereisten van uw e-mailaccount (de meeste e-mailproviders stellen een limiet van ongeveer 50 ontvangers per e-mail), reageren op individuen en omgaan met e-mails die terugkomen van inactieve e-mailadressen.
Stap 4. Zorg ervoor dat uw lijst om uw doel geeft
Controleer uw e-maillijst regelmatig om er zeker van te zijn dat u deze naar mensen verzendt die deze eerder zullen lezen, en zorg er vooral voor dat mensen die interesse hebben getoond erop staan. Uw statistieken zullen op deze manier verbeteren en u zult minder tijd verspillen.
Stap 5. Personaliseer door te segmenteren
Gebruik een andere toon bij verschillende groepen donateurs. Als je bijvoorbeeld een groep mensen hebt die regelmatig op je e-mails reageert, stuur ze dan een e-mail met een persoonlijke toon. Stel nog een lijst samen met lezers waarvan u weet dat ze uw e-mails meestal niet op een minder formele toon openen. En heb een e-mail met een verklarende toon voor eerste e-mails.
Met een e-mailserviceprovider kunt u ook individuele e-mails aanpassen met de namen van uw geadresseerden, zoals 'Beste Henry'
Stap 6. Voeg gegevens toe die uw fondsenwerving ondersteunen
Om uw publiek betrokken te houden, wilt u ze misschien bemoedigende gegevens verstrekken die laten zien hoe hun geld werkte of gaat werken. Deze informatie kan in de openingsparagraaf of de call-to-action staan, of beide. Mensen geven graag als ze weten dat ze al goede dingen doen.
Stap 7. Zeg bedankt na ontvangst van een donatie
Vergeet niet om donateurs persoonlijk te bedanken nadat je een donatie hebt ontvangen. Dit is een eenvoudige handeling die een herhalingsdonatie in de toekomst kan garanderen. U wilt deze e-mail zo snel mogelijk verzenden; zie het als een soort ontvangstbewijs.
Als u elke maand een groot aantal donateurs ontvangt, kunt u overwegen een sjabloon te maken zodat u deze in een e-mailconcept kunt plakken en deze snel kunt aanpassen
Deel 3 van 3: Een e-maillijst maken
Stap 1. Koop geen e-maillijst
Het verkopen en kopen van een lijst met e-mailadressen van potentiële donateurs is illegaal volgens de CAN SPAM Act van 2003. Er zijn bedrijven die u toestaan een lijst te "huren" voor eenmalig gebruik, maar dit kan erg duur zijn, aangezien u zal waarschijnlijk duizenden e-mailadressen moeten kopen om zelfs kleine rendementen te zien. Het is waarschijnlijk beter om dat geld in iets anders te steken en op zoek te gaan naar meer solide manieren om uw e-maillijst op te bouwen.
Stap 2. Verzamel namen op evenementen
Elke keer dat uw non-profitorganisatie een evenement organiseert of bij een evenement betrokken is, moet u ervoor zorgen dat mensen zich kunnen aanmelden voor uw e-maillijst. Leg een pen, een klembord en een paar vellen papier klaar met ruimte voor geïnteresseerden om hun naam en e-mailadres te schrijven. Zorg ervoor dat op het papier staat dat ze zich aanmelden voor uw e-maillijst.
Probeer een loterij of wedstrijd om meer namen te krijgen. Probeer tijdens het evenement een loterij of wedstrijd te organiseren voor degenen die zich aanmelden voor uw e-maillijst
Stap 3. Gebruik sociale netwerken
Zorg ervoor dat uw non-profitorganisatie sterk aanwezig is op sociale media - van Twitter tot Facebook tot Instagram. Het is gemakkelijk om mensen te bereiken via sociale media, en als je boeiende inhoud hebt, kunnen mensen je berichten gaan delen of om donaties vragen. Vraag je volgers om zich aan te melden voor je e-maillijst, zodat ze nooit een belangrijke aankondiging missen.
Stap 4. Maak het gemakkelijk
Uw website moet bezoekers de mogelijkheid bieden om zich aan te melden voor uw e-maillijst. Het hoeft niet flitsend te zijn, maar het moet gemakkelijk te vinden en aan te melden zijn.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Bekijk eerdere brieven of e-mailberichten over inzamelingsacties. Gebruik vergelijkbare frasering en stijl als de letters effectief waren. Veel organisaties gebruiken hun eerdere inzamelingsbrieven als sjablonen voor nieuwe.
- Verwerk uw logo in uw e-mailbrief voor onmiddellijke herkenning. Lezers associëren organisaties of bedrijven vaak met hun logo's.
- Gebruik een e-mailserviceprovider om visueel aantrekkelijkere e-mails te maken en om statistieken te genereren die uw toekomstige e-mails zullen verbeteren. MailChimp is een goede.
- Zorg ervoor dat uw e-mail een whitelabel heeft voordat u deze verzendt. Als je een online fondsenwervingsplatform zoals Fundraise.com gebruikt, doet deze dit automatisch voor je.
