Als u niet erg bekend bent met Microsoft Excel, lijkt het misschien een intimiderend programma om te gebruiken. Gelukkig is het eenvoudig om aan de slag te gaan. U kunt gegevens invoeren, kopiëren en plakken vanuit andere documenten en met slechts een paar klikken opmaken. Met een beetje oefening kunt u snel gegevens invoeren, bewerken en beheren in Microsoft Excel.
Stappen
Deel 1 van 3: Gegevens invoeren en selecteren
Stap 1. Start Microsoft Excel
U kunt Excel vinden door op het menu "Start" te klikken, "Alle programma's" te selecteren, "Microsoft Office" te selecteren en vervolgens "Microsoft Excel" te kiezen. Excel wordt geleverd met de Microsoft Office-suite met producten die doorgaans worden meegeleverd met Windows-computers en notebooks.
Mac-gebruikers die Excel voor Mac hebben gekocht, vinden het programma in hun Dock of onder door "Finder" te openen en vervolgens "Toepassingen" te selecteren
Stap 2. Open een spreadsheet
Er kan automatisch een lege "werkmap" verschijnen bij het openen van Excel. Anders ziet u een "Sjabloongalerij" waaruit u een nieuwe lege werkmap of een speciaal opgemaakte sjabloon kunt selecteren.
U kunt altijd een nieuw werkblad openen terwijl u aan een andere werkmap in Excel werkt. Klik eenvoudig op "Bestand" in de menubalk en selecteer de optie "Nieuwe werkmap"
Stap 3. Voer gegevens in de gewenste cellen in
U kunt getallen, woorden, vergelijkingen, formules of functies in elke cel typen nadat u deze hebt geselecteerd en erop hebt geklikt.
- Als u klaar bent met een bepaalde cel, drukt u op ↵ Enter of Tab ↹ om automatisch horizontaal naar de volgende cel te gaan.
- U kunt ook een nieuwe regel binnen een cel maken waarop u meer tekst kunt toevoegen. Voer eenvoudig een "Line Break" in door op Alt+↵ Enter te drukken.
Stap 4. Maak koppen voor uw kolommen
Voer tekst in rij 1 in om kolomkoppen voor uw gegevens te maken. Typ bijvoorbeeld "Naam" in cel A1 en "Datum" in cel B1 en laat deze dienen als uw kolomkoppen voor het bijhouden van naam- en datumgegevens.
Stap 5. Maak een reeks gegevensreeksen
Excel is in staat om patronen te leren die ten grondslag liggen aan uw gegevens en vervolgens gegevens in te vullen op basis van dat patroon om u tijd en energie te besparen. Begin met het vaststellen van een patroon in opeenvolgende cellen (bijv. typ "januari" in de ene cel en "februari" in de volgende). Selecteer vervolgens de ingevulde cellen en klik en sleep de rechterbenedenhoek van de geselecteerde rechthoek om het patroon uit te breiden naar nieuwe cellen. Excel herkent automatisch uw vastgestelde patroon en vult de volgende cellen in met "maart", "april" enzovoort.
Excel kan veel voorkomende patronen herkennen, zoals dagen van de week, gelijkmatig verdeelde datums, opeenvolgende nummers en vele andere
Stap 6. Selecteer een celbereik
Om een celbereik met uw muis te selecteren (om grotere hoeveelheden gegevens op te maken of te bewerken), klikt u eenvoudig op het begin of einde van een gegevensbereik en sleept u uw cursor in de gewenste richting om de juiste tekst te markeren. Er zijn ook een aantal handige sneltoetsen die hieronder worden opgesomd.
- Door op Ctrl en de spatiebalk te drukken, wordt een selectie uitgebreid door de kolom waar de oorspronkelijke cel zich bevindt.
- Door op ⇧ Shift en de spatiebalk te drukken, wordt een selectie uitgebreid over de hele rij waar de oorspronkelijke cel zich bevindt.
- Door op Ctrl+⇧ Shift en de spatiebalk of Ctrl+A te drukken, wordt het hele werkblad geselecteerd.
Stap 7. Voeg rij(en) in
Begin door op een rijnummer te klikken (hiermee wordt de hele rij geselecteerd). Selecteer de rij waar u uw nieuwe rij boven wilt plaatsen. Klik met de rechtermuisknop (Control+klik op Mac) en selecteer "Invoegen" in het menu dat verschijnt.
- Deze functie is ook beschikbaar op het tabblad "Home" door "Invoegen" te selecteren in de "Cellen" en vervolgens op "Bladrijen invoegen".
- Als u meerdere rijen invoegt, moet u meerdere rijen selecteren boven de locatie waar u nieuwe rijen wilt plaatsen. Selecteer eenvoudig hetzelfde aantal rijen dat u hieronder wilt invoegen.
Stap 8. Voeg kolommen in
Begin door op een kolomletter te klikken (hiermee wordt de hele kolom geselecteerd). Selecteer de kolom waarvan u wilt dat uw nieuwe kolom naar links gaat. Klik met de rechtermuisknop (Control+klik op Mac) en selecteer "Invoegen" in het menu dat verschijnt.
- Deze functie is ook beschikbaar op het tabblad "Home" door "Invoegen" te selecteren in de "Cellen" en vervolgens op "Bladrijen invoegen".
- Als u meerdere kolommen wilt invoegen, moet u meerdere kolommen selecteren rechts van de locatie waar u nieuwe kolommen wilt plaatsen. Selecteer gewoon hetzelfde aantal kolommen dat u links wilt invoegen.
Deel 2 van 3: Gegevens bewerken
Stap 1. Kopieer een of meer cellen
Nadat u de cel(len) hebt geselecteerd die u wilt kopiëren, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u "Kopiëren" in het menu dat verschijnt. U kunt ook op Ctrl+C drukken (of ⌘ Command+C voor Mac-gebruikers). Hiermee worden de geselecteerde gegevens aan uw klembord toegevoegd.
Stap 2. Knip een of meer cellen uit
Nadat u de cel(len) hebt geselecteerd die u wilt knippen, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u "Knippen" in het menu dat verschijnt. U kunt ook op Ctrl+X drukken (of ⌘ Command+X voor Mac-gebruikers). Hiermee worden de geselecteerde gegevens aan uw klembord toegevoegd.
Stap 3. Plak een of meer cellen
Nadat u de cel(len) hebt geselecteerd waarin u uw gegevens wilt plakken, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u "Plakken" in het menu dat verschijnt. U kunt ook op Ctrl+V drukken (of ⌘ Command+V voor Mac-gebruikers). Hiermee wordt de inhoud van de gekopieerde of geknipte cel(len) geplakt.
Als uw cel een formule bevat, zal "Plakken" de formule niet berekende waarde van de formule plakken. Gebruik "Plakken speciaal" om celwaarden te "plakken"
Stap 4. Plak celwaarden in plaats van formules
Begin met het selecteren van "Bewerken" op het tabblad "Start" en klik op "Plakken speciaal". Selecteer "Waarden" in de lijst met attributen om te plakken.
Afhankelijk van uw versie van Excel, kunnen andere opties in "Plakken speciaal" "Opmerkingen" (tekstopmerkingen die aan afzonderlijke cellen kunnen worden toegevoegd), "Opmaak" (alle selecties voor tekstopmaak) of "Alle" zijn om alles te plakken op een keer
Stap 5. Verwijder celinhoud
Selecteer eenvoudig de cel(len) waarin u tekst wilt verwijderen en druk op Del of klik met de rechtermuisknop en selecteer "Verwijderen" in het menu dat verschijnt.
Stap 6. Verplaats cellen, rijen of kolommen
Markeer de door u gekozen cellen en activeer de "verplaatsaanwijzer" (verschijnt als vier richtingspijlen voor Windows-gebruikers of als een handpictogram voor Mac-gebruikers). Sleep naar de gewenste locatie om bestaande gegevens daar te vervangen door de cellen die je hebt besloten te verplaatsen
Stap 7. Gebruik een formule
Excel gebruikt "formules" om berekeningen binnen een cel te maken en kan verwijzen naar andere cellen als onderdeel van die berekening. Klik op de cel waarin u de formule wilt invoeren en begin met het typen van "=". Typ nu een wiskundige formule en klik op "Enter". Excel geeft de resultaten weer (niet de formule zelf).
U kunt ook meer leren over het typen van formules in Microsoft Excel
Stap 8. Referentiewaarden uit andere cellen
Formules kunnen verwijzen naar andere cellen en hun waarden. Klik tijdens het typen van een formule op een enkele cel of een celbereik en Excel vult automatisch de naam van de cel (bijv. B2, D5) in uw formule. Uw formule verwijst nu naar die specifieke cel en zal er continu een waarde uit halen. Als de waarde in de cel waarnaar wordt verwezen, verandert, veranderen de resultaten van uw formule ook.
U kunt ook verwijzen naar waarden uit andere werkbladen. Begin met het selecteren van de cel waarin u naar een waarde wilt verwijzen, typ een "=' in de formulebalk en typ vervolgens de gewenste formule onmiddellijk na de "=". waarnaar u wilt verwijzen en selecteer vervolgens het gewenste gegevensbereik dat u in de formule wilt invoeren
Stap 9. Houd uw wijzigingen bij
U kunt wijzigingen volgen door 'Extra' in de menubalk te selecteren en vervolgens op 'Wijzigingen bijhouden' te klikken. Selecteer ten slotte 'Wijzigingen markeren'.
Als deze optie niet beschikbaar is, bevindt u zich in een alleen-lezen-indeling. Vink onder 'Wijzigingen bijhouden' de optie aan naast 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken. Hiermee wordt ook uw werkmap gedeeld'. Zodra deze optie is geselecteerd, kunt u wijzigingen aanbrengen en deze wijzigingen bekijken door deze optie opnieuw te selecteren en het vakje naast 'Wijzigingen markeren' aan te vinken
Stap 10. Voeg opmerkingen toe
Dit kan een handige manier zijn om bewerkingen in een Excel-spreadsheet te bespreken. Begin met het selecteren van de cel(len) waarop u een opmerking wilt plaatsen. Selecteer vervolgens "Invoegen" in de menubalk en klik op "Opmerking invoegen" in het menu dat verschijnt. Er verschijnt een tekstvak op de door u gewenste locatie en u kunt een opmerking achterlaten.
Stap 11. Sla uw wijzigingen op
Selecteer "Bestand" in de menubalk en klik op "Opslaan". Selecteer vervolgens de vervolgkeuzelijst "Opslaan in" en kies de gewenste map. Als u Excel probeert af te sluiten voordat u uw meest recente wijzigingen opslaat, verschijnt er een dialoogvenster met de vraag of u uw wijzigingen wilt opslaan. Afhankelijk van uw voorkeur kunt u op "Opslaan" of "Niet opslaan" klikken.
Deel 3 van 3: Gegevens opmaken
Stap 1. Bekijk het lint "Formaat"
Zorg ervoor dat het lint "Opmaak" zichtbaar is, zodat u gemakkelijk en snel toegang hebt tot verschillende opmaakopties. Klik gewoon op de naar beneden wijzende pijl aan de rechterkant van het lint "Opmaak" om het uit te vouwen. Hiermee kunt u de tekenstijl en -grootte aanpassen en tegelijkertijd tekst cursief, vet of onderstreept maken. Het geeft u ook snelkoppelingen naar verschillende van de functies die worden besproken in de onderstaande opmaakstappen.
Als u met de rechtermuisknop op een cel of een groep cellen klikt, worden ook opmaakopties weergegeven. Nadat u met de rechtermuisknop op de cel(len) hebt geklikt, selecteert u 'Cellen opmaken'. Dit geeft u een aantal opties met betrekking tot Nummer (stijl), Uitlijning, Lettertype, Rand, Patronen en Bescherming
Stap 2. Wikkel je tekst in
Dit zorgt ervoor dat tekst rondloopt en zichtbaar blijft in een cel in plaats van weg te lopen en verduisterd te worden door de volgende cel. Begin met het markeren van de cellen die u wilt aanpassen. Kijk vervolgens onder het tabblad "Start" naar de groep knoppen "Uitlijning" en selecteer de optie "Tekstterugloop".
U kunt uw tekst ook aanpassen om in cellen te passen, zodat kolommen en rijen automatisch hun breedte of hoogte (respectievelijk) aanpassen om de inhoud in een cel te accommoderen. Kijk onder het tabblad 'Home' naar de groep knoppen 'Cellen' en klik op 'Formatteren'. Selecteer in het menu 'Opmaak' de optie 'Celgrootte' en klik op 'Kolombreedte automatisch aanpassen' of 'rijhoogte automatisch aanpassen'
Stap 3. Lijn uw tekst uit
Hierdoor wordt uw tekst uitgevuld in het linker-, rechter- of middengedeelte van de cellen. Begin met het markeren van de cellen die u wilt aanpassen. Selecteer vervolgens onder het tabblad "Home" de juiste uitlijning. U ziet drie knoppen met lijnen die zo zijn georiënteerd dat ze de zijkant van de cel(len) laten zien waarin de tekst zal beginnen.
Stap 4. Wijzig de numerieke stijl van gegevens
U vindt verschillende basisnummeringsstijlen op de "Opmaak"-werkbalk zelf. Selecteer eenvoudig de cel(len) die u wilt opmaken en klik vervolgens op de juiste numerieke stijl op de werkbalk. Om toegang te krijgen tot extra stijlen, klikt u met de rechtermuisknop op de geselecteerde cel(len), klikt u op "Cellen opmaken" en selecteert u vervolgens het tabblad "Aantal". Onder 'Categorie' ziet u verschillende opties.
Stap 5. Verander je tekstkleur
Selecteer de cel(len) waarvoor u de tekstkleur wilt aanpassen. Klik vervolgens in de werkbalk 'Opmaak' op de naar beneden wijzende pijl naast 'Lettertypekleur'. Dit is de optie die eruitziet als een letter "A" met een gekleurde lijn eronder. Als u op de pijl klikt, wordt een menu weergegeven met een verscheidenheid aan kleuropties.
Stap 6. Verander je achtergrondkleur
Selecteer de cel(len) waarvoor u de achtergrondkleur wilt aanpassen. Klik vervolgens op de werkbalk 'Opmaak' op de naar beneden wijzende pijl naast 'Opvulkleur'. Dit is de optie die eruitziet als een letterverfblik met een gekleurde lijn eronder. Als u op de pijl klikt, wordt een menu weergegeven met een verscheidenheid aan kleuropties.
Tips
- Door op Ctrl+⇧ Shift en de juiste richtingspijl te drukken, wordt een selectie uitgebreid tot de laatst ingevulde cel in dezelfde kolom of rij als de oorspronkelijke cel.
- Door op Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home te drukken, wordt een selectie uitgebreid tot helemaal aan het begin van het werkblad.
- Door op Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn te drukken, wordt een selectie uitgebreid door het huidige blad en het volgende blad dat erna komt.
- Door op Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp te drukken, breidt u een selectie uit door het huidige blad en het vorige blad dat ervoor komt.
- U kunt ook handmatig de breedte van kolommen en hoogte van cellen aanpassen. Klik gewoon op de lijn die twee cellen scheidt en houd deze vast totdat er twee tegenover elkaar liggende pijlen verschijnen. Sleep die pijlen vervolgens in de gewenste richting om een rij of kolom te verkleinen of uit te vouwen.
- U kunt ook voorwaardelijke opmaak maken voor specifieke cellen (of celcategorieën). Kies op het tabblad "Start" "Voorwaardelijke opmaak" uit de groep "Stijlen" met knoppen.
