U kunt resourceaccounts gebruiken om apparatuur, kamers en services te plannen en te boeken door ze uit te nodigen voor evenementen via e-mail in Microsoft Outlook. Resource-accounts maken het reserveren van tools op de werkplek een eenvoudig en georganiseerd proces. Als een specifieke resource al voor een bepaalde tijd is geboekt, kan het account worden ingesteld om planningsverzoeken automatisch te accepteren of af te wijzen. Hier volgen enkele stappen voor het maken van een resourceaccount in Microsoft Outlook.
Stappen
Methode 1 van 3: Maak een e-mailaccount voor de bron. Geef uw bron een e-mailaccount en een beschrijvende naam van de bron; zoals 'Televisie' of 'Noordconferentieruimte'
Methode 2 van 3: Maak een bronaccount in Microsoft Outlook 97
Stap 1. Klik in het menu "Extra" op "Opties"
Stap 2. Klik op het tabblad "E-mail"
Selecteer onder 'Instellingen voor automatische verwerking van e-mail' de optie 'Verzoeken en antwoorden bij aankomst verwerken' en klik vervolgens op 'OK'
Stap 3. Klik op "Geavanceerde planning" op het tabblad "Agenda"
- Selecteer de gewenste opties in het gedeelte 'Verwerking van vergaderverzoeken'.
- Klik op "OK" om het dialoogvenster te sluiten.
Stap 4. Klik op het tabblad "Gemachtigden"
Klik op "Toevoegen" en typ de naam van het gedelegeerde account.
- Klik in het vak "Toestemming gemachtigde" op "Bewerker in de agendalijst" en selecteer "Delegatie ontvangt kopieën van aan mij verzonden berichten over vergaderingen", en klik vervolgens op "OK".
- Klik op 'Vergaderverzoeken en antwoorden alleen naar mijn gemachtigde sturen, niet naar mij' en klik vervolgens op 'OK'.
Methode 3 van 3: Maak een resourceaccount in Microsoft Outlook 98 en 2010
Stap 1. Ga naar het menu "Extra"
Klik op "Opties".
Stap 2. Klik op 'Agenda-opties' en klik vervolgens op 'Resourceplanning'
- Selecteer de gewenste opties in het gedeelte voor 'Verwerking van vergaderverzoeken' en klik vervolgens op 'OK'.
- Verwijder het vinkje naast 'Standaardherinnering' aan het begin van het gedeelte Agenda.
Stap 3. Ga naar het tabblad "Gemachtigden"
Klik op "Toevoegen" en typ de naam van het gedelegeerde account.
- Klik in het vak Toestemming gemachtigde op 'Bewerker in de agendalijst' en selecteer 'Gemachtigde ontvangt kopieën van aan mij verzonden berichten over vergaderingen' en klik vervolgens op 'OK'.
- Klik om te selecteren, "Stuur vergaderverzoeken en antwoorden alleen naar mijn gemachtigde, niet naar mij" en klik vervolgens op "OK".
Tips
- Nadat u een bron hebt gemaakt, kan het enkele minuten duren om bij te werken, afhankelijk van de verwerkingssnelheid van uw Microsoft Exchange-server. Om de verwerking mogelijk te maken, moet u uw lokale computer ten minste 30 seconden inactief laten.
- Voordat u een nieuwe bron in Outlook kunt maken, moet u al een e-mailaccount hebben ingesteld voor de gemachtigde. U kunt een bestaand e-mailaccount gebruiken of een speciaal account voor de gemachtigde instellen.
- U kunt bronaccounts configureren om automatisch op vergaderverzoeken te reageren. Dit kan op het tabblad 'Agenda' onder 'Geavanceerde planning'.
- Om de verwerking van meerdere bronnen te vereenvoudigen, kunt u een speciale computer instellen die is aangemeld bij het gemachtigde account in Microsoft Outlook. Op deze manier kunt u eenvoudig boekingen van verschillende bronnen tegelijk beheren.
