Procesdocumenten leiden lezers door de logische volgorde van stappen die nodig zijn om een proces succesvol af te ronden. WikiHow-artikelen zijn bijvoorbeeld een soort procesdocument. De inhoud van een procesdocument kan ingewikkeld of eenvoudig zijn, maar u moet bepalen welke stappen moeten worden voltooid, de logische volgorde voor die stappen en wat de volgorde zal bereiken als deze met succes wordt voltooid. Met deze basisprincipes in gedachten is het mogelijk om procesdocumentatie te maken voor alles van het koken van een ei tot het uitvoeren van een internationale marketingcampagne.
Stappen
Deel 1 van 3: Een procesdocument beginnen
Stap 1. Identificeer het proces
Bijna alles kan worden opgedeeld in een proces en omgezet worden in een procesdocument. Enkele voorbeelden zijn:
- Pasta maken
- Leren rijden
- Een brief schrijven
- Een tromgeroffel uitvoeren
Stap 2. Zoek uit welke bronnen uw lezers nodig hebben
Denk na over alle bronnen die uw lezers nodig hebben om het proces dat u wilt beschrijven te voltooien. Het begrijpen van de betrokken bronnen is handig bij het bepalen van de beschrijving van elk van de stappen. Enkele voorbeelden van noodzakelijke hulpmiddelen zijn:
- Pasta maken: water, pasta, zout, kookpot, vergiet, warmte, tijd
- Leren autorijden: voertuig, leraar, tijd (zowel leren als oefenen), kennis van verkeersregels
- Een brief schrijven: schrijf- en spellingsvaardigheden, papier, pen of potlood
- Een tromgeroffel uitvoeren: drumstel, drumstokken, enige ervaring met drummen, tijd
Stap 3. Denk aan je publiek
Voordat je verder gaat, moet je even de tijd nemen om na te denken over wie je publiek is en wat ze al weten over je onderwerp. Deze kennis kan u helpen om te bepalen welke informatie u moet opnemen en welke informatie u mogelijk weglaat.
Als u bijvoorbeeld een procesdocument schrijft over het koken van pasta voor een algemeen publiek dat al dan niet weet hoe te koken, dan wilt u waarschijnlijk termen als "al dente" definiëren en beschrijven wat wordt bedoeld met een " rollende kook.”
Stap 4. Maak een titel
Elk procesdocument heeft een duidelijke titel nodig waarin wordt uitgelegd welk proces u beschrijft. Om te bepalen hoe u uw procesdocument moet noemen, moet u nadenken over wat u wilt dat uw lezers leren. U kunt uw procesdocument bijvoorbeeld 'Pasta maken', 'Leren rijden' of 'Een brief schrijven' noemen.
Gebruik de gebiedende wijs voor uw titel en stappen. Uw procesdocument moet beginnen met een werkwoord in de tegenwoordige tijd, zoals 'maken', 'koken', 'leren' of 'schrijven'. U moet deze tijd blijven gebruiken om de stappen in uw proces te beschrijven
Stap 5. Gebruik je inleiding om je lezers aan te trekken
De introductie van uw procesdocument geeft u de kans om uit te leggen wat het document te bieden heeft en ook de aandacht van uw lezer te trekken. In je inleiding is het een goed idee om een gevoel van urgentie te creëren, zodat je lezer verder wil lezen. Probeer een probleem voor je lezers te creëren en bied dan aan om het op te lossen.
Als u bijvoorbeeld een procesdocument introduceert waarin wordt uitgelegd hoe u pasta maakt, kunt u iets zeggen als: "Pasta koken lijkt misschien eenvoudig, maar het is gemakkelijk om pasta te gaar of te weinig te koken. Dit is een probleem omdat pasta die te taai of te zacht is, onsmakelijk kan zijn, wat voor saus je er ook op doet. Maar als je pasta op de juiste manier maakt, zal je pasta net zo indrukwekkend zijn als je saus.”
Deel 2 van 3: Uw proces beschrijven
Stap 1. Verdeel het proces
Denk na over de dingen die moeten gebeuren als onderdeel van het proces dat je probeert te beschrijven. Schrijf zoveel mogelijk onderdelen van het proces op om te beginnen. Dit is een pre-schrijfstrategie die 'listing' wordt genoemd. Terwijl u dit doet, probeert u het proces op te splitsen in kleine, gemakkelijk te begrijpen stappen. Als je bijvoorbeeld wilt uitleggen hoe je pasta maakt, kun je het volgende opschrijven:
- Pak een pan en vul deze met water.
- Zet de pan op het vuur en zet het vuur hoog.
- Ga uit pasta.
- Pasta toevoegen aan water.
- Draai het vuur iets lager.
- Kook gedurende de op de verpakking aangegeven tijd.
- Giet de pasta af in een vergiet in de gootsteen.
Stap 2. Zet je stappen op volgorde
Als je eenmaal een basislijst met stappen hebt die je lezers moeten voltooien, bekijk ze dan en zorg ervoor dat ze in orde zijn. Overweeg of het verstandiger is om een van uw stappen eerder of later in de reeks te geven.
- Als u bijvoorbeeld het proces van het maken van pasta beschrijft, kunt u erover nadenken of het zinvoller is om de lezers te vertellen dat ze de pasta eruit moeten halen voordat of nadat het water is opgewarmd.
- Als het proces dat je beschrijft iets is dat behoorlijk ingewikkeld is of dat je kunt doen zonder erover na te denken, dan moet je misschien meer tijd besteden aan het nadenken over de logica van je stappen. Als je bijvoorbeeld een ervaren drummer bent die probeert te beschrijven hoe je een tromgeroffel moet doen, dan moet je misschien aan je drumstel gaan zitten en een paar tromgeroffels doen.
- Denk bij het uitvoeren van de stappen in uw proces na over wat er als eerste, tweede, derde, enz. gebeurt. Vergelijk deze volgorde met uw lijst met stappen.
Stap 3. Bepaal of u aanvullende informatie moet verstrekken
Denk nog eens na over het proces en probeer vast te stellen of er informatie ontbreekt in het proces. Probeer te bepalen of er iets is dat lezers moeten doen voordat ze een van uw stappen kunnen voltooien.
- U kunt uw lezers bijvoorbeeld adviseren om een timer in te stellen wanneer u de pasta aan het water toevoegt. Of u kunt lezers adviseren om een stuk pasta te controleren voordat u de hele pan leegmaakt.
- Probeer je stappen voor te lezen aan een vriend om te zien of er iets is dat je hebt gemist. Ga niet uit over wat je hebt geschreven, lees gewoon je stappen voor aan een vriend en vraag om suggesties.
Stap 4. Breid je stappen uit
Nadat je een solide volgorde voor je stappen hebt bedacht, moet je elk van je stappen uitbreiden. Elke stap in uw procesdocument moet nuttige informatie bevatten om uw lezers te helpen begrijpen hoe ze elk van de stappen moeten voltooien. Probeer zo gedetailleerd mogelijk te zijn.
Als je bijvoorbeeld lezers adviseert om een pot te pakken en deze met water te vullen, moet je aangeven welk type potlezers moeten gebruiken en hoeveel water lezers aan de pot moeten toevoegen. Je zou lezers kunnen vertellen om een grote soeppan te gebruiken om de pasta te koken en deze te vullen met 12 kopjes water
Stap 5. Geef voorbeelden
Voorbeelden kunnen uw lezers helpen een duidelijker idee te krijgen van hoe ze iets moeten doen dat misschien moeilijk te begrijpen is. Probeer voorbeelden te gebruiken waarmee uw lezers zich gemakkelijk kunnen identificeren en leg uit hoe het voorbeeld zich verhoudt tot het proces dat u beschrijft.
Als je bijvoorbeeld aan de lezers probeert uit te leggen hoe stevig je een drumstick moet vasthouden om een tromgeroffel te maken, dan kun je het voorbeeld van het vasthouden van een potlood gebruiken om te beschrijven hoeveel druk er nodig is. Lezers zullen zich kunnen verhouden tot het vasthouden van een pen of potlood en die kennis gebruiken om hen te helpen een drumstick op de juiste manier vast te houden
Stap 6. Bied advies voor probleemoplossing
Denk na over de veelvoorkomende fouten die mensen maken bij het voltooien van dit proces en zorg ervoor dat u deze veelvoorkomende fouten in uw document aanpakt. Misschien vindt u een manier om deze informatie in een van uw stappen te verwerken of u kunt deze informatie aan het einde van uw document verstrekken.
De reden waarom veel mensen hun pasta bijvoorbeeld te lang koken, is misschien omdat ze vergeten een timer in te stellen. Of misschien worstelen veel mensen met tromgeroffel omdat ze hun drumsticks te strak vasthouden
Deel 3 van 3: Het document afmaken
Stap 1. Neem waar nodig overgangen op
Overgangen zijn woorden die helpen om de stroom van uw schrijven te verbeteren. Overgangen kunnen u helpen te verduidelijken wanneer lezers dingen in uw proces moeten doen. U kunt uw lezers bijvoorbeeld adviseren de timer goed in te stellen VOORDAT u de pasta aan het kokende water toevoegt. Of u kunt uw lezers adviseren ovenwanten aan te trekken EN DAARNA de pasta in het vergiet in de gootsteen te gieten. Enkele andere goede overgangswoorden om te gebruiken in een procesdocument zijn:
- De volgende
- na
- eerst
- laatste
- ook
Stap 2. Vereenvoudig uw taal
Bij het beschrijven van een proces voor een groot publiek is het belangrijk ervoor te zorgen dat de woorden die u gebruikt eenvoudig genoeg zijn voor de meeste mensen om te begrijpen. Het gebruik van veel jargon (technische taal) kan het moeilijk maken voor lezers om de instructies te begrijpen. Neem even de tijd om uw instructies door te lezen en zoek naar manieren om de taal te vereenvoudigen.
Als u een speciaal woord moet gebruiken om uw proces te beschrijven, zorg er dan voor dat u dit voor uw lezers definieert. Als u bijvoorbeeld beschrijft hoe u pasta maakt, moet u uitleggen wat "al dente" betekent
Stap 3. Test het proces
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het proces dat u hebt beschreven met succes kan worden uitgevoerd door uw instructies op te volgen. Probeer het proces dat je hebt beschreven te voltooien door elke stap te volgen in de volgorde waarin je ze hebt geplaatst en door alleen de informatie te gebruiken die je hebt opgenomen.
- Probeer tijdens het testen van uw proces alle informatie te identificeren die ontbreekt of iets dat onduidelijk is voor uw lezers.
- Vraag ook iemand anders om uw proces te testen. Door iemand anders uw proces te laten testen, kan uw procesdocument nog nauwkeuriger worden. Vraag een vriend of familielid om uw stappen te gebruiken om het proces dat u hebt beschreven te voltooien.
Stap 4. Formatteer uw document
Afhankelijk van hoe u uw procesdocument wilt gebruiken, moet u het mogelijk opmaken. Als uw procesdocument bijvoorbeeld bedoeld is om te worden opgemaakt als een essay in MLA-stijl voor een klasopdracht, moet u de richtlijnen van uw cursusleider doornemen en ervoor zorgen dat uw document hieraan voldoet. Als u uw document voor een website gebruikt, moet u uw document opmaken om aan uw behoeften te voldoen.
